論新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制的現(xiàn)狀與改革

郭春英

（濰坊市人力資源服務(wù)集團(tuán)有限公司，山東濰坊 261041）

檔案管理工作是各企業(yè)建設(shè)發(fā)展的“重頭戲”，它是企業(yè)對(duì)各自身發(fā)展過(guò)程中方面重要事件的記錄。但是，新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)與相關(guān)電子技術(shù)的發(fā)展使各企業(yè)檔案管理工作的步調(diào)發(fā)生了變化，如何積極跟上社會(huì)發(fā)展的步伐并努力改革現(xiàn)有的檔案管理體制，是各企業(yè)面臨的重要難題。

1 新時(shí)期檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性

首先，合理有序的檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)目更深入地發(fā)展。新時(shí)期越來(lái)越發(fā)達(dá)的信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目中圖像、文字、視頻、音頻等大量數(shù)據(jù)信息的長(zhǎng)期保管。這些數(shù)據(jù)信息對(duì)企業(yè)自身日后的發(fā)展方向、市場(chǎng)地位、存在問(wèn)題的分析研究等，都具有十分重要的作用。也就是說(shuō)，新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)離不開信息化，而引進(jìn)了信息化技術(shù)的檔案管理可以促進(jìn)整個(gè)企業(yè)更長(zhǎng)久、穩(wěn)定地發(fā)展。其次，新時(shí)期各企業(yè)的檔案管理工作效率明顯高于紙質(zhì)檔案管理時(shí)期。新時(shí)期電子模式的檔案管理工作在工作效率上具有更大的優(yōu)勢(shì)。方便、迅速、快捷就是新時(shí)期檔案管理工作的最重大優(yōu)勢(shì)之一。不管是對(duì)各種檔案進(jìn)行分析、歸檔、存儲(chǔ)還是查詢，有了電子化與科技化設(shè)備，這些工作所需要的時(shí)間都可以大大地縮短。這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)在很大程度上解放了人力，讓工作人員將更多的精力投入到其他重要的工作環(huán)節(jié)上。這對(duì)于以往的紙質(zhì)化檔案管理方式來(lái)說(shuō)，是一種巨大的飛躍。

2 當(dāng)下企業(yè)檔案管理體制中存在的問(wèn)題

2.1 工作人員對(duì)檔案管理的責(zé)任意識(shí)薄弱

現(xiàn)在部分企業(yè)的工作人員對(duì)檔案管理工作并不夠重視，而且管理的理念也跟不上企業(yè)體制改革這一時(shí)代步伐。許多企業(yè)的工作人員認(rèn)為檔案管理工作就是完成分類和保管兩大任務(wù)。當(dāng)然，并不是說(shuō)這種想法是錯(cuò)誤的，只是這部分工作人員將檔案管理工作看得過(guò)于簡(jiǎn)單了。檔案的意義在于為日后企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)事務(wù)服務(wù)，所以在整理的過(guò)程中要遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，尤其是相關(guān)體制改革后許多企業(yè)部門面臨著整改和重新組建，對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編碼是一項(xiàng)十分有必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這一意識(shí)，使得新組建部門的檔案管理工作比較耗時(shí)耗力，達(dá)不到想要的效果。

2.2 新時(shí)期企業(yè)電子檔案的真實(shí)性和安全性缺乏保障

新時(shí)期檔案管理電子化、信息化是最主要的特征，但是電子檔案的真實(shí)性和安全性缺乏一定的保障。首先，電子介質(zhì)是具有較強(qiáng)的可讀性的，也正是因?yàn)檫@一特點(diǎn)，人們可以反復(fù)地輸入和修改電子檔案的內(nèi)容，而且在每一次修改之后不會(huì)產(chǎn)生特定的標(biāo)記。所以，人們也無(wú)法對(duì)文書檔案內(nèi)容的原始性程度進(jìn)行判斷。另一方面，因?yàn)殡娮訖n案不像紙質(zhì)檔案那樣可以在上面印章和簽名，所以相關(guān)企業(yè)無(wú)法鑒別電子檔案的真?zhèn)巍ｋ娮咏橘|(zhì)的可讀性和落款問(wèn)題嚴(yán)重影響了電子檔案的真實(shí)性。其次，隨著網(wǎng)絡(luò)與通訊的發(fā)達(dá)程度越來(lái)越高，電子檔案的兩面性特點(diǎn)也越來(lái)越明顯，網(wǎng)絡(luò)科技既為電子檔案管理工作提供了便捷，也帶來(lái)了一些不安全因素。近些年來(lái)，檔案信息被不法分子惡意攔截這種現(xiàn)象越來(lái)越常見。許多企業(yè)的重要信息被一些網(wǎng)絡(luò)黑客輕而易舉地?cái)r截甚至惡意篡改。另一方面，人們的電腦系統(tǒng)還會(huì)因?yàn)楦鞣N病毒的入侵而癱瘓，重要的信息也會(huì)因此丟失，這種種現(xiàn)象都使企業(yè)電子檔案的安全性難以得到有效的保障。

2.3 缺乏完善統(tǒng)一的檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)

各企業(yè)的檔案建設(shè)管理工作都是繁瑣復(fù)雜的，如果想要實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息資源的共享，就更應(yīng)該建立完善統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)并不是各自獨(dú)立存在的，而是要彼此之間具備一定的關(guān)聯(lián)性。這些標(biāo)準(zhǔn)也使得各企業(yè)不得不對(duì)檔案建設(shè)和管理工作進(jìn)行合理的整改。首先，面對(duì)新時(shí)期檔案管理逐漸信息化和電子化的趨勢(shì)，各企業(yè)要確保在管理過(guò)程中要與本地的數(shù)據(jù)庫(kù)保持一致的標(biāo)準(zhǔn)。但是我國(guó)整體的檔案管理系統(tǒng)還不夠成熟，這使得各企業(yè)在檔案建設(shè)和管理上呈現(xiàn)了多元化的特點(diǎn)，一些比較落后的企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)具有片面性和滯后性。

3 新時(shí)期企業(yè)有效應(yīng)對(duì)檔案管理體制改革的策略

3.1 增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

檔案管理人員是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中活躍性比較強(qiáng)的影響因素，其專業(yè)素養(yǎng)對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都起著十分關(guān)鍵的作用。同時(shí)，各企業(yè)如果想要提高自身檔案管理工作的整體效率，為企業(yè)將來(lái)的發(fā)展做出更好的貢獻(xiàn)，還必須要提高他們的責(zé)任意識(shí)。首先，檔案管理人員是企業(yè)檔案的直接接觸者，其具體的管理行為影響著企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。而管理人員的管理行為又受到其思想意識(shí)的影響和調(diào)動(dòng)。因此，企業(yè)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中的、科學(xué)的教育，讓他們能夠從不同的方面意識(shí)到檔案管理工作的意義。改革后的企業(yè)更要在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行大力宣傳，讓管理人員的熱情得到激發(fā)，能夠真正明白檔案的使用價(jià)值和重要性。有的企業(yè)已經(jīng)將檔案管理這項(xiàng)工作納入到管理人員的考核項(xiàng)目中，讓他們能夠主動(dòng)地對(duì)這項(xiàng)工作上心。其次，除了思想上重視，行動(dòng)上也不能夠落后。要對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，想要從根本上提高他們的責(zé)任意識(shí)，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度也不失為一種好的辦法。除此之外，適當(dāng)提高檔案管理人員的工作地位，讓他們能夠?qū)ぷ饔懈鼜?qiáng)的責(zé)任心。最后，對(duì)單位內(nèi)的相關(guān)工作人員組織統(tǒng)一的進(jìn)修培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容除了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)與能力外，還要促進(jìn)他們道德思想的提高，這是一條對(duì)提高檔案管理人員工作能力十分快速的途徑。

3.2 建立安全措施，確保電子檔案真實(shí)性與安全性

各企業(yè)不僅需要重視電子檔案的真實(shí)性和安全性，也需要重視整體檔案信息是否完整，哪些方面還有殘缺。首先，企業(yè)可以建立完善的檔案信息保密體系。在這個(gè)保密體系中，管理人員所收集和錄入的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息必須受到監(jiān)督。信息的真實(shí)性以完整性為前提，只有信息和數(shù)據(jù)相對(duì)完整，才能夠去考察這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性。各企業(yè)可以采取相應(yīng)的安全措施，例如建立起專門的檔案安全保障體系。需要注意的是，管理人員不僅要確保該體系的全面性，還要能夠從整體上提高相關(guān)系統(tǒng)的防范能力和安全問(wèn)題處理能力。因此健全的保障體系對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是必不可少的。其次，對(duì)于獲取的數(shù)據(jù)不能不加辨別地運(yùn)用，要對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行考察。最后，從意識(shí)層面上來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題、責(zé)任問(wèn)題以及專業(yè)水平也是事關(guān)檔案信息安全性的重要因素，各企業(yè)應(yīng)著力避免管理人員存在非法操作的現(xiàn)象；從管理層面上來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)相關(guān)管理設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)或者是升級(jí)，也是一種有效的安全防范措施；從科技層面來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)檔案管理與相關(guān)先進(jìn)技術(shù)的深入結(jié)合，許多企業(yè)重點(diǎn)放在了殺毒軟件和防火墻上面，在最大程度上確保網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.3 完善檔案管理的監(jiān)督體系和預(yù)警機(jī)制

正是因?yàn)樾聲r(shí)期電子檔案的安全問(wèn)題十分重要，因此相關(guān)各企業(yè)需要對(duì)自身的蛋糕管理監(jiān)督體系進(jìn)行進(jìn)一步的完善，除此之外，還要建立健全的預(yù)警機(jī)制。首先，在完善檔案管理監(jiān)督體系的過(guò)程中，相關(guān)部門要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，例如精細(xì)化管理理念就十分貼合當(dāng)下的企業(yè)檔案管理實(shí)際，所以備受青睞。管理人員秉持精細(xì)原則，將管理工作做精，每一個(gè)數(shù)據(jù)都要保證精益求精。同時(shí)，工作人員還要將管理工作做細(xì)，尤其是在處理一些細(xì)節(jié)問(wèn)題時(shí)，更要保證細(xì)致入微。其次，建立起檔案預(yù)警機(jī)制，其作用在于對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的管理和監(jiān)測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題能夠及時(shí)地進(jìn)行反饋，管理人員可以在最快的時(shí)間內(nèi)制定科學(xué)的解決方案，有效解決問(wèn)題或者是規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)，這樣可以將企業(yè)的損失降到最小。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，任何一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都離不開檔案，而且工作量越大，檔案的內(nèi)容就越龐雜繁瑣。在信息化這一新時(shí)代“浪潮”下，企業(yè)的檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)電子化和信息化是大勢(shì)所趨，而如何有效地解決和規(guī)避問(wèn)題，應(yīng)對(duì)相關(guān)體制的改革，對(duì)各企業(yè)來(lái)說(shuō)是不小的挑戰(zhàn)。