健康體檢中心檔案管理工作研究

韓曉赟

（周口市疾病預(yù)防控制中心，河南周口 466000）

隨著百姓健康意識的提升與市場需求的擴(kuò)大，醫(yī)院的體檢中心開始向檢后服務(wù)轉(zhuǎn)型，繼而邁向個(gè)體的健康管理和健康促進(jìn)，一些公立醫(yī)院不再只將體檢看作是純體檢的部門，而是作為一個(gè)學(xué)科來發(fā)展。從而健康體檢的檔案管理工作尤為重要，在研究過程中要深入工作實(shí)際，提高對體檢中心檔案管理工作的認(rèn)識，優(yōu)化檔案管理方式，全面促進(jìn)健康體檢中心工作順利開展，提高健康體檢中心的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益同步增長。

1 體檢中心檔案管理工作的重要意義

據(jù)世衛(wèi)組織數(shù)據(jù)顯示，我國約有9億人呈現(xiàn)亞健康狀態(tài)，全國城市人口老齡化處于加速狀態(tài)，健康管理的潛在需求市場極為龐大。從本質(zhì)上來分析，健康體檢中心的檔案工作對體檢中心的管理和建設(shè)發(fā)揮了極大的作用。檔案管理隸屬于無形資產(chǎn)的整合，檔案是體檢資源中不可缺少的重要組成部分，在體檢過程中和后續(xù)健康管理中都有極大的作用。檔案的內(nèi)容涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，包括體檢中心的管理模式、體檢中心的經(jīng)營建設(shè)以及檢后健康管理的科學(xué)制定，所以檔案記錄了體檢中心的大小事務(wù)，給內(nèi)外部的各項(xiàng)工作提供了高效便捷的幫助。因此，體檢中心檔案的內(nèi)容非常豐富多元，且具備極大的使用價(jià)值，是當(dāng)下體檢資源和人力的整合。只有將檔案管理的成效不斷提高，才能最大化體檢中心的工作能力，不僅為相應(yīng)的體檢工作給予更多的支持，還能幫助體檢完成更好的建設(shè)，為社會的醫(yī)療服務(wù)貢獻(xiàn)更多的力量。

1.1 提高體檢中心管理水平

妥善整理和保管體檢檔案，完整地保存體檢各項(xiàng)工作的檔案，為工作人員提供便利，有效發(fā)揮出體檢中心檔案的價(jià)值。體檢檔案可以為醫(yī)學(xué)研究和經(jīng)驗(yàn)交流提供資料數(shù)據(jù)，通過挖掘利用體檢檔案，有利于體檢中心總結(jié)發(fā)展成績和不足之處，有效開展體檢后續(xù)工作，加強(qiáng)體檢檔案管理工作，可以提高體檢中心整體管理水平。

1.2 給予體檢客戶優(yōu)質(zhì)服務(wù)

體檢中心主要是為體檢客戶服務(wù)，做好體檢中心檔案管理工作，可以促進(jìn)體檢中心持續(xù)發(fā)展，方便體檢客戶檢查和使用檔案。體檢檔案是體檢中心檔案中重要的一部分，體檢檔案是體檢客戶了解身體狀況的憑證，體檢檔案中詳細(xì)記錄著體檢客戶的體檢項(xiàng)目和檢查結(jié)果，如果需要體檢客戶做進(jìn)一步檢查，利用體檢檔案可以節(jié)省后續(xù)查驗(yàn)診治的時(shí)間，同時(shí)可以節(jié)省體檢客戶的治療費(fèi)用。

2 體檢中心檔案管理工作的問題分析

在目前體檢中心的檔案管理過程中，依然存在大大小小的許多問題，這些問題是隨著時(shí)代的變化和體檢中心的具體情況所產(chǎn)生的，為了使體檢中心的檔案管理工作能夠得以改善，要從檔案管理工作的本質(zhì)問題出發(fā)，改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，以更加高效的方式完成檔案管理工作。我們必須要針對現(xiàn)下所存在的各種問題進(jìn)行簡單地探究。

2.1 體檢中心檔案管理意識薄弱

當(dāng)前體檢中心部分領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員未能認(rèn)識檔案管理工作的意義，使得在具體工作展開過程中，往往會忽視檔案管理，外加檔案管理部門未與其他部門建立長效溝通機(jī)制，使得體檢檔案管理工作未能發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。久之，體檢中心檔案管理人員的責(zé)任意識和創(chuàng)新意識日漸薄弱，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）檔案管理人員未能正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，這將直接影響檔案管理工作質(zhì)量；（2）檔案管理人員與體檢部門管理人員之間未建立長效溝通機(jī)制，使得檔案管理中的問題無法得到妥善解決，也制約檔案管理應(yīng)有價(jià)值的實(shí)現(xiàn)；（3）檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)水平，進(jìn)而使得檔案管理人員在具體工作中無法有效解決具體問題，甚至無法準(zhǔn)確認(rèn)識自身不足，同樣制約檔案管理水平的提高。

2.2 體檢中心檔案管理制度不健全

體檢中心檔案管理工作隨著體檢工作的快速發(fā)展而取得了一定的成績，但是在實(shí)踐中暴露出內(nèi)部管理制度方面的實(shí)際問題，使得體檢中心展開檔案管理工作時(shí)，往往會出現(xiàn)監(jiān)督不力、管理力度不足等問題，這容易引發(fā)檔案遺失、損壞等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)體檢各部門無法及時(shí)上傳等問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的有序開展。長期如此，體檢中心各部門的內(nèi)部將無法形成良好氛圍，這不僅不利于體檢中心人員的檔案管理工作意識的強(qiáng)化，還會讓檔案管理人員喪失工作積極性和熱情，進(jìn)而影響體檢檔案信息利用價(jià)值的挖掘。因此，體檢中心在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)注重檔案管理制度的完善和優(yōu)化，才能規(guī)避檔案資料不完善、遺失等問題，進(jìn)而有利于發(fā)揮體檢中心檔案管理工作的應(yīng)有價(jià)值。

3 體檢中心檔案管理工作的優(yōu)化措施

去年的疫情讓人們對健康管理和疾病早篩有了更深刻的認(rèn)知，某種程度上加快了市場教育，疫情后健康管理行業(yè)將持續(xù)爆發(fā)新的增長活力。健康檔案是健康管理的可靠依據(jù)，體檢中心一定要強(qiáng)化健康檔案的管理，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，為患者隨時(shí)提供可靠數(shù)據(jù)，也為醫(yī)護(hù)人員提供可參考的全面信息資料，多渠道地開發(fā)信息資源，給予人們健康教育，幫助患者對疾病預(yù)防治療起到積極作用，達(dá)到降低發(fā)病率的目標(biāo)，提高健康檔案的利用價(jià)值。

3.1 健全體檢中心檔案管理體系

意識是行動的先導(dǎo)，也是具體工作順利進(jìn)行的先決條件。因此，體檢中心領(lǐng)導(dǎo)與管理人員應(yīng)注重提高體檢檔案管理的意識，安排專職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。明確不同崗位的管理職能，提升檔案管理制度的規(guī)范性。由專業(yè)人員負(fù)責(zé)歸檔和保管體檢檔案，建立統(tǒng)一的檔案管理模式，完善組織監(jiān)督系統(tǒng)，高效的收集和整理體檢中心檔案，提升檔案管理工作安全性。體檢中心需要開發(fā)針對性的檔案管理軟件，在檔案數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一體檢中心的人事檔案和財(cái)務(wù)檔案等，檔案管理人員需要具備和各科室的溝通能力，督促各科室積極向數(shù)據(jù)庫中上傳檔案信息，檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔和整理所有的信息，高效搜集各項(xiàng)檔案，降低檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)可以保障檔案的安全性，避免在保存檔案的過程中出現(xiàn)丟失等問題。保障檔案管理工作的安全性，利用管理權(quán)限和密鑰以及防火墻等技術(shù)，系統(tǒng)性的殺毒處理檔案新系統(tǒng)，避免黑客侵蝕檔案管理系統(tǒng)。完善檔案管理系統(tǒng)，可以高效管理檔案信息，各科室之間需要加強(qiáng)配合，發(fā)揮檔案管理工作的作用。

3.2 完善體檢中心檔案管理制度

任何工作的有序、科學(xué)化落地都需要規(guī)章制度的支持，體檢中心的檔案管理工作也不例外，加強(qiáng)良好的規(guī)章制度建設(shè)，是體檢中心當(dāng)下的必然訴求，體檢中心檔案管理的工作制度內(nèi)容涉及非常多元化，包括檔案分類的依據(jù)和方法，檔案資料的借閱和使用，檔案的使用權(quán)限等內(nèi)容，都需要相應(yīng)的規(guī)章制度予以支持，并加入考核體系。同時(shí)，要保證規(guī)章制度能夠契合實(shí)際情況所觸發(fā)，保證每一個(gè)科室、每一個(gè)崗位，都能夠根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求使用檔案內(nèi)容。值得一提的是，由于體檢中心的職能人員相對較多，所以在檔案管理工作上，也要布置給職能人員一定的任務(wù)，協(xié)助檔案管理工作的推進(jìn)，保證工作的效率與質(zhì)量。

3.3 提高檔案管理人員專業(yè)水平

目前體檢中心的檔案管理人員，絕大多數(shù)是以兼職人員擔(dān)任的，或者常見的有包括行政、后勤等部門，轉(zhuǎn)崗成為的檔案管理職能人員。盡管上述人員對體檢中心的工作內(nèi)容有一定的了解和學(xué)習(xí)，但在檔案管理工作的過程中往往沒有良好的培訓(xùn)，使得員工對知識體系的了解存在客觀的缺乏問題，難以對檔案的分類、匯總等工作產(chǎn)生自主的思考判斷，會制約檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性進(jìn)一步提升。因此，還需要在原有的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對檔案管理職能人員的培訓(xùn)工作。檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅性專業(yè)性要求極高的工作內(nèi)容，同時(shí)對實(shí)踐操作有一定的硬性要求，培訓(xùn)的內(nèi)容不僅需要建設(shè)一個(gè)有序的工作氛圍，確保員工能夠在分類等工作上嚴(yán)謹(jǐn)處理不紕漏。其次，單位的管理職能人員還需要參與專業(yè)的培訓(xùn)課程，將自己的專業(yè)能力在原有的程度上進(jìn)一步提高，學(xué)習(xí)新型的工作模式，以適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療環(huán)境下的檔案管理工作；第三方面是檔案管理人員不能太過死板，現(xiàn)代化信息管理技術(shù)一直在提升，要抓住當(dāng)前機(jī)遇，改革創(chuàng)新工作模式，如此才能發(fā)揮出檔案資源應(yīng)有的作用。

4 結(jié)語

總之，通過實(shí)踐分析，在研究提高體檢中心檔案管理水平的過程，工作人員要深入檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)的開展檔案管理實(shí)踐研究，從而制定更加高效的檔案管理體系，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理效率。希望通過以上分析，能加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新研究能力，從而為健康體檢中心日后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。