新形勢(shì)下對(duì)檔案庫(kù)房一體化智能管理的途徑探索

趙永剛

摘要：檔案本身作為一種不可再生資源，存在寶貴屬性，儲(chǔ)存歷來(lái)是檔案管理的重中之重。當(dāng)代社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案儲(chǔ)存工作也在不斷發(fā)生著變化，高效、協(xié)同、共享已經(jīng)成為檔案管理的核心內(nèi)容，檔案庫(kù)房一體化智能管理無(wú)疑就成為當(dāng)前研究的核心內(nèi)容?；诖?，本研究結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展實(shí)際，提出幾點(diǎn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;一體化智能管理;信息化

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，而5G基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷推進(jìn)，進(jìn)一步提升了信息傳遞的效率。上述背景下，各行各業(yè)均開始積極引入新興技術(shù)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前研究的熱門內(nèi)容。檔案管理工作也在這個(gè)過(guò)程中積極推進(jìn)信息化建設(shè)，越來(lái)越多的新興技術(shù)開始應(yīng)用于檔案管理，推動(dòng)了檔案管理工作的全面發(fā)展。與此同時(shí)，信息化建設(shè)本身是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)的工程，其必然需要密切圍繞信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行不斷的優(yōu)化調(diào)整，才能夠保障信息技術(shù)的作用得以充分發(fā)揮[1]。上述背景下，“三位一體”的檔案安全防范體系的提出，推進(jìn)檔案庫(kù)房一體化智能管理就成為各級(jí)檔案館未來(lái)研究的重要內(nèi)容。

一、推進(jìn)智能管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案庫(kù)房一體化智能管理的開展，智能管理系統(tǒng)的建設(shè)是基礎(chǔ)所在，只有通過(guò)智能管理系統(tǒng)的應(yīng)用，針對(duì)檔案管理工作各個(gè)流程進(jìn)行有效的串聯(lián)，才能夠有效提升檔案管理工作的效率，保障檔案庫(kù)房一體化智能管理的有序進(jìn)行。對(duì)于智能管理系統(tǒng)的建設(shè)，主要是結(jié)合各級(jí)檔案館實(shí)際情況、信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)，積極引入各種新興信息化技術(shù)，針對(duì)智能管理系統(tǒng)各個(gè)模塊進(jìn)行有效的串聯(lián)，同時(shí)主動(dòng)與各方進(jìn)行對(duì)接，全面提升檔案庫(kù)房一體化智能管理的效率。在此基礎(chǔ)上，檔案館還必須要針對(duì)智能管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，保障其能夠滿足以下要求：一方面，保障智能管理系統(tǒng)的可操作性。檔案庫(kù)房管理不僅需要面向檔案館，同時(shí)也需要面向用戶群體，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要迎合大眾對(duì)于系統(tǒng)操作方面的常規(guī)操作、使用習(xí)慣，同時(shí)在界面方面盡可能保持大方、簡(jiǎn)潔，具有良好的人性化水平。另一方面保障系統(tǒng)實(shí)時(shí)性。檔案庫(kù)房一體化智能管理必然需要諸多檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的交流溝通，智能管理系統(tǒng)必然需要保障各個(gè)流程之間的銜接、各項(xiàng)工作的處理，通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行及時(shí)、動(dòng)態(tài)的處理，保障檔案信息數(shù)據(jù)采集、篩查、分析、儲(chǔ)存等各項(xiàng)工作的高效性與及時(shí)性。

二、智能密集架控制系統(tǒng)建設(shè)

檔案庫(kù)房一體化智能管理，必然需要全面提升檔案檢索、調(diào)閱、整理的效率，才能夠有效提升檔案庫(kù)房一體化智能管理的服務(wù)水平。這就需要檔案館在推進(jìn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的過(guò)程中，針對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面的改造處理，可以嘗試引入智能電動(dòng)密集架，其本身的抗干擾能力極為突出，其能夠直接與手持PDA、電腦終端進(jìn)行連接，且系統(tǒng)也會(huì)在這個(gè)過(guò)程中不斷的更新，能夠不斷迎合智能化建設(shè)需求。與此同時(shí)，智能電動(dòng)密集架還能夠讓檔案庫(kù)房一體化智能管理的效率得以全面提升，能夠根據(jù)實(shí)際需求靈活的切換手動(dòng)模式、智能模式，能夠更好的迎合檔案庫(kù)房一體化智能管理需求，進(jìn)一步提升檔案檢索、調(diào)閱、整理的速度。

三、檔案庫(kù)房環(huán)境智能管理系統(tǒng)建設(shè)

環(huán)境管理同樣是檔案庫(kù)房一體化智能管理的重要內(nèi)容，當(dāng)前主要是通過(guò)WINCE簡(jiǎn)化系統(tǒng)進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化設(shè)計(jì)，系統(tǒng)本身可以完全獨(dú)立運(yùn)行，同時(shí)又可以與檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)之間進(jìn)行有效的對(duì)接，以此來(lái)構(gòu)建一體化的管理系統(tǒng)。具體來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房環(huán)境智能管理系統(tǒng)建設(shè)，主要是通過(guò)若干傳感器與智能管庫(kù)進(jìn)行連接，使得檔案庫(kù)房相關(guān)的環(huán)境設(shè)備能夠形成的一個(gè)整體，包括區(qū)域控制器、空調(diào)、恒濕消毒凈化一體機(jī)等等，均能夠根據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化的優(yōu)化調(diào)整，切實(shí)提升檔案庫(kù)房環(huán)境管理的效率與質(zhì)量。結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展，可以嘗試建立智能環(huán)境監(jiān)測(cè)云控制平臺(tái)，綜合引入檔案庫(kù)房環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)微型化傳感智能設(shè)備，同時(shí)結(jié)合云技術(shù)平臺(tái)，以此來(lái)針對(duì)檔案庫(kù)房當(dāng)中各項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的監(jiān)測(cè)，同時(shí)還可以利用VOC有機(jī)揮發(fā)物傳感器，針對(duì)檔案庫(kù)房各種數(shù)據(jù)進(jìn)行智能處理、模糊控制，并且能夠針對(duì)巨大的環(huán)境數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的分析處理，切實(shí)提升檔案庫(kù)房空氣消毒水平、凈化水平。

四、檔案庫(kù)房安全管理

正如上文所述，檔案本身所具有的寶貴屬性，檔案庫(kù)房一體化智能管理的開展，安全管理是不容忽視的問(wèn)題。對(duì)于檔案庫(kù)房一體化智能安全管理來(lái)說(shuō)，主要包含網(wǎng)絡(luò)安全與物理安全兩個(gè)方面。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全來(lái)說(shuō)，主要是綜合利用網(wǎng)絡(luò)分割，利用防火墻針對(duì)內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行有效的分割，同時(shí)嘗試引入新興的防護(hù)技術(shù)針對(duì)檔案庫(kù)房系統(tǒng)進(jìn)行全面的監(jiān)管防護(hù)。在此基礎(chǔ)上，檔案庫(kù)房一體化智能系統(tǒng)還需要根據(jù)不同的使用需求，設(shè)計(jì)不同的權(quán)限，參考檔案本身的重要程度，賦予其不同的權(quán)限要求。對(duì)于環(huán)境安全來(lái)說(shuō)，需要落實(shí)檔案庫(kù)房安防管理、消防管理等，針對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)部分進(jìn)行完善，從而有效保障檔案庫(kù)房一體化智能的安全性。

五、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育

檔案庫(kù)房一體化智能管理的開展，盡管檔案館大部分工作均依靠智能技術(shù)來(lái)開展，但檔案庫(kù)房一體化智能管理所涉及的新興技術(shù)非常多，對(duì)檔案庫(kù)房管理人員的要求自然也就越來(lái)越高，要想提升檔案庫(kù)房一體化智能管理效率、檔案庫(kù)房服務(wù)質(zhì)量，還必須要加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育工作，致力于提升管理人員信息素養(yǎng)，能夠熟練操作各種智能化設(shè)備、軟件，鞏固檔案庫(kù)房一體化智能管理成果。具體來(lái)說(shuō)，檔案館應(yīng)當(dāng)通過(guò)以下兩個(gè)方面的措施，全面加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育工作：一方面，針對(duì)現(xiàn)有管理人員，建立一套系統(tǒng)、規(guī)范的培訓(xùn)教育體系，建立入職培訓(xùn)、定期培訓(xùn)、高校委培等模式，綜合利用多元化的培訓(xùn)教育模式，針對(duì)現(xiàn)有管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)強(qiáng)化的同時(shí)，致力于彌補(bǔ)其在信息化素養(yǎng)方面存在的不足，使得現(xiàn)有管理人員具有良好的信息敏感性，能夠利用各種新興信息技術(shù)針對(duì)檔案庫(kù)房各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的處理，并通過(guò)熟練的操作智能化設(shè)備，提升檔案庫(kù)房服務(wù)水平。另一方面，檔案館還需要針對(duì)人力資源管理體系進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，針對(duì)薪酬體系、福利體系、晉升體系等進(jìn)行全面的優(yōu)化調(diào)整，在激發(fā)現(xiàn)有管理人員主觀能動(dòng)性的同時(shí)，能夠吸引更多的社會(huì)人才進(jìn)入到管理隊(duì)伍，包括檔案管理人才、信息化人才、服務(wù)人才、綜合型人才等，以此來(lái)促進(jìn)管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的全面提升，更好的服務(wù)檔案庫(kù)房一體化智能管理。

綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)影響力的不斷提升，智能化已經(jīng)成為各行各業(yè)研究的重要內(nèi)容。在全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)、智能化建設(shè)的過(guò)程中，檔案庫(kù)房一體化智能管理無(wú)疑就成為各級(jí)檔案館共同研究的重要內(nèi)容。這就需要檔案館高度重視檔案庫(kù)房一體化智能管理，充分結(jié)合檔案管理工作實(shí)際、信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)，主動(dòng)引入各種新興技術(shù)，通過(guò)推進(jìn)智能管理系統(tǒng)建設(shè)、智能密集架控制系統(tǒng)建設(shè)、檔案庫(kù)房環(huán)境智能管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案庫(kù)房安全管理、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育，切實(shí)推動(dòng)檔案庫(kù)房一體化智能管理的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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