淺析如何提高水電工程項(xiàng)目檔案管理

李梅

摘要：檔案管理是水電工程建設(shè)項(xiàng)目管理中的基礎(chǔ)性工作，隨著科技水平的提高，水電項(xiàng)目檔案管理也逐漸由紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，檔案管理方法與管理技術(shù)也得到了相應(yīng)的提升。本文對(duì)當(dāng)前水電項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了做好水電工程項(xiàng)目檔案管理的完善方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：水電工程;檔案管理;管理標(biāo)準(zhǔn);信息化

水電工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，它是水電項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，建設(shè)單位需要同步做好檔案管理工作。但是，由于水電建設(shè)項(xiàng)目工作具有內(nèi)容多、程序復(fù)雜、建設(shè)周期較長等特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理難度較大，嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量。因此，了解水電項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀，采取有效的檔案管理辦法，對(duì)完成水電項(xiàng)目建設(shè)工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1水電工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案意識(shí)不強(qiáng)，基礎(chǔ)工作薄弱

由于水電工程建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)繁重，工程施工壓力大，相對(duì)工程基建生產(chǎn)來說，檔案管理做好壞短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生明顯后果，也不見有明顯經(jīng)濟(jì)效益。因此許多工程項(xiàng)目單位對(duì)檔案管理重視不夠，投入的人力物力嚴(yán)重不足，庫房、設(shè)備設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案收集、管理滯后，檔案資料保管散亂，達(dá)不到檔案管理“八防”要求。

1.2專業(yè)人員缺乏，檔案管理力量單薄

水電工程項(xiàng)目基建工作任務(wù)繁重，建設(shè)單位普遍存在把管理人員重點(diǎn)安排在工程建設(shè)和安全管理，經(jīng)常忽略檔案管理工作，造成檔案管理人員少之又少且不穩(wěn)定，常常安排一些不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員，不利于項(xiàng)目過程資料的收集、分類、立卷及信息化工作。

1.3檔案管理不夠規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位

項(xiàng)目前期由于各種客觀原因，項(xiàng)目單位檔案管理制度不健全，人員變動(dòng)頻繁，移交手續(xù)不完備，項(xiàng)目檔案沒有與工程管理同步開展，不能明確和統(tǒng)一檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立分類目錄臺(tái)賬，沒有符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房及設(shè)施，容易造成檔案資料損壞、霉變或者丟失，導(dǎo)致工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理處在被動(dòng)局面，成為工程項(xiàng)目建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)。

1.4檔案移交工作不到位

部分管理人員缺少對(duì)水電工程檔案管理的監(jiān)督，使歸檔工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在檔案竣工移交環(huán)節(jié)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致一些檔案滯留。檔案移交工作對(duì)于水電工程項(xiàng)目十分重要，若人員缺乏對(duì)歸檔文件資料的審查，極易造成“錯(cuò)交”的情況發(fā)生，這也很難保證入庫檔案的質(zhì)量。

1.5水電工程檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全

對(duì)于水電工程檔案管理工作來講，需要投入一定的建設(shè)資金。但是，有部分參建單位缺少獨(dú)立的檔案管理室，在檔案管理設(shè)備配置上也比較匱乏，導(dǎo)致水電工程檔案的安全性以及完整性無法得到保障。

2 提高水電工程項(xiàng)目檔案管理的辦法

2.1完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)和體系網(wǎng)絡(luò)

水電工程項(xiàng)目單位如果沒有建立完善的組織機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系，項(xiàng)目檔案管理可能出現(xiàn)散亂的局面，很難保障項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和安全。只有完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)，搭建檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)，配備檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)和滿足工作需要的檔案員，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)檔案管理水平提升。

2.2健全檔案管理工作制度

有關(guān)部門需要完善檔案管理工作體系與制度，讓所有人員在遵守國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作條例完成各項(xiàng)工作。同時(shí)，要使檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容更加規(guī)范合理，顯著增強(qiáng)檔案管理水平。比如，可以設(shè)立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并采取責(zé)任制考核的工作模式，以提升檔案管理人員的工作積極性，端正其工作態(tài)度，能夠認(rèn)真、細(xì)致、高質(zhì)量地完成任務(wù)，讓檔案資料順利歸檔，保證檔案的完整性以及安全性。

2.3強(qiáng)化檔案管理人員技能培訓(xùn)工作

水電工程主管部門應(yīng)積極開展多種類型的培訓(xùn)工作，為檔案管理人員提供增強(qiáng)自身能力的平臺(tái)與機(jī)會(huì)，使其能在第一時(shí)間了解檔案管理的相關(guān)新知識(shí)、新標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，還需要讓檔案管理人員對(duì)所學(xué)內(nèi)容進(jìn)行交流探討，通過“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”“師帶徒、老帶新”，定期對(duì)檔案人員開展培訓(xùn)，更好地將理論知識(shí)與技能運(yùn)用到實(shí)際管理工作中，解決檔案管理過程中存在的各種問題，進(jìn)一步提升檔案管理的效率與水平。

2.4規(guī)范移交手續(xù)

有關(guān)部門應(yīng)制定出合理完善的檔案移交規(guī)定，讓移交步驟以及操作滿足相關(guān)的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，使得所有的參建單位可以履行檔案移交職責(zé)，讓檔案資料移交工作井然有序的完成。在辦理移交手續(xù)時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查檔案的所有內(nèi)容，并承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。若檔案資料準(zhǔn)確、完整，滿足相關(guān)的移交要求，便可以辦理移交手續(xù)，若發(fā)現(xiàn)檔案文件存在問題，應(yīng)在第一時(shí)間指出，并讓相關(guān)工作人員進(jìn)行整改，待合格后方可辦理移交手續(xù)。采取這樣的方法，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量，為檔案管理人員減輕工作壓力，提升檔案管理工作的服務(wù)效能，從而更好地維護(hù)水電工程各項(xiàng)建設(shè)工作的開展。

2.5加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的投入

若想提升水電工程檔案管理工作效率，企業(yè)就應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的全新要求。首先，需要加強(qiáng)在硬件設(shè)施方面的投入，將一些老舊損壞的檔案管理設(shè)備進(jìn)行更換，如應(yīng)用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒，讓所有的檔案文件得到有效保存。與此同時(shí)，還需設(shè)置條件良好的檔案室，嚴(yán)格把控檔案室內(nèi)的濕度與溫度，讓檔案室環(huán)境符合國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，還應(yīng)配備專門的檔案櫥柜以及計(jì)算機(jī)裝置，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，為檔案保存提供便利條件，使檔案管理工作更加智能化、信息化。

3 結(jié)束語

綜上所述，水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)需要長期持續(xù)開展、科學(xué)性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理水平的高低會(huì)反映整個(gè)項(xiàng)目的工程建設(shè)質(zhì)量，影響后期查考和利用。因此，水電工程建設(shè)項(xiàng)目要不斷完善和規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，利用現(xiàn)代科技數(shù)字化信息管理技術(shù)等多種手段，提高項(xiàng)目檔案管理水平。

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