加強高校檔案管理信息化建設(shè)探究

王翠

摘要：檔案管理是高校管理的一部分，對推動高?？蒲薪虒W(xué)管理、學(xué)生管理等都有重要作用。隨著當下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛深入應(yīng)用，人們的生產(chǎn)與生活發(fā)生巨大變革，也對高校檔案管理提出了信息化建設(shè)要求，作為高校檔案人員應(yīng)充分認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，著重從制度、資源和開發(fā)利用等方面不斷加強，更好地適應(yīng)時代發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化

信息化技術(shù)在進入新世紀以后迅猛發(fā)展，高校積極推動內(nèi)涵式發(fā)展，為在網(wǎng)絡(luò)信息時代改進和強化檔案管理提供良好的技術(shù)基礎(chǔ)、發(fā)展環(huán)境，指明高校檔案管理的信息化建設(shè)道路。但是在檔案管理信息化建設(shè)的推進中，檔案管理制度不全、信息資源建設(shè)不力、開發(fā)利用方式落后等問題越來越突出，只有解決好這些問題，才能進一步加強高校檔案管理信息化建設(shè)。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

國家于2020年6月20日修訂通過《中華人民共和國檔案法》并予以公布，從2021年1月1日起施行。新《檔案法》緊跟新時代發(fā)展檔案事業(yè)的新要求、新趨勢，增添檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，正式提出了電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具備同等效力，同時鼓勵對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。毋庸置疑，國家從法律層面確立電子檔案的關(guān)鍵性地位，為各企事業(yè)單位指明了檔案管理改革方向。

高校檔案管理主要涉及到學(xué)校的教育教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生個人信息資料、財務(wù)資料以及黨政工作資料等的管理，對提升教育教學(xué)水平、增強科研能力、完善學(xué)生管理、優(yōu)化財務(wù)管理、強化黨政工作等意義重大。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來越發(fā)達，電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案相比具有突出優(yōu)勢，不僅能實現(xiàn)無紙化辦公，瞬時采集并更新檔案數(shù)據(jù)，基于數(shù)字加密確保檔案內(nèi)容不被隨意修改，還能依托高度發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)隨時隨地查閱，打破信息壁壘，快速開發(fā)、傳遞、利用檔案信息資源，促進信息共享，使得高校檔案管理信息化建設(shè)成為必然趨勢。如今信息化技術(shù)依舊在不斷進步，今后使用電子檔案會更便捷、安全，把檔案信息化提高到新的層次，保障檔案管理在高校管理中發(fā)揮更大的價值[1]。

二、加強高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）建立健全檔案管理制度

在檔案管理信息化建設(shè)中，廣泛使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使得高校電子檔案更簡單、便捷、準確，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔標準、管理制度不再適用于電子檔案，需要完善建立信息化歸檔制度及標準，形成雙軌制歸檔，在很好地歸檔電子檔案、及時補充信息和更新信息的同時做好紙質(zhì)檔案歸檔工作，準確錄入紙質(zhì)檔案信息。另外，在檔案管理過程中，檔案信息要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化的整理與傳播，只有規(guī)范檔案的保管與保密制度，才能預(yù)防檔案信息泄露，保護學(xué)校及個人信息安全，加快檔案管理信息化建設(shè)進程[2]。具體而言，要完善檔案安全管理制度，檔案人員積極學(xué)習(xí)安全知識，增強安全意識，深刻認識到泄露檔案信息可能造成的危害，減少因個人失誤引發(fā)檔案安全事故;為了保證電子檔案的形成及保管無誤，要讓計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運行，預(yù)防因操作失誤導(dǎo)致檔案信息遺漏或缺失，同時添加防泄和加密等計算，杜絕惡意篡改檔案數(shù)據(jù);在檔案信息的傳輸中要使用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，避免計算機被病毒入侵或惡意攻擊等。在完善的安全管理制度和體系之下，檔案人員及時發(fā)現(xiàn)問題并反饋，妥善解決安全問題，保障檔案信息化發(fā)展。

（二）加強檔案信息資源建設(shè)

高校檔案信息資源的來源多種多樣，涉及到傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、接收電子檔案、各立檔方直接導(dǎo)入現(xiàn)行電子文件、基于知識管理與知識服務(wù)獲得的其他機構(gòu)和單位的信息資源等。加強信息資源建設(shè)是推動高校檔案管理信息化建設(shè)的必然選擇，檔案人員以用戶需求為基本導(dǎo)向，采取信息技術(shù)手段繼續(xù)拓寬信息資源來源渠道，通過知識管理理念進一步整合高校檔案信息資源，打造數(shù)字檔案館，促進檔案信息的開放和共享。與此同時，數(shù)字檔案館是高校存儲檔案、控制檔案的數(shù)據(jù)中心，應(yīng)構(gòu)建完善的一體化檔案信息綜合管理系統(tǒng)，針對文字、圖像、音頻、視頻等數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化存儲、管理，對于多元數(shù)據(jù)以及信息資源實施兼具圖、文、聲、形的集成和加工，豐富檔案資源表現(xiàn)形式，做到對檔案的自動化處理、一體化管理，提高檔案信息管理現(xiàn)代化水平。

（三）改進檔案開發(fā)利用方式

管理高校檔案的終極目的在于利用，檔案人員要加強對高校檔案的開發(fā)，基于做好校史展覽、文件匯編、科研教學(xué)成果展覽等傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用，致力于將查閱式、被動化的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)化為咨詢式、主動化的檔案服務(wù)，提供網(wǎng)絡(luò)化和多途徑的檔案檢索服務(wù)。同時搭好檔案管理人員和檔案利用者的溝通交流平臺，提供高校的人性化檔案服務(wù)[3]。例如在線咨詢，利用QQ、郵箱、微博和微信等方式及時解答檔案利用者提出的疑問、遇到的難題;在線展覽，在網(wǎng)絡(luò)上展覽高校的發(fā)展歷程、校友風(fēng)采、科研教學(xué)成就等檔案信息，擺脫時間與空間對檔案實物展覽的限制，擴大檔案展覽受眾面，使高校檔案信息發(fā)揮更大的宣傳教育功能;在線閱覽，基于檔案利用者的身份登記、查閱權(quán)限授權(quán)等，探索部分檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)借閱的實施，方便利用者查閱高校檔案，克服時空障礙，并降低因借閱實物檔案引起的原件損毀程度;重視利用現(xiàn)代信息檢索、數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，如語義分析、機器學(xué)習(xí)等，從海量檔案數(shù)據(jù)信息中提取有價值的部分，讓用戶獲得更豐富的檔案信息服務(wù)，從而使高校檔案信息開發(fā)利用更加便捷、更加高效，為本校師生以及社會各界提供更優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

三、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)水平是當前衡量高校檔案工作現(xiàn)代化程度的一項重要指標，加強檔案管理信息化建設(shè)不僅是深化高校檔案管理改革必須執(zhí)行的任務(wù)，更是推動檔案事業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的契機。高校檔案人員在檔案管理工作中借助信息化技術(shù)和設(shè)備，根據(jù)檔案改革要求大力推進檔案管理信息化建設(shè)，全面提升檔案工作水平，助力學(xué)校的管理和發(fā)展。

參考文獻

[1]段園園.網(wǎng)絡(luò)時代高校檔案信息化建設(shè)[J].智庫時代，2019（43）：111+116.

[2]金江梅.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（16）：4-6.

[3]楊雯，張北建.大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展策略[J].機電兵船檔案，2020（02）：77-80.