淺析當前檔案管理工作中存在的問題與對策

汪琸

摘要：檔案管理是一項高度政策性、機密性、專業(yè)性的工作，各級管理部門必須充分認識檔案管理的重要性。加強檔案管理，及時研究檔案管理辦法，通過檔案管理解決實際問題，推動檔案為企業(yè)發(fā)展提供支持;本文主要探討檔案管理中存在的問題及解決方法。為單位今后更好地開展檔案管理工作提供切實可行的指導方案和意見。

關鍵詞：檔案管理;問題;對策

1.檔案管理工作存在的問題

1.1檔案制度存在弊端

檔案管理體制落后，沒有現(xiàn)代管理手段支撐。一些單位的管理制度雖然建立了，但沒有落實或落實不到位。例如，一些單位在上級檢查和審查時，隨機找檔案管理規(guī)定或其他機構的檔案管理系統(tǒng)進行檢查。效果可想而知。知道檔案管理系統(tǒng)只是一個框架，不太具有可操作性，而其他機構的系統(tǒng)就會少一些針對性。隨著電子計算機技術的發(fā)展和普及，電子文件出現(xiàn)并在文件管理中與紙質文件并存。 但是，絕大多數(shù)文件管理人員不具備管理電子文件和信息安全的實際能力，也沒有辦法防止計算機病毒入侵。

1.2管理人員專業(yè)素質不夠

管理人員經(jīng)常變動，員工素質參差不齊。另外，目前部分單位不重視檔案管理，投入很少的財力和人力，或者根本沒有專門的檔案管理部門，管理工作由兼職人員或其他崗位來完成。臨時人員對檔案的歸檔和歸檔要求不夠熟悉。他們受限于專業(yè)水平，工作能力不強，不能適應新時代檔案管理的新要求。作為檔案管理者，檔案管理工作并不是他們唯一的職責?？磥硭麄冊跈n案管理上投入的精力還不夠。 部分人員臨時從其他部門借調，這也決定了檔案管理人員素質和能力不足、理論知識匱乏的落后局面。

1.3管理人員對待工作的態(tài)度

一個單位的運行效果，不僅取決于管理層的指揮和決策，還取決于員工的工作態(tài)度和工作效率。檔案管理的發(fā)展也離不開員工的工作態(tài)度。員工本身無法重視工作的重要性，因此在做工作時難免會出現(xiàn)懶惰和投機取巧的情況。相信工作對單位的效率沒有太大影響。處理工作懶惰，無法及時歸檔和保存文件，缺乏責任心，無法及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題。這樣的工作態(tài)度會對事業(yè)單位的良好發(fā)展產生很大的負面影響。

2.解決檔案管理出現(xiàn)的問題的對策

2.1加強人員的檔案管理技能

單位應當在新人上崗前對檔案管理人員進行相關崗位培訓，并定期開展培訓，強化業(yè)務技能，提高員工對工作重要性的認識，端正工作態(tài)度。二十世紀末以來，我國的發(fā)展步伐逐漸加快。因此，快節(jié)奏的開發(fā)需要更多的信息。因此，檔案管理人員必須跟上發(fā)展的步伐，單位也要重視檔案管理。指定專業(yè)人員負責管理。建立一支高素質的管理團隊，實現(xiàn)理論知識的普及。首先，要實現(xiàn)用人單位的規(guī)范化、專業(yè)化。最好聘請專職人員負責檔案管理，減少檔案管理人員的流動性。檔案管理人員由臨時兼職轉變?yōu)閷Ｂ毴藛T，提高檔案管理人員的工作效率。對已錄用員工進行專業(yè)培訓，提高工作能力、計算機技術水平和獨立處理文件存儲的能力，不斷改進文件管理方法和手段，確保文件信息存儲的及時性、準確性和有效性。同時，還要積極引進高水平檔案管理系統(tǒng)和相關技術人才，為單位管理提供支持，促進檔案管理的系統(tǒng)化、科學化。單位領導要對檔案管理工作給予足夠的重視和大力支持，加大檔案管理的人力和財力投入;呼吁其他部門也積極配合檔案管理部門，為檔案管理工作提供支持;做好檔案收集工作，及時整理和提交檔案信息，用好檔案信息，最大限度發(fā)揮檔案價值。

2.2制定檔案管理制度的有關規(guī)定

創(chuàng)新管理理念和方法，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。不要被管理就是保存的傳統(tǒng)觀念所左右，很明顯，檔案是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵信息的重要來源。工作作風也由等門而入，而是主動收集信息檔案，建立檔案管理的動態(tài)視圖。明確市場條件下的競爭意識，樹立檔案管理效率觀。創(chuàng)新檔案管理方式，充分利用現(xiàn)代信息技術和計算機技術，把握電子檔案改革趨勢，創(chuàng)新傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，加強電子檔案管理效率，實現(xiàn)電子檔案的及時歸檔和有效利用。文件。建立各類多媒體數(shù)據(jù)庫，設置科學合理的管理權限，向部門開放信息檔案等數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

2.3強化檔案的保護與更新等

要做好檔案保管工作，按期開展檔案審核工作，發(fā)現(xiàn)空缺及時調整、修改和補充。文件管理人員經(jīng)常交流經(jīng)驗以提高整體工作效率。檔案的保存不是人人都能做好的工作。從事檔案工作的人，必須要有耐心、認真的工作態(tài)度。單位每天都在變化，單位的信息每天都需要更新，所以檔案管理人員必須及時處理信息變化，及時收集新的數(shù)據(jù)資料補充檔案，檔案工作越有秩序，越有秩序 單位的發(fā)展。 繼續(xù)向高效率、高質量邁進。

重視檔案開發(fā)利用，統(tǒng)一規(guī)范運作。首先，檔案部門要牢固樹立責任意識，圍繞本單位中心工作做好，積極參與本單位重大活動等，善于利用多種媒體和工具做好檔案管理工作。其次，單位檔案管理部門要不斷開拓新領域。檔案管理部門不僅可以為部門和本企業(yè)提供信息支持，還可以為科研和教學提供獨立的服務。最后，檔案管理部門要繼續(xù)挖掘檔案信息的多層次價值，即對檔案信息進行深度加工，編制單位基本信息、大事記等各類專題的總結經(jīng)驗資料等多方面綜合。定向發(fā)揮檔案信息價值，為用戶提供全方位、多角度、高效的信息，提升檔案的重要作用。除了在檔案管理部門提倡這種責任感和行為，還要在整個單位形成一種習慣，讓其他負責部分檔案收集整理工作的部門主動傳遞數(shù)據(jù)。到檔案室，實現(xiàn)檔案信息化。管理。

3.結束語

簡而言之，在當代社會，企業(yè)的發(fā)展都離不開檔案管理，因此，檔案工作必須與時代發(fā)展的需求相結合，從管理到體制建設都要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進檔案工作健康、有序發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展服務。

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