數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理

高菊芳

摘要：在時(shí)代不斷發(fā)展下，很多事情都發(fā)生了巨大的改變。從工作到生活，信息技術(shù)帶給我們的影響無處不在。隨著這種變化，很多傳統(tǒng)的手段，已經(jīng)不能滿足我們的日常生活和需要，技術(shù)的革新，數(shù)字化的襲來，是這個(gè)時(shí)代進(jìn)步的標(biāo)志。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才是民族的未來。我們今天就其中一個(gè)小的方面，科技檔案信息化建設(shè)與管理在數(shù)字背景下需要做出的改進(jìn)作出分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字背景;科技檔案信息化;建設(shè)與管理

由于信息化和數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，其所給予人民的生活方便也越多，也極大地提高了政府工作的效能，在潛移默化中取得了人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要地位。信息量、信息傳遞的速率、數(shù)據(jù)處理的速率、以及人民使用信息技術(shù)的積極程度等均以幾何級(jí)數(shù)的方式在提高。既然有這種快捷方便的技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理方法正好可以結(jié)合數(shù)字化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。并且要與社會(huì)發(fā)展相結(jié)合，判斷社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，滿足人們的需求。

一、科技檔案信息化建設(shè)與管理的必要性

相信檔案這個(gè)詞對(duì)大家來說都非常地熟悉，它與我們每個(gè)人都息息相關(guān)。我們一直沿用的檔案管理系統(tǒng)，也起到有效的管理效果。但是中國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，隨著時(shí)間的流逝，人口的迅速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式就顯現(xiàn)出了劣勢(shì)。以往的方式不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，花費(fèi)的成本也迅速增加，傳統(tǒng)的管理方式也一直沒有尋找到有效地應(yīng)對(duì)措施。面對(duì)人們迫切的需求，和傳統(tǒng)方法的停滯，探究新管理方法成為了一種新的思路。

在當(dāng)前數(shù)字化的背景下，科學(xué)技術(shù)給人們帶來的便捷無處不在，科技檔案信息化建設(shè)與管理也不再是一個(gè)不能挑戰(zhàn)的技術(shù)。數(shù)字化是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。

數(shù)字化的本質(zhì)是大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理，通過數(shù)據(jù)的分析整理得出結(jié)論，從而達(dá)到提高企業(yè)內(nèi)部效率的結(jié)果。而檔案管理正是因?yàn)槠鋽?shù)據(jù)的龐大，才讓人們不滿足于傳統(tǒng)的管理方法，因此，檔案管理的數(shù)字化也是一種必然趨勢(shì)。當(dāng)我們?cè)诩夹g(shù)的推動(dòng)下信息處理變得越來越快、越來越強(qiáng)，人工智能服務(wù)將成為核心剛需。人的計(jì)算能力終將有限，大量的信息需要被技術(shù)產(chǎn)品所處理，這無疑會(huì)促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理的實(shí)施策略

（一）建設(shè)新的檔案收集系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人類的學(xué)習(xí)速率也在日益提高，也就是說從數(shù)碼處理時(shí)期到微機(jī)時(shí)代，再到互聯(lián)網(wǎng)的信息時(shí)代，人類學(xué)習(xí)速率也越來越快，這就需要人們?cè)趯W(xué)習(xí)管理模式同時(shí)也要適應(yīng)新方法的特點(diǎn)和新的學(xué)習(xí)模式。既然要革新，就不能既要、又要、還要。既想要傳統(tǒng)管理的便利，又想擺脫傳統(tǒng)管理的弊端，還嫌改變麻煩。這樣的瞻前顧后，又不想付出的想法是不能讓革新順利進(jìn)行的。明確革新的初衷，根據(jù)實(shí)際情況做好前期的調(diào)查和準(zhǔn)備工作，并且要對(duì)科技檔案有具體的了解，知此知彼，建設(shè)新的檔案收集系統(tǒng)。

（二）選擇科學(xué)的管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理方法，是經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐才能沿用至今的，并且具有合理性和有效性，而新技術(shù)的轉(zhuǎn)換，也需要吸取傳統(tǒng)管理方法的形成經(jīng)驗(yàn)，制定出科學(xué)的管理模式。完善管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，以求新制度的順利實(shí)行。

當(dāng)前世界流行的兩種模式：一是科學(xué)管理（控制式管理），二是賦能式管理。第一種主要是以人性本惡的角度出發(fā)，人本性懶散，不愿意工作，管理方式主要利用人的恐懼。第二種方式是賦能式管理，這種方式主要是假定人性本善，有自我實(shí)現(xiàn)的沖動(dòng)。這種管理方式對(duì)人才的要求很高，主張管理就是服務(wù)。

具體應(yīng)該如何選擇，則是需要看具體場(chǎng)景，具體問題具體分析。我們目前討論的檔案信息化管理，由于涉及的方面眾多，考慮到今后的信息共享時(shí)代，控制式的管理方式更加適合。檔案管理是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，關(guān)系到的人員廣，必須有一個(gè)統(tǒng)一嚴(yán)格的管理制度才行。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的管理人才

專業(yè)的管理制度需要專業(yè)的管理人才來維護(hù)，人才的培養(yǎng)和組建，對(duì)于科技檔案信息化建設(shè)與管理是很有必要的。傳統(tǒng)的管理人員對(duì)新技術(shù)并不熟悉，新技術(shù)的引入勢(shì)必需要懂技術(shù)的人來操作。對(duì)于老員工的培訓(xùn)是勢(shì)在必行的，掌握新的技術(shù)不僅僅是未來的工作要求，也是對(duì)于新的管理模式的優(yōu)化和二次開發(fā)的基礎(chǔ)。

三、科技檔案信息化建設(shè)與管理未來的發(fā)展方向

順應(yīng)當(dāng)今的發(fā)展，大力的建設(shè)信息化檔案，不得不承認(rèn)，科技檔案的信息化建設(shè)帶給我們的益處是巨大的，但是未來的發(fā)展過程中也要考慮到，管理人員在使用了這么久的傳統(tǒng)管理方法突然轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的管理方式，管理人員在觀念上的轉(zhuǎn)變也需要時(shí)間。同時(shí)也要加強(qiáng)檔案的安全存儲(chǔ)，畢竟檔案對(duì)于人們來說是特殊文件，記錄著大家的各種信息，是私密的存在。在實(shí)踐的過程中科技檔案信息化的效果明顯，成果突出，這也證明了，我們選擇檔案信息化是正確的。展望科技檔案信息化建設(shè)與管理未來的發(fā)展前景，我們應(yīng)該在實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，快速解決問題。隨時(shí)關(guān)注科學(xué)技術(shù)的更新，不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)，強(qiáng)化管理人員的專業(yè)技術(shù)。爭(zhēng)取讓科技檔案信息化建設(shè)與管理系統(tǒng)快速的形成一個(gè)結(jié)構(gòu)完整、規(guī)范安全、方便快捷的資源共享機(jī)制，解除目前所有的困擾。

結(jié)束語：

總之，傳統(tǒng)檔案管理存在諸多問題，必須向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]章麗華. 數(shù)字環(huán)境背景下電影檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的路徑研究[J]. 青年與社會(huì)，2019（20）：218-219.

[2]田雯. 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下科技檔案管理和數(shù)字化建設(shè)研究[J]. 城建檔案，2020（8）：19-21.

[3]吳超娜. 信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)的要點(diǎn)分析[J]. 名城繪，2019（3）：503-503.

[4]謝干蘭. 高校檔案信息化建設(shè)背景下教學(xué)電子檔案的管理研究[J]. 現(xiàn)代教育論壇，2020，3（9）：73-74.

[5]黃曉云. 大數(shù)據(jù)思維背景下檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策與建議[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，No.265（28）：14-15.