建設(shè)項目檔案收集歸檔存在的問題與對策研究

童順琴

（綏江縣檔案館，云南昭通 657700）

0 引言

伴隨中國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，項目建設(shè)規(guī)模也越來越大，對項目檔案文件的收集以及歸檔的管理工作進行優(yōu)化，不斷提升要求，所以，在開展項目建設(shè)時，項目檔案的收集與歸檔有著十分重要的作用，建筑項目檔案對建筑工程的整體面貌進行了反映。所以，良好開展建設(shè)項目檔案的收集、歸檔工作具有十分重要的意義。然而，現(xiàn)如今大部分建設(shè)項目檔案收集、歸檔工作中還具有各種各樣的問題需要處理。通過對存在的問題進行進一步的分析，從而提出有效地改善策略，為中國建設(shè)部門檔案管理工作的開展提供了一些可行的思路與發(fā)展對策。

1 建設(shè)項目檔案收集和歸檔工作的重要意義

工程檔案的收集與歸檔是檔案管理工作中的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案管理中收集的檔案是項目建設(shè)的歷史記錄，也是項目投產(chǎn)以后進行運行、維護、管理、改擴建和技術(shù)改造的重要依據(jù)。所以，項目檔案文件的收集與歸檔，在項目建設(shè)工作中有著十分重要的作用。因此，有關(guān)部門應(yīng)該高度重視檔案的完整性，這屬于高質(zhì)量檔案實現(xiàn)的一項標(biāo)準(zhǔn)，完整的檔案對組織的生存與發(fā)展也是至關(guān)重要的。在建設(shè)項目檔案的收集和歸檔過程中，收集是對檔案進行管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，然而也是最為關(guān)鍵的一項內(nèi)容，良好開展收集工作是保證項目文件完整性的重要條件，而完善的檔案才能最大化地展現(xiàn)自身價值。

2 建設(shè)檔案收集和規(guī)定工作的現(xiàn)狀

2.1 具有一定忽視性

檔案管理者對項目檔案收集歸檔工作存在忽視性，在工作執(zhí)行中具有許多問題。一部分管理者注重重要問題，對其他文件的效用存在忽視，造成檔案收集與歸檔工作十分片面，不完善。對檔案的完整性造成了影響，減少了檔案的真實與有效性，讓建設(shè)項目檔案的具體效用無法最大化地展現(xiàn)，并且影響了提供和利用工作的正常開展。

2.2 收集歸檔的工作量很小

項目檔案收集方法十分單一?，F(xiàn)如今，許多企業(yè)部門在開展項目檔案收集的工作時，依舊采取傳統(tǒng)十分單一的工作方式，這對一般工程項目檔案的收集而言，造成的影響較小。然而，伴隨企業(yè)的持續(xù)擴大與機構(gòu)業(yè)務(wù)的拓展，項目檔案的數(shù)量也會不斷增加，因此，傳統(tǒng)的收集必然會減少文件和檔案的收集的效率與質(zhì)量，對檔案管理工作造成了影響，并且對施工單位有關(guān)工作的進程造成了阻礙。

2.3 文檔不完整

文件資料收集的時候往往出現(xiàn)斷章、缺頁的現(xiàn)象，使得原始資料的完整性不斷減少，對后續(xù)檢查工作的開展和利用產(chǎn)生了影響，對項目檔案管理的質(zhì)量造成了影響。

2.4 檔案部門在活動中對項目部的檢查和指導(dǎo)不足

因為建設(shè)項目數(shù)量較多，建設(shè)時間較長，并且部門較多，檔案部門編制指導(dǎo)項目部竣工文件的力度不夠。因為項目規(guī)模具有一定差異，并且項目工期不一致，所以檔案工作者無法對項目進度隨時掌控，無法在最合適的時間進入現(xiàn)場，及時進行指導(dǎo)。因為并未從源頭開始檢查，造成收到的文檔質(zhì)量都無法達到標(biāo)準(zhǔn)，因此出現(xiàn)返工狀況。

3 處理建筑項目檔案問題的具體策略

3.1 加強認識，建立自覺與責(zé)任感

建設(shè)工程文件是在工程建設(shè)的全過程中形成，并且涉及到每一個工程的小細節(jié)，對每個項目的內(nèi)部技術(shù)質(zhì)量進行了反映。因此，從基建項目開工之日起，項目負責(zé)人就必須全面負責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)這一部分檔案單位與有關(guān)的建筑方進行管理。技術(shù)干部就職時，應(yīng)該明確規(guī)定設(shè)備管理施工工序，誰管理負責(zé)編制竣工文件，不管是哪一專業(yè)，誰負責(zé)開展技術(shù)指導(dǎo)，誰就對負責(zé)本專業(yè)竣工文件的編制和積累。隨時修改圖紙，填寫表格，收集和積累文件資料，良好完成檔案工作應(yīng)該是項目負責(zé)人、項目經(jīng)理、技術(shù)人員和檔案人員的自覺行為。應(yīng)該往往督促有關(guān)部門和人員落實工程文件的編制工作，從根源上進行檢查，堵上各種可能發(fā)生的漏洞，讓工程文件能夠?qū)崿F(xiàn)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性的目標(biāo)。

3.2 提供建設(shè)部門的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督作用

為了確保檔案工作的實施，項目建設(shè)以前，就創(chuàng)建“項目工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，對工作責(zé)任進行確定，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，落實對項目機構(gòu)、所有的承包商、監(jiān)理單位工程文件的保管、收集、整理、歸檔工作技術(shù)進行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)管工作，技術(shù)把握檔案工作的開展?fàn)顩r。施工部門應(yīng)該在每一個環(huán)節(jié)都組織三方（建設(shè)、施工和檔案機構(gòu)）開展檢查和指導(dǎo)。對竣工文件管理，需重視兩部分：（1）文件的形成。在編寫竣工文件以前，建設(shè)部門應(yīng)該組織施工部門召開會議，向施工單位明確說明編制竣工文件的要求以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（2）重視驗收工作。工程驗收以前，施工部門應(yīng)該組織專業(yè)技術(shù)工作者與檔案管理者對竣工文件開展驗收工作，并找出問題及時整改。與此同時，展現(xiàn)接管部門業(yè)務(wù)機構(gòu)的監(jiān)督作用，在驗收的過程中對竣工文件的內(nèi)部質(zhì)量開展檢驗。在檢驗完成后，施工部門應(yīng)該指定專業(yè)人員接收各建設(shè)單位上交的竣工文件，開展審查與把關(guān)，合格后方可驗收，并把檔案移交到檔案室進行歸檔。

3.3 檔案部門應(yīng)該進到基層，開展引導(dǎo)工作

檔案部門有必要提前干涉，把握文檔資料的形成規(guī)律，并采取有效的策略，提出需求，從而規(guī)避被動。同時在施工現(xiàn)場開展檢查與指導(dǎo)工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時改善。并且對現(xiàn)場工作人員進行培訓(xùn)，監(jiān)督檔案管理者對系統(tǒng)文件于質(zhì)量的形成進行完善，從而監(jiān)督施工項目單位強化技術(shù)管理，使得檔案能夠在施工工藝的日常管理中使用，良好實現(xiàn)對檔案的管理，為落實文檔制備打下穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

3.4 落實建設(shè)項目竣工文件的“三同步”

首先，布置施工任務(wù)和竣工文件的編制任務(wù)共同開展。施工項目部有必要結(jié)合項目工期需要以及進度的安排對竣工文件的編制時間提出意見，和施工任務(wù)共同發(fā)送到班組，并將完成的文件準(zhǔn)備要求、交接時間等，歸納到工作計劃、工作管理程序、有關(guān)部分責(zé)任范圍與相關(guān)人員的工作責(zé)任；其次，項目施工進度和竣工文件形成積累要統(tǒng)一。技術(shù)文獻資料是在建設(shè)活動中形成和積累的，施工技術(shù)人員有必要按專業(yè)和類別對每一單獨項目的各類文件資料進行積累，等待項目竣工，這些日常積累起來的科技資料屬于編制完整檔案的基礎(chǔ)。尤其是規(guī)模較大的項目，施工工期長、工程點較多。假如平時不注重文件資料的形成與積累，在工程結(jié)束后再去收集，將會造成因項目技術(shù)人員的轉(zhuǎn)移，原始資料收集不完整或資料散落，對檔案完整性造成影響。所以，有必要結(jié)合施工進度來開展竣工文件的形成和積累；最后，項目竣工交接和竣工文件的交接統(tǒng)一進行。施工部門在項目竣工驗收以前，有必要對所有竣工文件進行編制，和項目一起交接給建設(shè)單位。建設(shè)項目檔案和工程進度一致的主要目的是，確保工程檔案資料移交及時、具有完整性、真實性和可靠性。

3.5 使用辦公自動化系統(tǒng)開展檔案資料的收集

信息背景下，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)變成了各個單位經(jīng)營過程中必不可分的一部分，使用辦公自動化系統(tǒng)，能夠有效提高問卷檔案的管理質(zhì)量與效率，減弱檔案收集歸檔工作的復(fù)雜程度?；诖耍瑱n案管理者有必要熟練把握辦公自動化系統(tǒng)的操作技術(shù)，具有辦公自動化系統(tǒng)的賬號權(quán)限，方便核對系統(tǒng)中的上級要求和指令。如果文件管理這實現(xiàn)了有關(guān)的辦理事項，應(yīng)該及時到有關(guān)單位開展資料收集，不能有延誤或拖后，規(guī)避文件資料信息遺漏或不完整，對文件收集和歸檔的效果造成影響。

4 結(jié)語

總之，建設(shè)項目檔案的真實性對工程整個過程進行了記錄，它是檢測項目質(zhì)量的重要依據(jù)，并且還是加快城市現(xiàn)代的進程，建立和諧社會的關(guān)鍵手段。在項目檔案工作中，收集是基礎(chǔ)內(nèi)容，并且也是極為重要的部分，良好開展收集工作，可以確保項目部分重要檔案的完整性，只有良好保管完整的檔案，才能最大化地展現(xiàn)檔案的效用。