探究如何提高事業(yè)單位檔案館員工作的有效性

劉聰聰

摘要：推動(dòng)事業(yè)單位當(dāng)管理工作主要基于現(xiàn)階段檔案管理以及改革基本需求，展現(xiàn)事業(yè)單位中檔案管理的重要性。檔案管理是事業(yè)單位組成部分之一，對(duì)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作開展有著十分重要的影響，尤其是現(xiàn)階段國(guó)家已經(jīng)步入信息時(shí)代，檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)提高有效性，創(chuàng)新發(fā)展途徑，關(guān)乎著檔案管理的最終成效以及事業(yè)單位內(nèi)部管理水平。因此，提升但管理有效性，制定有效管理方法是目前檔案管理工作人員必須研究的課題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案館;工作;有效性

在我國(guó)社會(huì)建設(shè)發(fā)展中，事業(yè)單位改革已經(jīng)步入新階段，事業(yè)單位是國(guó)家權(quán)力行使者，更是國(guó)家公共事務(wù)的管理人員，增強(qiáng)檔案管理有效性可以為事業(yè)單位執(zhí)行公共權(quán)力創(chuàng)造有利條件，檔案管理能記錄單位內(nèi)部每個(gè)人的狀況以及工作信息等，為事業(yè)單位選拔人才提供數(shù)據(jù)上的借鑒，但從目前的檔案管理工作效果分析，仍存在極大不足，要全方位分析，做出針對(duì)性改變。

一、事業(yè)單位檔案館員工作的問題

首先，事業(yè)單位管理人員缺乏對(duì)檔案管理的重視程度。在新時(shí)期發(fā)展下，檔案管理具有一定專業(yè)性，因此要聘用專業(yè)人才，但許多單位管理層并沒有重視檔案管理的作用，導(dǎo)致檔案管理存在諸多問題，無(wú)法將檔案管理與信息手段相互融合，導(dǎo)致檔案破損，致使工作缺乏合理、科學(xué)性。

其次，事業(yè)單位并沒有形成完整的檔案管理機(jī)制。目前我國(guó)許多單位其管理方法都十分陳舊，沒有形成完整、完善的管理體系。各單位檔案主要應(yīng)用在應(yīng)付檢查方面，并沒有實(shí)質(zhì)性發(fā)展意義。除此以外，其檔案內(nèi)容填寫也過(guò)于隨意，沒有嚴(yán)格要求，更沒有制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章流程，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜，究其原因，是單位沒有形成完整的管理機(jī)制。

再次，檔案管理硬件設(shè)備無(wú)法與檔案管理工作水平相融合，更沒有與社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展水平相融合。新時(shí)期檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)等高科技技術(shù)具有強(qiáng)大的依賴性，正是這些電子產(chǎn)品提高了檔案管理的質(zhì)量，但部分事業(yè)單位并不愿意給予單管理工作充足資金，導(dǎo)致硬件設(shè)備老化，影響管理工作的進(jìn)展。

最后，檔案管理工作缺乏專業(yè)性技術(shù)人才。檔案管理是一個(gè)技術(shù)性較強(qiáng)且系統(tǒng)性的工作，但事業(yè)單位并沒有重視此類崗位，導(dǎo)致管理人員缺乏專業(yè)性，甚至沒有管理方面的知識(shí)，這對(duì)檔案管理而言十分不利。除此以外，管理人員對(duì)自身工作的態(tài)度也過(guò)于隨意，由于教育程度不足，影響了檔案管理質(zhì)量和效率。

二、提高事業(yè)單位檔案館員工作有效性的措施

第一，將信息化管理模式與傳統(tǒng)管理形式相融合。社會(huì)信息技術(shù)水平正不斷攀升，信息技術(shù)也在社會(huì)各領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，但我國(guó)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)仍使用傳統(tǒng)管理方式，這阻礙檔案管理工作的發(fā)展，因此，為了提升管理水平，使管理工作符合人民群眾總體需求，要將信息化檔案管理方法與傳統(tǒng)管理模式相融合，積極主動(dòng)采用新型管理方式。例如，在完成檔案收集后，要將具體內(nèi)容錄入在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，利用信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理、分析，從而形成電子文檔。在運(yùn)用信息技術(shù)處理檔案時(shí)也存在部分問題，例如，計(jì)算機(jī)可能出現(xiàn)故障。因此，要做好前期備份與保存工作，減少檔案信息丟失的問題。另外，事業(yè)單位需要對(duì)工作人員定期開展管理培訓(xùn)活動(dòng)，注重提高工作人員綜合素養(yǎng)，使員工在面對(duì)計(jì)算機(jī)問題時(shí)可以及時(shí)、有效的處理，確保信息準(zhǔn)確、完整，也要增強(qiáng)設(shè)備資金投入，做到及時(shí)更換設(shè)備，提高檔案管理質(zhì)量。

第二，事業(yè)單位要結(jié)合現(xiàn)行階段的改革狀態(tài)拓展服務(wù)內(nèi)容。事業(yè)單位檔案館人員要以社會(huì)發(fā)展為背景，對(duì)檔案服務(wù)形式、管理內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)，通過(guò)不斷改革豐富服務(wù)內(nèi)容。無(wú)論是進(jìn)行信息收集，還是對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存、管理、分析、整合等，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)都能帶來(lái)極大便利條件，事業(yè)單位要吸引高技能型設(shè)計(jì)人才，以管理目標(biāo)為主要依據(jù)，制定完整信息化檔案管理手段、方案、流程，在提高工作有效性的同時(shí)使管理內(nèi)容更豐富。

第三，要完善管理整體制度，以我國(guó)現(xiàn)有管理制度為根本，針對(duì)信息技術(shù)手段下的電子文檔以及交替文檔、文檔編輯等工作內(nèi)容進(jìn)行完善，聽取基層員工的想法，結(jié)合員工給出的建議，制定有效、全面的管理制度。事業(yè)單位服務(wù)內(nèi)容與性質(zhì)有所區(qū)別，在實(shí)際當(dāng)管理中要根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)定管理流程、手段，以此符合差異性的特征。這要求檔案工作人員堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，對(duì)每項(xiàng)制度和工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致分析，通過(guò)這種形式解決傳統(tǒng)管理中存在的問題，使每名員工都能發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作有效開展。

第四，在發(fā)展中要以長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光看待檔案管理工作。事業(yè)單位在開展管理工作后，并沒有產(chǎn)生顯著變化，就快速轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，這種錯(cuò)誤觀念并不利于事業(yè)單位后期發(fā)展，檔案管理工作是事業(yè)單位必須要長(zhǎng)期堅(jiān)持的一項(xiàng)復(fù)雜工作，要從長(zhǎng)遠(yuǎn)目光看待檔案管理工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的重要作用。不僅要改進(jìn)思想觀念，也要將行為與思想相互融合，做到“實(shí)踐出真知”，不僅要提高管理員的重視，也要管理人員發(fā)揮自身引導(dǎo)作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的增長(zhǎng)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作得到了一定加強(qiáng)，但就目前檔案管理工作分析，仍存在問題，例如檔案管理層不重視，檔案管理制度不完善等，人員沒有具有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)，這影響著事業(yè)單位檔案管理工作，因此，只有不斷提升技術(shù)水平，完善管理制度，提高工作人員工作態(tài)度才能實(shí)現(xiàn)檔案高效管理，以此促進(jìn)事業(yè)單位后續(xù)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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