臺站文書檔案管理電子化系統(tǒng)的應(yīng)用分析

高慧龍

內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視傳輸發(fā)射中心839臺 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050

臺站文書檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的日常工作。文書檔案管理是臺站工作有序開展的基礎(chǔ)支撐，對于臺站財務(wù)、人事、黨務(wù)、業(yè)務(wù)管理等各個方面既有整體統(tǒng)籌作用，又有具體業(yè)務(wù)開展的細節(jié)支撐作用。

1 文書檔案管理的重要性

文書檔案管理是一個單位發(fā)展過程中形成的龐大資料庫，包含著單位中各個方面的數(shù)據(jù)。臺站文書的類型是多種多樣的，主要涉及文件、通知、會議記錄、總結(jié)、函、技術(shù)資料等多種形式。而檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查閱歷史提供重要的憑據(jù)。

文書檔案關(guān)系著臺站的發(fā)展，它要求規(guī)范性、保密性十分嚴格。首先，臺站處理問題時，應(yīng)以文書檔案為憑證，有些文書檔案是具有法律效力的，在處理具體問題時，具有說服性。其次，臺站根據(jù)以往的事例處理目前遇到的事務(wù)情況，具有便捷的參考性。第三，文書檔案具有客觀真實性，具有實際參考性。

2 臺站文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前，臺站的文書檔案管理還處于基礎(chǔ)的管理狀態(tài)，管理思路比較陳舊、管理流程還未完全理順、管理意識還不夠重視。根據(jù)檔案管理的原則，對分類文件按照規(guī)則編碼分類，要求對文件進行流轉(zhuǎn)存檔，很多工作還沒有提高相關(guān)認識，既耗時又達不到預(yù)期的工作效果。

3 建立臺站文書檔案管理電子化系統(tǒng)的必要性

文件登記

文件處理

在當(dāng)前21世紀，大數(shù)據(jù)時代已然來臨，各種各樣新型文書管理技術(shù)理念不斷提升，同時按照內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視局“智慧廣電”及“臺站建設(shè)標準化2.0版”具體要求，針對當(dāng)前文書檔案管理中運用新的信息技術(shù)還比較落后、在電子化時代還在使用原始單一的手工處理辦法、整個文書檔案的收集、處理及儲存過程效率不高，更不利于提高查閱、檢索的效率。建立適用于臺站標準化大數(shù)據(jù)管理平臺已經(jīng)提上日程，研究摸索一套適用于臺站文書檔案管理電子化系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫，盡快制定一套從流轉(zhuǎn)、處理、儲存、檢索的規(guī)則，在此規(guī)則下進行電子化的管理是十分有必要的。

文件歸檔

檢索利用

4 臺站文書檔案管理電子化系統(tǒng)的建立

首先，明確文件流轉(zhuǎn)的程序。文件是由發(fā)文單位向收文單位專職或兼職工作人員定向發(fā)送，交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批閱，再由具體人員按時完成。在單位內(nèi)部，每個部門都不是獨立的進行工作，需要與其他部門做好溝通協(xié)作。各部門發(fā)出的文書也應(yīng)統(tǒng)一存儲，整個過程需要軟件系統(tǒng)提供收發(fā)文管理功能、批閱單生成打印功能、按時提醒功能、階段性驗收功能等。文件流轉(zhuǎn)程序明確了，工作開展就會更加順暢。

其次，處理文件過程中涉及到文件登記、文件傳閱、文件處理、文件分發(fā)以及文件歸檔等環(huán)節(jié)。在不涉及保密的情況下，應(yīng)有復(fù)制打印功能。

第三，文書檔案存儲應(yīng)按照檔案局推薦規(guī)范進行管理。要根據(jù)具體內(nèi)容確保文件信息化后能最大限度的發(fā)揮其該有的作用。并對存儲的文件、資料以及音頻、圖片、視頻等電子檔案做好妥善保管，避免發(fā)生文書檔案管理混亂甚至丟失的情況，防止檔案內(nèi)容外泄，做好網(wǎng)絡(luò)安全，采用分網(wǎng)段安全防范。

最后，在設(shè)置專用電腦、配備電子加密設(shè)備、做好細致的電子化存儲功能后，設(shè)置分類檢索功能，最快最全限度的發(fā)揮已存檔文書檔案的作用，隨時查閱相關(guān)信息。

綜上，做好文書檔案管理是臺站的基本要求，其中的基本數(shù)據(jù)是臺站各個部門各個發(fā)展階段的所有內(nèi)容。建立統(tǒng)一實用的文書檔案管理電子化系統(tǒng)對一個單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。提高工作人員的認識，應(yīng)用好相關(guān)電子化技術(shù)推進，能大力提高臺站工作效率。在工作流程和工作模式上不斷摸索改進，利用好手中的文書檔案資源，為臺站的長遠發(fā)展添磚加瓦。