信息化條件下高校檔案利用系統(tǒng)的功能構(gòu)建研究

龍芊良

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來推動(dòng)著國(guó)家檔案事業(yè)的工作環(huán)境、對(duì)象和內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，特別是隨著實(shí)體檔案數(shù)字化的不斷深入和電子檔案模式的日漸成熟，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)形式也亟須作出適時(shí)調(diào)整。高校檔案利用新系統(tǒng)的構(gòu)建和新功能的設(shè)置是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案利用服務(wù)方式從線下轉(zhuǎn)向線上、打破時(shí)空局限的重要方法，是提升檔案公共服務(wù)能力、優(yōu)化檔案利用環(huán)境、滿足檔案信息文化需求的重要舉措。通過對(duì)北京大學(xué)檔案館檔案利用系統(tǒng)功能模塊和操作流程的具體研究，分析系統(tǒng)構(gòu)建過程中可能忽略的問題，為信息化時(shí)代高校檔案利用業(yè)務(wù)的成功轉(zhuǎn)型提供一些借鑒思路。

關(guān)鍵詞：高校檔案館 信息化 檔案利用 系統(tǒng)架構(gòu) 功能模塊

檔案利用作為國(guó)家和地方各級(jí)檔案館的主體業(yè)務(wù)之一，與人們社會(huì)日常生活聯(lián)系十分密切。無論是歷年重要黨政文書的查閱參考，還是個(gè)人檔案缺失部分的補(bǔ)充證明，抑或是專業(yè)科研學(xué)術(shù)領(lǐng)域的資料研讀，都需要通過檔案館的利用業(yè)務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案利用業(yè)務(wù)是在規(guī)范化的檔案收集和嚴(yán)格的庫(kù)房管理基礎(chǔ)上，通過查詢案卷目錄和庫(kù)房調(diào)閱原件的方式到館利用檔案實(shí)體。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，人們對(duì)檔案資源的利用需求特征發(fā)生了很大改變，以往傳統(tǒng)的線下利用方式在時(shí)空范疇上對(duì)利用者的限制，對(duì)信息化下高校檔案利用業(yè)務(wù)的發(fā)展和利用效率的提高產(chǎn)生了一定阻礙，亟待有效改善。

一、信息化下構(gòu)建檔案利用系統(tǒng)的重要意義

信息化下檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)建，在新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展上具有極為重要的意義。首先，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了檔案信息平臺(tái)和軟硬件設(shè)備等全面性建設(shè)，為以服務(wù)與互動(dòng)為特征的檔案利用創(chuàng)造了更為便捷的實(shí)現(xiàn)途徑，因此構(gòu)建檔案利用系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的必然結(jié)果。其次，信息化時(shí)代人們對(duì)學(xué)術(shù)研究和檔案編研的利用需求不斷拓展，要求檔案館必須提供更加簡(jiǎn)單的查檔路徑，構(gòu)建檔案利用系統(tǒng)是檔案利用需求不斷拓展的迫切要求。再次，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案資源的數(shù)據(jù)化管理創(chuàng)造了智能高效的系統(tǒng)平臺(tái)，構(gòu)建集目錄查詢、檔案利用和手續(xù)辦理為一體的檔案利用系統(tǒng)是不斷轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式的關(guān)鍵舉措。最后，基于智能一體化的檔案利用系統(tǒng)，人們不僅可以實(shí)時(shí)檢索檔案館公開的案卷目錄，還能依托于網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)獲取檔案資源的電子信息，打破檔案利用的時(shí)空限制，為檔案資源的信息共享和有效利用創(chuàng)造重要條件。

二、高校檔案利用系統(tǒng)的功能架構(gòu)

信息化下的檔案利用系統(tǒng)構(gòu)建不僅具備了檔案資源的內(nèi)部在線閱覽和外部信息推送功能，更重要的是根據(jù)利用者需求的不同，設(shè)置了線上利用和線下預(yù)約等多樣化的服務(wù)模塊，在一定程度上打破了高校檔案館的地域限制，延長(zhǎng)了檔案利用的有效時(shí)間。本文以北京大學(xué)檔案館的檔案利用系統(tǒng)為例，對(duì)高校檔案利用系統(tǒng)的功能架構(gòu)和操作流程作一簡(jiǎn)要分析，并對(duì)構(gòu)建系統(tǒng)功能模塊過程中需要特別注意的地方加以說明。

（一）檔案利用系統(tǒng)的基本架構(gòu)

北京大學(xué)檔案館的檔案利用系統(tǒng)架構(gòu)由前端的操作頁(yè)面和后臺(tái)的組織架構(gòu)兩部分組成（如圖1）。就系統(tǒng)頁(yè)面設(shè)計(jì)而言，根據(jù)以往常規(guī)化的檔案利用業(yè)務(wù)流程分析，檔案利用的參與主體因身份角色不同大致分為利用者、審核者和管理者三類。其中，利用者是檔案利用的主動(dòng)需求方，以提交檔案利用需求和獲取檔案有效信息為重點(diǎn)；審核者是檔案利用的信息反饋員，以審核利用者身份安全和反饋檔案信息查詢情況為重點(diǎn)；管理者則是檔案利用的數(shù)據(jù)管理員，以檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和后臺(tái)管理為重點(diǎn)。由此，在針對(duì)開發(fā)用戶基本確定的前提下，檔案利用系統(tǒng)的用戶端口將從利用者、審核員和后臺(tái)管理員三個(gè)角色的視角開發(fā)相應(yīng)功能頁(yè)面。同時(shí)，因利用者不同的需求點(diǎn)，檔案利用者角色下的用戶群可分為個(gè)人和單位兩類，對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)類型以個(gè)人證明類業(yè)務(wù)、檔案研讀類業(yè)務(wù)和工作查考類業(yè)務(wù)為主，涉及的檔案利用門類包括但不限于黨政文書、基建圖紙、人事學(xué)籍、照片音像、會(huì)計(jì)賬目、出版資料和名人捐贈(zèng)等。這就要求檔案利用系統(tǒng)在利用者角色下設(shè)定個(gè)人和單位不同的切入界面，并按照業(yè)務(wù)類型選擇相應(yīng)的檔案利用操作流程。

基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)下高校檔案利用業(yè)務(wù)的順利實(shí)現(xiàn)，離不開利用需求的提交與反饋、利用的檔案主體資源和利用過程的有序管理三個(gè)關(guān)鍵要素。從系統(tǒng)組織架構(gòu)上看，完善的檔案利用系統(tǒng)不僅需要具備集檔案目錄公開、檔案信息查詢和利用需求反饋等多項(xiàng)功能為一體的檔案利用中心，還需要連接檔案管理系統(tǒng)，組建檔案利用綜合數(shù)據(jù)庫(kù)和多個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并在此基礎(chǔ)上搭建起有效銜接利用中心和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)管理平臺(tái)。檔案利用中心是各類用戶實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的主體渠道，檔案利用專題數(shù)據(jù)庫(kù)是為便捷檔案利用、有效抓取關(guān)鍵信息而專門搭建的數(shù)據(jù)資源平臺(tái)，檔案利用系統(tǒng)管理后臺(tái)則是為有序管理檔案利用流程、保護(hù)網(wǎng)絡(luò)利用數(shù)據(jù)安全和處理系統(tǒng)故障的中樞調(diào)度室。三者雖然功能各異，但卻共同構(gòu)成了檔案利用系統(tǒng)的組織架構(gòu)，且缺一不可。

（二）檔案利用系統(tǒng)的功能模塊

按照高校檔案利用業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)，北京大學(xué)檔案館的檔案利用系統(tǒng)主要設(shè)置了信息發(fā)布、身份認(rèn)證、線上利用、在線預(yù)約、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和檔案宣推六大功能模塊，這些模塊基本涵蓋了與檔案利用相關(guān)的所有業(yè)務(wù)管理類型（如圖2）。在實(shí)際建構(gòu)過程中，因軟硬件設(shè)備的限制、系統(tǒng)功能邏輯合理性和檔案利用合法性的要求，檔案利用系統(tǒng)的架構(gòu)搭建與功能設(shè)定的部分模塊存在著相應(yīng)的細(xì)節(jié)性問題。這些問題不僅關(guān)乎檔案利用系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和便捷操作，還深刻影響著檔案利用流程的規(guī)范性、檔案利用內(nèi)容的合法性和檔案數(shù)據(jù)在線傳輸?shù)陌踩?，需要系統(tǒng)研發(fā)者和管理員特別注意。

1.信息發(fā)布。作為外界了解檔案館館藏資源和利用規(guī)范的重要橋梁，信息發(fā)布模塊主要涉及公開檔案館的館藏現(xiàn)狀、館址和聯(lián)系方式，發(fā)布檔案館查檔的基本要求、步驟流程和常見問題，以及本館與檔案利用服務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的各種動(dòng)態(tài)資訊等具體內(nèi)容，可以幫助利用者第一時(shí)間了解檔案利用服務(wù)的最新信息。這一模塊基本與現(xiàn)行的主網(wǎng)頁(yè)功能類似，如何保證信息發(fā)布的準(zhǔn)確性和有效性是管理員需要注意的部分。

2.身份認(rèn)證。身份認(rèn)證模塊的主要功能是對(duì)使用檔案利用系統(tǒng)查檔的利用者進(jìn)行身份合法性識(shí)別，代替審核到館利用者身份證件和介紹信的環(huán)節(jié)。這一模塊將利用者的身份審核固定在系統(tǒng)注冊(cè)階段，即利用者在第一次注冊(cè)系統(tǒng)時(shí)，必須上傳有效的電子版身份證件和相關(guān)證明方可進(jìn)行在線查檔，此后二次查檔只需更新介紹信和查檔需求信息，無須再次身份認(rèn)證。對(duì)高校檔案利用業(yè)務(wù)而言，利用者身份信息的合法性是檔案館為其提供檔案資源利用的首要前提，也是檔案利用系統(tǒng)構(gòu)建過程中必須要特別注意的問題。明確利用者的身份信息，一方面保證了檔案利用業(yè)務(wù)流程的即時(shí)合法性，限定了利用者的檔案資源使用范圍，另一方面也為檔案利用一旦出現(xiàn)后續(xù)問題提供了溯源條件。

3.線上利用。線上利用是檔案利用系統(tǒng)功能構(gòu)建中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這一模塊主要是檔案利用需求的提交、審核與反饋，即利用者按照系統(tǒng)提示盡可能準(zhǔn)確而詳細(xì)地填寫利用需求，審核者在線審閱利用需求的合理性，并反饋推送在利用中心查閱到的案卷?xiàng)l目和檔案內(nèi)容，通過利用系統(tǒng)完成檔案信息的數(shù)字傳輸和檔案利用的在線服務(wù)。除了直接的查檔需求，線上利用模塊還將提供部分公開檔案案卷目錄的自由查詢與閱覽功能，以滿足部分利用者的研究需要。作為檔案利用系統(tǒng)的主體模塊，利用頁(yè)面友好度和申請(qǐng)審核、授權(quán)設(shè)置問題是系統(tǒng)研發(fā)者和管理員需要特別關(guān)注的兩個(gè)方面。

線上檔案利用流程是否暢通直接影響著檔案館的工作效率和利用者的使用感受，而操作流程的流暢度與檔案利用系統(tǒng)的頁(yè)面友好度密切相關(guān)，因此在檔案利用系統(tǒng)構(gòu)建過程中，要特別注意系統(tǒng)的頁(yè)面設(shè)計(jì)，突出重點(diǎn)，為用戶利用提供便捷指引和快速操作通道，盡可能減少煩瑣冗余的利用申請(qǐng)步驟，幫助用戶更為高效地查到所需檔案資源。用戶在登錄檔案利用系統(tǒng)后，應(yīng)第一時(shí)間明確知悉在線查檔流程，檔案館的線上線下查檔指南、流程操作示意圖和必要的電子文件下載模板應(yīng)放在頁(yè)面的突出位置，如介紹信、委托書等，避免用戶因不了解系統(tǒng)使用方法和查檔流程而造成的利用誤區(qū)。因檔案利用者身份的差異性，系統(tǒng)應(yīng)提供中英文頁(yè)面翻譯轉(zhuǎn)換功能和字體縮放功能，盡可能為字體識(shí)別困難的利用者提供便利。檔案利用申請(qǐng)頁(yè)面應(yīng)以簡(jiǎn)潔明了為標(biāo)準(zhǔn)，用戶在填寫查檔申請(qǐng)的每一欄時(shí)，都應(yīng)有提示性文字輔助指導(dǎo)，最終生成一個(gè)完整的查檔申請(qǐng)表單以便用戶最終確認(rèn)。

無論是到館查詢還是在線申請(qǐng)，其最終目的都是獲得檔案資源的使用權(quán)。根據(jù)用戶在檔案利用系統(tǒng)中提交的查檔申請(qǐng)，檔案館工作人員會(huì)對(duì)所申請(qǐng)的檔案卷宗進(jìn)行內(nèi)容判斷。是否符合檔案開放的法律原則、是否涉及國(guó)家或單位的保密內(nèi)容、是否涉及他人的隱私等，都是需要提前審核的，因此檔案利用系統(tǒng)需為工作人員的審核結(jié)果設(shè)置反饋意見模板，特別是對(duì)未能通過審核的查檔申請(qǐng)做出特別說明。對(duì)已通過審核的查檔申請(qǐng)，工作人員將在檔案利用系統(tǒng)中實(shí)時(shí)授權(quán)用戶申請(qǐng)查詢的檔案卷宗條目與原文。在檔案電子原文授權(quán)設(shè)置上，檔案利用系統(tǒng)應(yīng)按照案卷目錄、卷內(nèi)目錄、檔案原文三級(jí)授權(quán)，到原文一級(jí)還應(yīng)設(shè)定細(xì)化到頁(yè)碼甚至是頁(yè)面遮擋的授權(quán)功能，以解決同一檔案文件部分內(nèi)容涉密、涉及隱私或不宜公開而影響用戶利用的問題。當(dāng)然，在檔案原文授權(quán)和數(shù)據(jù)傳輸前，檔案利用系統(tǒng)還要對(duì)檔案電子文件的真實(shí)性和可信性做出明確標(biāo)識(shí)，特別是用于個(gè)人檔案證明類的文件，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)定電子簽章和使用密令，并對(duì)傳輸過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，以保證檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)用的合法性和安全性。

4.在線預(yù)約。在線預(yù)約模塊是針對(duì)部分因各種原因無法完成線上利用服務(wù)而開發(fā)的預(yù)約線下來館時(shí)間的功能模塊。利用者可根據(jù)檔案館提供的時(shí)間范圍自主選擇或修改來館時(shí)間，同時(shí)檔案館也可以在因特殊原因而閉館的情況下合理調(diào)整并通知利用者更改到館時(shí)間。這一功能的設(shè)計(jì)既可以幫助檔案工作人員及時(shí)了解查檔需求，合理安排到館查檔服務(wù)，也相對(duì)縮短了利用者的查檔等待時(shí)間，提高了線下檔案利用服務(wù)的工作效率。保持利用者與檔案館之間約定時(shí)間的溝通流暢度，是檔案利用系統(tǒng)在線預(yù)約模塊有效運(yùn)行的關(guān)鍵所在。因此該模塊需要特別注意的是，在檔案館因臨時(shí)閉館而調(diào)整利用者到館時(shí)間的情況發(fā)生時(shí)，檔案利用系統(tǒng)的信息反饋與推送可能出現(xiàn)滯后，必須采取系統(tǒng)推送、郵件提示和電話通知等多種溝通模式，以實(shí)現(xiàn)該模塊的良好運(yùn)行。

5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊主要是以年度為單位，對(duì)全年檔案利用業(yè)務(wù)的用戶主體、檔案數(shù)量、利用類型和利用效果等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，制作上報(bào)或留存的數(shù)據(jù)圖表，了解掌握檔案利用的主體趨向與變化特點(diǎn)，并針對(duì)可能出現(xiàn)的新問題制定解決預(yù)案。特別是要注意利用者的在線反饋意見，及時(shí)解決影響檔案利用服務(wù)效果和系統(tǒng)功能的問題，不斷完善檔案利用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能和在線服務(wù)。

6.檔案宣推。檔案宣推模塊是在上述五大模塊順利運(yùn)行的基礎(chǔ)上，為對(duì)檔案資源研究感興趣的利用者提供的專屬宣傳推送服務(wù)功能，即檔案利用系統(tǒng)根據(jù)以往的利用記錄大數(shù)據(jù)，推測(cè)利用者的檔案閱覽偏好并定期推送其感興趣的檔案內(nèi)容。此外，檔案編研成果的展示與推送也是宣推模塊的重要功能之一，電子編研成果一方面可以向利用者宣傳介紹檔案館的珍稀資源，另一方面也為檔案研究者提供相對(duì)清晰而條理化的檔案內(nèi)容，提升檔案資源的歷史文化價(jià)值和研究功用。

（三）檔案利用系統(tǒng)的操作流程

根據(jù)北京大學(xué)檔案利用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)架構(gòu)和功能建構(gòu)特點(diǎn)，參考檔案利用規(guī)范和制度要求，依托于檔案利用系統(tǒng)平臺(tái)的線上服務(wù)功能主要包括新用戶注冊(cè)、身份核驗(yàn)、用戶登錄、檔案閱覽、在線查檔、需求提交、審核反饋、查看結(jié)果、預(yù)約到館、申請(qǐng)?zhí)幚砗屠锰顔蔚榷鄠€(gè)不同的互動(dòng)環(huán)節(jié)（如圖3）。根據(jù)每個(gè)利用需求的具體差異，系統(tǒng)將形成多樣化的檔案利用操作流程閉環(huán)。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化下高校檔案利用系統(tǒng)的功能構(gòu)建，不僅是高校檔案事業(yè)適應(yīng)科技迅猛發(fā)展的客觀要求，更是新型檔案利用模式取代傳統(tǒng)煩瑣利用流程的必要手段。從目前檔案利用業(yè)務(wù)分類上看，遠(yuǎn)程在線服務(wù)與檔案智能閱覽是未來實(shí)踐中檔案利用系統(tǒng)必然面臨的應(yīng)用場(chǎng)景。高校檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)建不僅要著眼于當(dāng)前形勢(shì)下檔案利用業(yè)務(wù)服務(wù)模式的轉(zhuǎn)型，更要對(duì)未來檔案事業(yè)的發(fā)展趨向做出合理判斷和前提準(zhǔn)備，從而在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]裴莉.檔案館網(wǎng)絡(luò)利用檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究[J].貴州檔案，2001（6）：26-28.

[2]陳日葵.檔案利用管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[C]//辦公自動(dòng)化學(xué)會(huì).OA2004第八屆辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集.北京：北京辦公自動(dòng)化雜志社， 2004：280 - 284.

[3]張煜明.檔案館檔案利用服務(wù)系統(tǒng)及其策略研究[J].檔案學(xué)通訊，2006（1）：33- 35.

[4]薛秋珍.高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的探索與實(shí)踐——以同濟(jì)大學(xué)檔案館網(wǎng)上服務(wù)利用系統(tǒng)為例[J].中國(guó)檔案， 2015（5）：54-55.

[5]陳永生，楊茜茜，侯衡，等.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：查詢利用[J].檔案學(xué)研究，2015 （5）：17-28.

[6]張秋燕.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源利用方式的實(shí)踐探索[J].北京檔案，2017（7）： 32-34.

[7]楊茜雅.中國(guó)聯(lián)通電子檔案數(shù)據(jù)挖掘與智能利用的研究[J].檔案學(xué)研究，2018 （6）： 105- 109.

作者單位：北京大學(xué)檔案館