財務共享服務應用及改進研究

作者簡介：廖慧（1977— ），女，漢族，廣東興寧人。主要研究方向：財務管理。

摘 要：隨著經濟全球化進程的加快與科學技術的飛速發(fā)展，集團企業(yè)通過兼并重組活動經營規(guī)模不斷壯大，接踵而來的是企業(yè)管理與運營成本的急劇上升。為了規(guī)范業(yè)務流程、降低運營成本、提高工作效率，許多大型集團企業(yè)開始探索適應自身發(fā)展的新型財務管理模式。財務共享服務作為一種創(chuàng)新型財務管理工具，可以幫助企業(yè)實現不同程序的標準化操作，達到規(guī)范業(yè)務流程、降低運營成本、提高工作效率的目的。文章以S公司為例，客觀分析S公司在構建實施財務共享服務過程中存在的問題，并在自己的能力范圍內針對這些問題提出相應的改進對策。以期能夠為相關企業(yè)構建財務共享服務起到積極的引導、借鑒作用，促進企業(yè)的積極健康發(fā)展。

關鍵詞：財務共享服務;財務管理;優(yōu)化研究

財務共享服務是可以幫助公司實施不同程序標準化和從簡化的創(chuàng)新型工具，是一種引進先進信息技術的財務管理手段。前些年在一些大型公司和集團的財務共享運用中，很多企業(yè)的使用效果并不明顯，公司的各項指標并沒有預期的提升。其中很多企業(yè)存在的部分問題是共性的，因此對這些問題進行進一步的研究會給其他企業(yè)帶來一定的啟示。

文章以S公司的財務共享服務中心為研究對象，結合S公司的具體情況與該模式的相關理論基礎，對服務中心的信息系統(tǒng)、業(yè)務流程及運行方式等進行深入地分析總結，在此研究基礎上發(fā)現提出其存在的問題并有針對性給出相應的建議，為將來建設財務共享中心的企業(yè)提供一些借鑒和經驗。

一、S公司財務共享服務應用現狀分析

S公司于1968年成立于中國廣東，經過50余年的拼搏進取成功躋身于世界500強企業(yè)。公司下轄19個全資子公司，在德國、瑞典、越南等海外國家設立了60多個分支機構，經營業(yè)務主要包括設計、研發(fā)、制造以及銷售空調、洗衣機、冰箱和各種小家電，并積極投入研發(fā)、制造機器人與自動化系統(tǒng)、智能供應鏈系統(tǒng)。S公司堅持以技術創(chuàng)新作為創(chuàng)造價值，致力于創(chuàng)造美好生活。在新經濟形勢中，為了增強競爭力、降低管理成本、提高服務質量，S公司于2014年6月開始引進并實施財務共享服務模式，經過兩年時間的考察與摸索，2016年年底正式掛牌在全公司運營。

S公司實施財務共享服務以后，財務處理效率得到了顯著提升。財務業(yè)務處理效率從2.36/天，提升為0.31/天，財務單據處理效率從135份/小時，提升為68份/小時，財務業(yè)務差錯率從4.8%降低為0.15%。該管理模式不僅可以幫助提高企業(yè)管理的有效性，還可以提高業(yè)務處理的準確性，保證了會計業(yè)務的處理質量，為企業(yè)的政策執(zhí)行及時提供準確的信息數據。然而，由于S公司構建財務共享服務中心的時間并不長，經驗尚且不足，對各個方面的考慮不夠盡善盡美，導致財務共享服務模式的實施無法達到預期的設想水平。經過對S公司共享中心的實際運行情況的研究與分析，本文主要從業(yè)務流程、信息系統(tǒng)、人力資源、績效考核這四個方面總結了服務中心存在的一些問題，并針對問題提出了一些改進措施。

二、S公司財務共享服務應用存在的問題分析

（一）業(yè)務流程管理機制沒有相應調整

一是采購需求大，應付賬款業(yè)務處理不及時。S公司財務共享中心仍處于初步實施階段，各類材料采購需求龐大，時常發(fā)生由于供應商系統(tǒng)響應不及時而錯過還款期限，未按期支付應付款項給公司帶來經濟損失的情況。二是應收賬款模塊未建立客戶信用評級制度。S公司忽略了對下游客戶的信用管理，在應收賬款管理中尚未實現核算與銷售、對賬與結算的有效閉環(huán)管理機制。公司目前的信用管理主要是針對應收賬款核銷案存業(yè)務，就是記錄客戶回款情況來進行信用分析，屬于事后舉措，面對壞賬無法收回的情況也無能為力。三是費用報銷流程仍然使用紙質發(fā)票，尚未實現分類排序處理。S公司仍然使用大量的紙質發(fā)票阻礙了自動化、信息化建設，不僅效率低下而且費時又耗力。由于公司內部信息技術開發(fā)與建設的不成熟，S公司財務共享中心放任影像管理系統(tǒng)形同虛設：在一些實際操作過程中仍然選擇紙質票據進行傳遞，尤其是在處理外部一些業(yè)務時需要傳遞大量的紙質票據資料進行手工審核，無法實現高效無紙化辦公。費用報銷業(yè)務尚未實現分類排序處理。隨著S公司經營范圍的日益擴張與項目類型的不斷增多，費用報銷業(yè)務與日俱增的同時也存在票據憑證的差異化，這些都加重了財務共享中心費用審核人員的工作強度。然而，尚未開通費用審核綠色通道，無法對關鍵的費用報銷業(yè)務實現優(yōu)先處理。

（二）信息系統(tǒng)不完善影響共享服務運行效率

信息系統(tǒng)是建立共享中心的基礎與保障，借助于信息系統(tǒng)的有效集成，財務共享服務中心才能夠實現高效運行。S公司使用的ERP軟件與其子公司的系統(tǒng)軟件兼容性并不高，導致信息系統(tǒng)的運作與業(yè)務的實際操作情況存在差異情況。另外，由缺乏專業(yè)財務知識的程序員負責編譯開發(fā)ERP軟件，專業(yè)性無法保證，導致部分流程操作不符合會計準則，財務語言無法通過軟件編程準確地翻譯出來。由于財務軟件的不兼容使得各單位間信息獨立無法實現共享，信息化系統(tǒng)之間的關聯性不高，導致順利進行信息數據的整合。另外，信息化系統(tǒng)之間聯系不緊密的情況將導致部分分支公司的財務軟件無法連接到ERP系統(tǒng)，形成信息孤島導致數據傳輸不能按預期進行，給企業(yè)財務決策帶來風險。

（三）財務人員流動性仍然較大

S公司實施財務共享服務后尚未重視完成財務人員的轉型工作、多類型的人才引進和管理工作，從而導致出現財務人員流失過多、流動性過強的問題。實施財務共享服務將簡化會計工作，將基礎、重復和容易標準化的財務業(yè)務集中起來進行流程再造，歸類分割為獨立的流程環(huán)節(jié)，由專門的財務人員負責。雖然在整個環(huán)節(jié)中操作簡單易行、方便快捷，但是重復且枯燥的流水線操作逐漸消磨員工的工作熱情，很容易造成厭煩的逆反心理，從而帶來人員流失的風險影響企業(yè)人員穩(wěn)定性。

（四）績效考核機制不完善

S公司缺乏科學完善的績效管理指標體系來激發(fā)員工的工作熱情、提升企業(yè)的綜合經營效率。財務共享服務中心實施標準化管理之后，大量簡單的記賬核算工作被集中起來進行統(tǒng)一處理，很大程度上減少了員工的工作出錯率。經過共享服務改革后，S公司的組織架構、業(yè)務處理流程、財務人員管理等方面多多少少都發(fā)生了一些調整與改變，但原有的績效考核機制并不能相應的進行調整，仍然沿用舊有的考核指標，難以調動財務人員的積極性。財務共享中心需要對財務人員的工作過程給予更多的關注，在制定績效考核標準時需要進行科學改善融入更多的指標，才能不斷激發(fā)員工的工作熱情與潛力，培養(yǎng)出優(yōu)秀的財務人員。

三、S公司財務共享服務應用改進對策

（一）優(yōu)化財務共享相關業(yè)務流程

1.優(yōu)化采購業(yè)務流程，提升應付賬款業(yè)務處理效率

針對采購業(yè)務流程進行規(guī)范性優(yōu)化很大程度上可以提升應付賬款業(yè)務處理效率。利用基于不同文檔形式的爬蟲程序完善供應商資料體系，實現自動收集、匯總信息數據功能，幫助實時更新維護公司供應商基本情況及其供應產品價格等信息。公司可以根據應付賬款賬齡分析表、供應商的信用等級等等相關信息，歸納記錄合作供應商的業(yè)務交往情況，并做到及時更新應付賬款余額?？梢栽O立供應商對賬日，比如設置每月5號與20號，通過互聯網與供應商對賬。共享中心收到供應商發(fā)來的對賬信息后，通過對賬系統(tǒng)的IF、COUNT等財務函數對比審核通過的采購單、驗收單等票據，信息核對無誤后經相關人員簽名審核，即可及時完成結算業(yè)務。

2.建立完善的客戶信用評級體系

S公司可以效仿對供貨商等上游單位建立的信用評級，針對下游客戶建立起必要的客戶信用評級機制，形成銷售、核算、對賬、結算的良好閉環(huán)管理模式。先付款后收款的方式可以為企業(yè)打開銷售市場、盡可能銷售出更多的商品，為企業(yè)爭取更大的經營效益，當然前提條件是可以控制應收賬款收回來的風險穩(wěn)定在可以接受的水平。S公司財務共享中心應該通過了解銷售對象公司的經營狀況、資金流動、歷史還款記錄等方面綜合考核下游客戶，建立起相對應的信用評級體系。在共享服務中心應收賬款系統(tǒng)模塊中預先登記好企業(yè)基礎信息并設置好科學的算法規(guī)則和數據指標，運用系統(tǒng)算法測算出每個客戶的信用分數。

3.運用掃描技術提取信息，實現費用報銷流程自動分類排序

提高業(yè)務處理智能化、信息化、自動化，更好地運用科技信息技術，是財務共享服務中心的優(yōu)化方向之一。可以考慮應用OCR掃描技術智能提取發(fā)票信息，然后進行上傳來完成數據信息之間的自動對接。面對大量的紙質版憑證時，可以借助使用高速掃描儀來替代手工整理與分類，掃描完成之后生成電子票據發(fā)送至系統(tǒng)進行審核。通過掃描軟件的使用于圖像識別信息技術的結合，可以對大量的憑證票據進行自動化管理，實現自動歸類、無紙化辦公的目標。

（二）優(yōu)化財務共享信息系統(tǒng)

S公司需要結合自身財務共享服務實施的具體情況，觀察研究不同系統(tǒng)之間的聯系，針對系統(tǒng)軟件開發(fā)不夠完善的地方提出改善意見，制定出持續(xù)優(yōu)化計劃來提高軟件操作的便捷性和保障各個子公司與其他業(yè)務部門的基礎信息數據的真實性，從而達到綜合提高公司信息傳遞與業(yè)務處理的工作效率。面對信息系統(tǒng)不完善的問題，可考慮一是建設一支專門進行財務共享服務中心信息系統(tǒng)優(yōu)化的團隊，同時配置相關負責人進行日常管理與監(jiān)督。通過軟件優(yōu)化團隊進行日常檢查與維護，發(fā)現問題及時記錄下來并研究出優(yōu)化方案，實施監(jiān)控軟件優(yōu)化效果;二是善于借鑒應用第三方財務信息軟件公司或者是國外優(yōu)秀集團企業(yè)在構建財務共享服務中心過程中的經驗與技術，調整優(yōu)化集團自身的軟件系統(tǒng);三是在軟件優(yōu)化過程中，為了防止相類似問題的反復出現，必須做好工作記錄并進行復盤總結，最大限度地找出影響優(yōu)化發(fā)展的干擾因素。

（三）加強財務人員的培訓與管理

根據自身發(fā)展具體情況，制定對員工的培訓計劃，幫助員工提高專業(yè)技能更好地適應共享中心、激發(fā)員工的發(fā)展?jié)撃堋１热缈梢苑謱訉鶎尤藛T、流程管理人員進行培訓，用來提升員工對財務共享服務的認識，促進各個階段員工對流程管理的了解，并且激勵他們參與流程管理的過程，由此提升執(zhí)行流程管理制度的力度。建立一套完整的人員培訓體系，全面提高公司員工的專業(yè)技能水平。提高財務人員對財務共享服務的認識，繼而提高相關軟件系統(tǒng)的熟練程度，以此來保障業(yè)務操作的準確性。外部培訓是通過借鑒外單位的經驗和教訓，不斷完善提升自身的財務共享中心運作，同時加強與其他單位的溝通交流也可以幫助財務人員更好地適應工作崗位。短期培訓可以適當地安排在各個工作階段，采取新人入職培訓項目、以師帶徒培養(yǎng)項目、內部講師培養(yǎng)項目等形式，不斷提升員工的工作能力。長期培訓則需要寓于整個工作過程之中，更新、學習與掌握最新的崗位技能和專業(yè)知識，逐步消除初期阻力全面適應新型共享模式的崗位要求。

（四）完善財務人員績效考核機制

財務人員在薪酬結構方面與業(yè)務人員存在差異性，主要體現在業(yè)務人員的薪資情況是具有彈性變化的，而財務人員的薪酬待遇是具有穩(wěn)定性的。一般情況下，業(yè)務人員可以提升銷售業(yè)績來獲得更多的薪資提成，以此來提升員工的工作積極性。所以對于建立科學有效的績效考核機制來說，考核工具的運用和考核指標的設置至關重要。只有績效考核機制具有合理性，才能最大限度地激發(fā)出員工的工作熱情，調動其工作積極性，幫助緩解由于標準化操作管理帶給員工的工作壓力。近年來，平衡記分卡作為企業(yè)員工業(yè)績評價方式備受大型企業(yè)的青睞，它兼?zhèn)淞藘炔亢屯獠康目己酥笜?，從內部流程、財務維度、客戶維度、學習與成長這四個維度著手評估，使得考核結果更加有說服力。應該考慮財務職工完成的工作量與工作質量，設置超額累進績效考核制度，盡可能科學地滿足員工的薪資獎勵需求，使其能夠充滿工作激情?？冃Э己藱C制幫助員工明確各個維度的考核目標，強化日常工作中的執(zhí)行目標，能夠做到分工明確、各司其職，與財務共享服務中心的構建相輔相成。

四、結語

隨著國家相關部門的政策支持，各個集團企業(yè)開始引進構建財務共享服務中心，尤其對于大型集團公司來說，通過結合集團公司的具體情況，構建財務共享服務中心，能夠提高企業(yè)集團的財務業(yè)務管理能力，能夠更好地管控子公司、分公司和相關業(yè)務部門的財務情況，達到減少財務成本、提高業(yè)務效率的目的。通過實施財務共享服務自上而下地進行財務管理模式的變革與轉型，對消除大企業(yè)通病，最大限度地降低交易成本，幫助企業(yè)進行集中化、規(guī)?；藴驶芾韺a生較好的正向推動作用。有理由相信，在未來大數據時代，企業(yè)集團通過該管理模式完善經營機制，加強治理和建設，逐步擴大經營服務提供的服務范圍，提高服務質量參與經濟一體化的市場競爭，為集團創(chuàng)造出更高的財務效益。

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