從主體角度談行政管理效能提升

任瑋瑤

（東北大學(xué)文法學(xué)院，遼寧沈陽 110819）

本文通過梳理高校行政管理工作的現(xiàn)狀，分析目前影響高校行政管理效能提升的問題，包括行政機(jī)構(gòu)臃腫，管理模式固化；行政辦公流程繁瑣，辦事效率低下；行政人員素質(zhì)參差，現(xiàn)代化技能不足。據(jù)此提出可供參考的建議。

1 提高高校行政管理效能的重要意義

1.1 提高高校行政管理效能是建設(shè)一流學(xué)校的要求

習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，要加快建設(shè)一流大學(xué)、一流學(xué)科，實(shí)現(xiàn)高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展。一流的大學(xué)必須與一流的教學(xué)和科研相匹配。一流的教學(xué)科研源于一流的人才。要使一流的人才順利成長，產(chǎn)生高質(zhì)量的人才，就必須依靠一流的行政管理和服務(wù)，提供最完善的環(huán)境、條件和最有力的保障。其中，高效制度文化的建設(shè)和管理方法的創(chuàng)新尤為重要，真正符合會展內(nèi)涵發(fā)展的要求。因此，要按照“雙一流”的戰(zhàn)略目標(biāo)，全面提高行政管理效率。

1.2 提高服務(wù)水平，降低管理成本

利用信息技術(shù)，高校管理中的信息可以有效地連接起來，院校上下級聯(lián)系起來，從業(yè)狀況省略了中間管理機(jī)構(gòu)，從而降低了管理成本，簡化了管理步驟，提高了管理質(zhì)效。

1.3 提高行政管理效能有助于提升高校形象

行政管理效率的提高，不僅有利于高校人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升和教學(xué)科研水平的提高，而且有利于提高高校的社會影響力和聲譽(yù)。學(xué)院和大學(xué)不再是封閉的象牙塔。為國家現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展提供科技支持和咨詢，為全社會提供高水平的智力支持和技術(shù)服務(wù)，為大學(xué)生成長成才提供自信、安心、放心的學(xué)習(xí)、生活和人才環(huán)境。這些工作在很大程度上需要政府部門協(xié)調(diào)安排，提供政策、環(huán)境和條件保障。在過去很長一個時期，由于行政管理效率低下，高校的這些職能和功能沒有得到充分發(fā)揮，甚至受到批評和質(zhì)疑。因此，提高行政管理效率，就是要從根本上摒棄一些陳舊落后的管理觀念和方法，改變服務(wù)面貌，提高辦公效率和質(zhì)量，從而樹立高校良好的社會形象。

2 影響高校行政管理效能的原因

2.1 行政機(jī)構(gòu)龐大，管理模式固化

受到傳統(tǒng)思維的影響，高校的行政管理延續(xù)了政府的層次化管理模式，基本上是按校、系、科的層次，最后按基層行政人員建立。長期以來，由于機(jī)構(gòu)人員過多，部門眾多，彼此職責(zé)不明確，職能重疊，導(dǎo)致職責(zé)不清、效率不高。在現(xiàn)實(shí)中，甚至?xí)邢嗷ネ普喓椭肛?zé)。但受到傷害的是老師和學(xué)生，最終影響到學(xué)校的發(fā)展。層級管理模式的優(yōu)點(diǎn)是權(quán)力關(guān)系明確，層級分明，有利于領(lǐng)導(dǎo)和指揮。然而,規(guī)模的擴(kuò)張,這種管理模式與太多的中間交涉容易減緩或扭曲的信息傳輸,導(dǎo)致決策錯誤,并且不利于管理人員發(fā)揮主觀能動性,影響了執(zhí)行效率。

2.2 行政辦公流程繁瑣，辦事效率低下

如上所述，相當(dāng)多的高校存在機(jī)構(gòu)臃腫、職能重疊的問題。加上上層的管理模式，似乎是一件非常簡單的事情。有時需要老師和學(xué)生經(jīng)過多次批準(zhǔn)和簽字，需要反復(fù)進(jìn)行。這是效率不高的表現(xiàn)。這種復(fù)雜的制度過程，越來越不適應(yīng)現(xiàn)代大學(xué)內(nèi)部治理的要求。高校把教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)作為中心任務(wù)，除了黨的建設(shè)是一切工作的指揮和指導(dǎo)外，其他工作特別是行政工作都要圍繞中心任務(wù)得到很好的支持。它的直接服務(wù)對象是教師和學(xué)生。教師和學(xué)生的滿意度，是其工作評價體系的核心要素。

2.3 行政人員素質(zhì)參差，現(xiàn)代化技能不足

要創(chuàng)建世界一流大學(xué)，除了要有一流的人才，還應(yīng)具備一流的管理；一流的管理要求高校的行政管理要跟上高等教育功能的變遷，并與之協(xié)調(diào)發(fā)展。

要在行政管理中成為一流的管理者，首先要具備一流的素質(zhì)和能力，尤其是現(xiàn)代管理理念和辦公技能;其次，人員的選擇要體現(xiàn)職業(yè)化。這一要求不僅給在傳統(tǒng)體制下進(jìn)入管理崗位的行政人員帶來了壓力，也給一些新入職年輕人員帶來了挑戰(zhàn)。

如果說現(xiàn)代技能可以通過崗位學(xué)習(xí)來彌補(bǔ)和提高，那么專業(yè)水平只能通過以后的工作崗位調(diào)整或新招來改革。總之，現(xiàn)在專業(yè)化不僅是企業(yè)對員工的基本要求，也適用于高校管理者。在排除其他主觀因素的情況下，專業(yè)人員通常比非專業(yè)人員更容易適應(yīng)特定的工作需求。

3 提升高校行政管理效能的建議

基于上述問題的分析，我們清楚地看到，加快高校行政管理體制的改革，大力提升行政管理效能，不僅意義重大，而且迫在眉睫。對此，筆者提出以下建議謹(jǐn)供參考。

3.1 精簡機(jī)構(gòu)整合部門，改革行政管理模式

如前所述，機(jī)構(gòu)龐大、職能重疊是許多高校管理體制中普遍存在的問題。這個桎梏必須被打破。高校要學(xué)會“減脂”“除脂”。過于龐大和繁雜的行政機(jī)構(gòu)和制度，會使學(xué)校發(fā)展緩慢和效率低下。因此，首先要把職能相近的學(xué)校部門整合起來，盡量減少干部的數(shù)量，當(dāng)然也會觸及一些人的利益。然而，與高校行政效率的提高相比，這種割舍是值得的。其次，優(yōu)化部門崗位設(shè)置。傳統(tǒng)的層級管理屬于金字塔型。干部崗位和崗位數(shù)量從上到下逐步增加，部門級干部數(shù)量增加。這種管理模式的特點(diǎn)是需要通過大量的下級管理者和員工來實(shí)現(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖。但客觀上，有許多職能部門的職能重疊。在實(shí)際工作中，很容易出現(xiàn)推諉、扯皮的情況，沒有人愿意去管理，或者覺得自己不應(yīng)該去擔(dān)當(dāng)。因此，有必要改變這種層次化管理模式，實(shí)行“扁平化”管理，走“大系制”“大科學(xué)制”的路線。扁平化管理是在組織規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，通過擴(kuò)大管理范圍來解決層級管理弊端的有效途徑，其最大的優(yōu)點(diǎn)是可以使決策端意圖直接傳遞到執(zhí)行端，無須中間層的過渡，加快了信息的流動速度，避免了信息的失真，節(jié)約了管理成本。從提高行政效率的本意來看，扁平化比層次化更有效率，是一種更經(jīng)濟(jì)高效的管理模式。實(shí)現(xiàn)扁平化管理模式，通過有效溝通促進(jìn)行政部門之間的積極合作，可以大幅提高高校行政部門的管理水平。因此，“大院系制”和“大學(xué)科制”應(yīng)成為高校下一步行政管理改革的重要舉措和方向。

3.2 優(yōu)化辦公流程，提高辦事效率

許多教師和學(xué)生受到了部門層次和繁雜程序的困擾。老師經(jīng)常抱怨，因為學(xué)校規(guī)章太多，變化太快，大家感到不知所措。例如，常見的資金報銷，需要完成各種程序，需要多次審批和簽字。有時由于不熟悉流程或要求，他們沒有做太多錯誤的事情，做重復(fù)的工作，把一個教學(xué)科研專家變成了一個低效率的勤雜工。其實(shí)，教師可自行負(fù)責(zé)科研項目經(jīng)費(fèi)的使用。事實(shí)上，單位領(lǐng)導(dǎo)不清楚具體的用途，這不僅增加了領(lǐng)導(dǎo)無意義的責(zé)任和壓力，也給予教師極大的壓力和極度的低效。因此，高校各級管理者需要認(rèn)真研究規(guī)范和流程是否科學(xué)、合理和必要。每當(dāng)制定一項規(guī)定或制度時，管理者不應(yīng)只讓自己的工作方便或保證豁免，而不考慮教師和學(xué)生的方便。這既是服務(wù)理念的問題，也是工作方法的問題。管理者必須學(xué)會換位思考，換位才能認(rèn)清位置，正確定位。與此同時，他們可以在規(guī)章制度出臺前廣泛征求師生的意見和建議，更多地彎腰傾聽，而不僅僅是“仰望星空”。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)隊伍能力和素質(zhì)

對于現(xiàn)有的管理人員，高校應(yīng)該主動加強(qiáng)其能力提升和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，因為在傳統(tǒng)的人事制度下，他們往往沒有工作壓力，缺乏主動學(xué)習(xí)和提高工作技能的積極性。一方面，我們可以設(shè)計一套完善合理的培訓(xùn)計劃，讓管理人員分批參與培訓(xùn)，這是利用組織的主動關(guān)懷和激勵;另一方面，可以加強(qiáng)績效考核，結(jié)合工作的質(zhì)量和數(shù)量，結(jié)合教師和學(xué)生的滿意度，對管理人員進(jìn)行考核，充分體現(xiàn)獎懲制度，這是一種被動使用的制度，也是一種約束激勵。通過這樣的機(jī)制設(shè)計，可以促進(jìn)管理人員提高自身的素質(zhì)，增強(qiáng)主動學(xué)習(xí)的欲望。同時，在能力素質(zhì)提升學(xué)習(xí)的內(nèi)容方面，一是突出加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，著重提高信息搜集與傳遞、數(shù)據(jù)整理與分析、計算機(jī)辦公系統(tǒng)自動化等能力；二是綜合提高諸如文稿草擬撰寫、待人接物、應(yīng)急處理、風(fēng)險防范等方面的能力與素質(zhì)。

4 結(jié)語

行政服務(wù)不僅是教學(xué)科研正常運(yùn)行的重要保障，而且肩負(fù)著教育的管理和服務(wù)責(zé)任。為此，針對提高高校行政效率的問題，筆者提出了以下建議：精簡組織機(jī)構(gòu)，整合部門，改革行政管理模式；優(yōu)化辦公流程，提高工作效率;加強(qiáng)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊的能力和素質(zhì)。