淺談如何提高檔案安全管理效益

黃金平

摘要：檔案安全管理、安全創(chuàng)新、安全發(fā)展是科學發(fā)展觀在檔案領域的具體體現(xiàn)，是確保檔案工作穩(wěn)定和集中統(tǒng)一管理的根本保證。當前，在利用服務面廣，任務多，安全管理面臨許多新情況、新問題和新特點，必須堅持圍繞大局、突出重點、科學謀劃，堅持抓預防、抓制度，確保檔案事業(yè)安全穩(wěn)定。

關鍵詞：檔案安全管理;檔案安全發(fā)展;檔案事故防范

1.引言

隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的重要性在各行各業(yè)中的發(fā)展中作用越發(fā)凸顯，尤其是行政單位、事業(yè)單位、大型國企等。良好的檔案管理質量是單位發(fā)展的重要保證。檔案安全管理包含三個層面：一是確保檔案實體的安全，不損毀，不丟失;二是確保檔案信息的安全，不失密，不泄密;三是確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。提高行政機關檔案安全管理的質量效益，需要著眼不斷發(fā)展變化的形勢，既要認清安全穩(wěn)定工作的長期性、復雜性，又要堅持事故案件可防可控的科學態(tài)度，堅持推動安全發(fā)展信心;既要高度關注危及安全的重大隱患，又要重視解決制約安全發(fā)展的深層次問題，加強基層基礎工作;既要注重提高人員素質和管理質量，又要注重加強制度建設，推進科學管理;既要抓好重大安全問題防范，又要抓好常見事故案件的預防，從根本上打牢安全發(fā)展基礎。

2.提高檔案安全管理效益的方法

2.1灌輸培育安全發(fā)展理念

要把向科學管理要發(fā)展、要安全、要創(chuàng)新力的理念，在各級領導和檔案工作人員頭腦中牢固樹立起來。一方面，以犧牲檔案的創(chuàng)新力為代價換取安全穩(wěn)定的做法完全背離了安全工作的根本目的，不僅影響檔案工作的質量和創(chuàng)新工作的提高，而且還會使檔案工作者的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新思維弱化;另一方面，必須高度重視風險的客觀性，防止不顧條件、不計代價的抓安全。要正確處理檔案的安全與發(fā)展、檔案數(shù)字化建設與檔案信息化管理的關系，把安全風險防范納入黨建工作決策，與檔案各項建設和檔案工作同步規(guī)劃、同步部署、同步實施。要堅持鮮明的導向，始終把日常工作完成情況和創(chuàng)新力建設作為一個單位安全的首要條件，防止和糾正隨意降低難度、消極保安全的錯誤傾向。

2.2推動安全法規(guī)制度落實

要堅持依法規(guī)范檔案安全工作，加強檔案法制建設，不斷提升依法行政和管理利用能力，檔案法制建設是檔案工作建設的重要支柱。各級行政管理部門要認真履行對檔案工作監(jiān)督、指導的法定職能，對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（處）市屬各單位檔案室的檔案工作進行長期性的監(jiān)督與指導，著力糾正違章蠻干、玩忽職守的問題和工作中的隨意性。依法查處造成事故案件的單位和人員;大張旗鼓的抓好《中華人民共和國檔案法》和《云南省檔案條例》宣傳教育和安全法規(guī)培訓，強化廣大檔案工作者的法規(guī)意識;堅持從基層檔案室新進的檔案專（兼）職人員抓起，檢查目的是加強檔案安全常識、檔案保密制度教育，打牢安全素質根基。檔案執(zhí)法檢查重點檢查四個方面：第一，檔案工作情況，是否將檔案工作納入工作計劃，納入領導議事日程;是否建立了檔案工作結構，配備了檔案工作人員;是否按時立卷歸檔等檔案的工作情況。第二，檔案安全保管情況，是否有檔案專用庫房;是否做好庫房安全工作;是否存在安全隱患，糾正在檔案安全防護方面的錯誤認識與行為，避免事故發(fā)生。第三，通過加強檔案普法和執(zhí)法檢查工作，積極推進依法行政，促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展;要利用多種形式，加大檔案法制宣傳工作力度，為檔案工作營造良好的環(huán)境，保障檔案事業(yè)在法制的軌道上正常有序。第四，扎實貫徹落實好《行政許可法》，加大依法行政力度，規(guī)范檔案行政人員的任務，提高檔案行政執(zhí)法人員的法律素質;樹立《檔案法》法律權威。

2.3掌握檔案法律知識與職業(yè)道德

檔案法律知識以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為主，結合案例分析，幫助檔案工作者領會檔案法規(guī)基本內容，了解檔案工作現(xiàn)行的主要政策、規(guī)章及相關的法律知識，增強法制觀念，提高守法的自覺性。職業(yè)道得教育以開展“三個代表”重要思想教育和共產主義人生觀教育為核心，使檔案工作者樹立：“愛崗敬業(yè)，文明服務”的意識，成為有理想、有道德、有文化、有紀律的檔案工作人員。

2.4加大技術防范和安全建設的投入

檔案安全防范的成本投入是必要的。世界各國安全管理的統(tǒng)計數(shù)據表明：成本投入與事故發(fā)生造成的經濟損失之比為1︰40。因此，要防止因安全防范成本高，或存有僥幸心理，縮減安全防范內容，必須加大必要的安全投入。要設立專項安全經費，加快安全技術平臺等重大項目，推廣一批技術成熟、先進適用的科技技術、推廣涉密計算機管理、數(shù)字化檔案的管理與運用，堅持檔案管理與檔案技術并重，人防、技防與物防相結合，引領檔案事業(yè)安全發(fā)展。

2.5加強安全理論研究和安全文化建設

以樹立檔案安全發(fā)展理念、提高檔案安全素質為核心，重視注重安全文化建設，是提高安全管理質量效益的根本。要有計劃的參加開展的省級檔案安全理論研究，積極探索檔案安全管理的特點規(guī)律，形成一批理論成果，指導檔案部門安全管理實踐。要圍繞現(xiàn)階段檔案保管與服務的安全、檔案收集與檔案技術工作安全、檔案信息保密安全等等重點問題，研究討論安全制度、安全技術、安全監(jiān)管以及風險管理的途徑和辦法。利用檔案報刊網絡等媒體，組織安全討論和安全文化宣傳。不同業(yè)務部門都應結合工作實際和業(yè)務特點，組織開展好一系列的檔案安全活動，大力倡導和樹立以人為本、尊重科學的安全價值觀，培養(yǎng)依法盡責、按章辦事的安全行為方式，營造人人參與、主動防范的意識。

2.6開發(fā)電子檔案管理軟件保障安全管理

在信息化社會背景下創(chuàng)新檔案安全管理工作，要注重檔案的安全建設，提升安全管理效益。信息化技術使傳統(tǒng)的檔案管理得到了發(fā)展，從而有了信息化的電子檔案，相比傳統(tǒng)的檔案管理，利用者更加便捷的進行自助式檢索，而且傳輸更加快速、便捷，同時還能節(jié)約大量的時間、人力、物力、金錢。其次，節(jié)省了儲存空間，能更好的防止信息的丟失。電子檔案存儲的內容更加豐富形式更加多樣。檔案存儲方便快捷，有效的防止了火災，紙質材料的破損導致的信息流失。加強信息化管理軟件建設，既要培養(yǎng)人才的信息化操作能力，也要注重日常建設或維護能力的培養(yǎng)。重視培養(yǎng)人才和人力資源的管理分配建設極為重要。建立一個信息化人才團隊，能有效解決信息化檔案的安全問題。電子檔案管理軟件應設置檔案加密和網絡的防火墻，同時建立相應的網絡通信監(jiān)控系統(tǒng)來隔離內部和外部網絡，以保障電子檔案安全。電子檔案管理軟件能滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求，為優(yōu)化檔案安全管理模式創(chuàng)造良好的前提條件。

3.結語

檔案是黨和國家的寶貴財富。檔案資源不但能夠作為歷史資料起到依據性作用，同時檔案也是重要的文化資源，要善用檔案安全管理策略，提升檔案工作者的責任心和意識能力，使得檔案事業(yè)全面、協(xié)調、持續(xù)發(fā)展，保證現(xiàn)有檔案的安全，做好今后檔案征集、保管、利用的各個方面的工作，是一項更具全局意義和歷史意義的工作。

參考文獻

[1]王玉雙.加強檔案安全體系建設的思考與建議[J].山東檔案，2015（03）：49-50.

[2]林麗群.工程檔案質量的控制策略[J].檔案時空，2011（02）：37-39.

[3]汪繼寧.公路工程檔案質量剖析與管理控制[J].中國檔案，2003（09）：18-19.

[4]鄭博熙，程達王.信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].管理觀察，2016（11）：29-30+33.