高慧龍
內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視傳輸發(fā)射中心839臺(tái) 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050
臺(tái)站文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的日常工作。文書(shū)檔案管理是臺(tái)站工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)支撐,對(duì)于臺(tái)站財(cái)務(wù)、人事、黨務(wù)、業(yè)務(wù)管理等各個(gè)方面既有整體統(tǒng)籌作用,又有具體業(yè)務(wù)開(kāi)展的細(xì)節(jié)支撐作用。
文書(shū)檔案管理是一個(gè)單位發(fā)展過(guò)程中形成的龐大資料庫(kù),包含著單位中各個(gè)方面的數(shù)據(jù)。臺(tái)站文書(shū)的類(lèi)型是多種多樣的,主要涉及文件、通知、會(huì)議記錄、總結(jié)、函、技術(shù)資料等多種形式。而檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù),既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查閱歷史提供重要的憑據(jù)。
文書(shū)檔案關(guān)系著臺(tái)站的發(fā)展,它要求規(guī)范性、保密性十分嚴(yán)格。首先,臺(tái)站處理問(wèn)題時(shí),應(yīng)以文書(shū)檔案為憑證,有些文書(shū)檔案是具有法律效力的,在處理具體問(wèn)題時(shí),具有說(shuō)服性。其次,臺(tái)站根據(jù)以往的事例處理目前遇到的事務(wù)情況,具有便捷的參考性。第三,文書(shū)檔案具有客觀真實(shí)性,具有實(shí)際參考性。
當(dāng)前,臺(tái)站的文書(shū)檔案管理還處于基礎(chǔ)的管理狀態(tài),管理思路比較陳舊、管理流程還未完全理順、管理意識(shí)還不夠重視。根據(jù)檔案管理的原則,對(duì)分類(lèi)文件按照規(guī)則編碼分類(lèi),要求對(duì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)存檔,很多工作還沒(méi)有提高相關(guān)認(rèn)識(shí),既耗時(shí)又達(dá)不到預(yù)期的工作效果。
文件登記
文件處理
在當(dāng)前21世紀(jì),大數(shù)據(jù)時(shí)代已然來(lái)臨,各種各樣新型文書(shū)管理技術(shù)理念不斷提升,同時(shí)按照內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視局“智慧廣電”及“臺(tái)站建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化2.0版”具體要求,針對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理中運(yùn)用新的信息技術(shù)還比較落后、在電子化時(shí)代還在使用原始單一的手工處理辦法、整個(gè)文書(shū)檔案的收集、處理及儲(chǔ)存過(guò)程效率不高,更不利于提高查閱、檢索的效率。建立適用于臺(tái)站標(biāo)準(zhǔn)化大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)已經(jīng)提上日程,研究摸索一套適用于臺(tái)站文書(shū)檔案管理電子化系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫,盡快制定一套從流轉(zhuǎn)、處理、儲(chǔ)存、檢索的規(guī)則,在此規(guī)則下進(jìn)行電子化的管理是十分有必要的。
文件歸檔
檢索利用
首先,明確文件流轉(zhuǎn)的程序。文件是由發(fā)文單位向收文單位專(zhuān)職或兼職工作人員定向發(fā)送,交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批閱,再由具體人員按時(shí)完成。在單位內(nèi)部,每個(gè)部門(mén)都不是獨(dú)立的進(jìn)行工作,需要與其他部門(mén)做好溝通協(xié)作。各部門(mén)發(fā)出的文書(shū)也應(yīng)統(tǒng)一存儲(chǔ),整個(gè)過(guò)程需要軟件系統(tǒng)提供收發(fā)文管理功能、批閱單生成打印功能、按時(shí)提醒功能、階段性驗(yàn)收功能等。文件流轉(zhuǎn)程序明確了,工作開(kāi)展就會(huì)更加順暢。
其次,處理文件過(guò)程中涉及到文件登記、文件傳閱、文件處理、文件分發(fā)以及文件歸檔等環(huán)節(jié)。在不涉及保密的情況下,應(yīng)有復(fù)制打印功能。
第三,文書(shū)檔案存儲(chǔ)應(yīng)按照檔案局推薦規(guī)范進(jìn)行管理。要根據(jù)具體內(nèi)容確保文件信息化后能最大限度的發(fā)揮其該有的作用。并對(duì)存儲(chǔ)的文件、資料以及音頻、圖片、視頻等電子檔案做好妥善保管,避免發(fā)生文書(shū)檔案管理混亂甚至丟失的情況,防止檔案內(nèi)容外泄,做好網(wǎng)絡(luò)安全,采用分網(wǎng)段安全防范。
最后,在設(shè)置專(zhuān)用電腦、配備電子加密設(shè)備、做好細(xì)致的電子化存儲(chǔ)功能后,設(shè)置分類(lèi)檢索功能,最快最全限度的發(fā)揮已存檔文書(shū)檔案的作用,隨時(shí)查閱相關(guān)信息。
綜上,做好文書(shū)檔案管理是臺(tái)站的基本要求,其中的基本數(shù)據(jù)是臺(tái)站各個(gè)部門(mén)各個(gè)發(fā)展階段的所有內(nèi)容。建立統(tǒng)一實(shí)用的文書(shū)檔案管理電子化系統(tǒng)對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。提高工作人員的認(rèn)識(shí),應(yīng)用好相關(guān)電子化技術(shù)推進(jìn),能大力提高臺(tái)站工作效率。在工作流程和工作模式上不斷摸索改進(jìn),利用好手中的文書(shū)檔案資源,為臺(tái)站的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展添磚加瓦。