對(duì)地質(zhì)科技檔案的管理及利用探究

劉放

摘要：地質(zhì)科技檔案，在地質(zhì)工作的開發(fā)與研究過程中占據(jù)重要位置，對(duì)地質(zhì)工作者有著重要的參考意義。隨著時(shí)代的發(fā)展，地質(zhì)部門的各項(xiàng)工作都有了新的發(fā)展，成果檔案也逐漸豐富起來，與此同時(shí)也帶來了地質(zhì)科技檔案管理的問題。地質(zhì)科技檔案管理工作必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、注重創(chuàng)新，不斷優(yōu)化管理方法，為地質(zhì)工作的開發(fā)與研究提供更多詳實(shí)的信息支持，從而更好地發(fā)揮檔案資源的作用。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)科技檔案;管理;利用

地質(zhì)部門研究領(lǐng)域廣，研究成果豐富，具有明顯的繼承性。地質(zhì)科技檔案是對(duì)地質(zhì)工作的真實(shí)記錄，對(duì)地質(zhì)工作者進(jìn)行地質(zhì)工作的開發(fā)與研究具有重要參考意義。因此，需要對(duì)地質(zhì)科技檔案管理進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化。為了更好地對(duì)地質(zhì)科技檔案進(jìn)行管理，發(fā)揮其參考作用，必須要對(duì)地質(zhì)科技檔案的管理和利用工作給予高度重視。但是地質(zhì)科技檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在新時(shí)代背景下要結(jié)合信息技術(shù)的特點(diǎn)對(duì)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作進(jìn)行創(chuàng)新，為地質(zhì)工作者構(gòu)建更高效有用的服務(wù)模式，推動(dòng)地質(zhì)科技檔案管理及利用向科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

一、我國地質(zhì)科技檔案管理和利用工作中存在的問題

地質(zhì)科技檔案是地質(zhì)研究工作者在開發(fā)與研究過程中的重要成果，是極具價(jià)值的工作經(jīng)驗(yàn)，也是促進(jìn)地質(zhì)開發(fā)與研究工作發(fā)展的重要信息資源。但是，就我國目前地質(zhì)科技管理和利用工作來說，仍然存在著諸多問題。

1.地質(zhì)科技檔案收集制度不健全

地質(zhì)科技檔案，類型多樣，種類豐富，但是在管理和利用過程中卻沒有一個(gè)完善的檔案收集制度，導(dǎo)致許多有價(jià)值的地質(zhì)科技資源沒能夠有效及時(shí)的收集起來，這是對(duì)地質(zhì)科技資源的巨大浪費(fèi)。其次，對(duì)于已經(jīng)收集起來的地質(zhì)科技資源，缺乏健全的檔案管理制度和配套設(shè)施。一方面由于沒有健全的檔案管理制度，管理人員不能有效地對(duì)收集到的地質(zhì)科技資料進(jìn)行分類歸檔，導(dǎo)致歸檔工作混亂無序。另一方面，由于缺乏先進(jìn)的配套設(shè)備，一些比較珍貴的地質(zhì)科技資源由于儲(chǔ)存不當(dāng)或者遭受自然災(zāi)害的影響而損壞或遺失。最后，很多科技檔案管理部門也沒有制定一套利用制度，導(dǎo)致很多有用的地質(zhì)科技檔案沒能很好地發(fā)揮它們應(yīng)有的價(jià)值。

究其原因，主要是相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員對(duì)地質(zhì)科技檔案管理工作不重視，沒有意識(shí)到地質(zhì)科技檔案的重要性，因而沒有給予足夠的資金、人才和制度上得支持，而這些因素往往是制約我國地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的重要因素。

2.地質(zhì)科技檔案管理信息化建設(shè)程度低

近年來，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，迎難而上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加快地質(zhì)科技檔案管理和利用工作朝信息化方向發(fā)展。但是，由于地質(zhì)科技檔案資料豐富、種類繁多、要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，在開始階段必然需要大量的人員參與其中，還需要有先進(jìn)的信息技術(shù)制備作支持。然后，很多地質(zhì)科技檔案管理部門，并沒有大量的檔案管理人員，也沒有先進(jìn)的信息化設(shè)備，管理模式仍然是傳統(tǒng)的方式。即使一些地方更新了信息及時(shí)設(shè)備用于促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理信息化，但是由于管理人員年紀(jì)大，沒有掌握信息技術(shù)技能，也不會(huì)操作先進(jìn)設(shè)備。這些各種各樣的因素都制約了地質(zhì)科技檔案管理和利用信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.地質(zhì)科技檔案管理人員水平不足、意識(shí)不先進(jìn)

縱觀我國各個(gè)地方的地質(zhì)科技管理部門，均有一個(gè)比較相似的問題，即管理人才不足、管理人員管理水平低、意識(shí)不先進(jìn)的情況。很多地質(zhì)科技檔案管理人員年齡偏大，甚至不是管理專業(yè)出生，對(duì)于檔案管理理念一知半解，管理觀念老舊不能緊跟時(shí)代潮流，總體管理綜合素質(zhì)不高。此外，在管理意識(shí)方面，管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有意識(shí)到做好檔案管理工作的重要性，也不會(huì)積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)與檔案管理的理論知識(shí)，提升自身的專業(yè)素養(yǎng);沒有更新思想的意識(shí)，不會(huì)主動(dòng)關(guān)注時(shí)代變化帶來的管理上的情況變化，對(duì)行業(yè)動(dòng)態(tài)了解甚少。在信息素養(yǎng)方面，信息技術(shù)操作水平不高，掌握的信息技術(shù)技能少，不能夠有效地利用信息化設(shè)備來進(jìn)行檔案管理。這些因素不僅直接影響到檔案管理工作人員的管理水平，更是直接制約了我國地質(zhì)科技檔案管理的有效發(fā)展。

二、地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的必要性和重要性

1.地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要

進(jìn)入21世紀(jì)，便進(jìn)入了信息技術(shù)時(shí)代，我國信息技術(shù)水平的不斷提升與發(fā)展使得信息技術(shù)已經(jīng)延伸到人們?nèi)粘５墓ぷ髋c學(xué)習(xí)過程中，甚至已經(jīng)離不開信息技術(shù)。從這一個(gè)角度來講，地質(zhì)科技檔案管理和利用工作要發(fā)展與創(chuàng)新，也必須要適應(yīng)時(shí)代變化發(fā)展需要，構(gòu)建地質(zhì)科技檔案的信息化管理和利用模式。地質(zhì)科技檔案管理部門要貫徹國家的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，帶頭引進(jìn)一批先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，為促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用的信息化水平提供強(qiáng)大的物質(zhì)載體。其次，也要注重更新檔案管理人員的信息化管理理念，因?yàn)樾畔⒒芾硎切畔⒒瘯r(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求，也是促進(jìn)我國地質(zhì)科技檔案管理向正確方向發(fā)展的重要保障，所以要推進(jìn)用先進(jìn)的管理思想來指導(dǎo)管理工作，從而提高信息化管理水平?？偠灾瑥臅r(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)來看，推動(dòng)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在要求。

2.地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新有利于促進(jìn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化

地質(zhì)科技檔案管理和利用工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，也是一項(xiàng)必須與時(shí)俱進(jìn)、注重創(chuàng)新發(fā)展的工程。檔案管理和利用工作是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)，直接關(guān)系到地質(zhì)科技檔案的應(yīng)用價(jià)值和利用效率。隨著時(shí)代的變化發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各類檔案管理工作中，要促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新，也需要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，為地質(zhì)科技檔案管理構(gòu)建規(guī)范和科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)，檔案管理工作者可以通過這一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)來進(jìn)行管理、收集、歸檔、分類工作，創(chuàng)新檔理模式，解決以往檔案管理中存在的管理混亂、收集、歸檔沒有秩序的情況，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的一體化進(jìn)程，推動(dòng)其往規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化方向發(fā)展。因此，從推動(dòng)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作走上一個(gè)新臺(tái)階來講，必須要以信息化管理為重要依托，從而促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化。

3.地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新有利于提高檔案利用效率

地質(zhì)科技資料每一年都會(huì)隨著地質(zhì)研究工作者研究工作的開展而不斷增加，運(yùn)用傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理手段，每年都需要大量的人力和物力進(jìn)行地質(zhì)科技資料的整理和歸檔工作，而且效率非常的低下，不僅是對(duì)人力資源的一種浪費(fèi)，也嚴(yán)重影響到了檔案資料的利用效率。因此，需要對(duì)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、功能強(qiáng)大的技術(shù)設(shè)備和管理載體，通過這些因素的有機(jī)融合，從而實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理，從而為提高檔案的利用率提供了有力保障。一方面，高效地將各類地質(zhì)科技檔案進(jìn)行分類歸檔，縮減了管理人員耗在分類和歸檔的時(shí)間，將省出來的時(shí)間利用到最新地質(zhì)科技資料的管理上，使最新地質(zhì)科技資料能快速上架使用。另一方面，高效地將各類地質(zhì)科技檔案進(jìn)行分類歸檔，可以增加這些資源服務(wù)不同地質(zhì)研究工作者的時(shí)間，使需要的人能夠快速地查閱到相關(guān)資料。這都極大地提高了地質(zhì)科技資料的利用率，發(fā)揮了這些資料應(yīng)有的價(jià)值。

三、在新時(shí)代促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的方法

地質(zhì)科技檔案是地質(zhì)科技工作者通過辛苦勞動(dòng)匯聚起來的勞動(dòng)結(jié)晶，是人類在地質(zhì)科學(xué)研究中收獲到的重要研究成果，對(duì)于推進(jìn)我國和世界地質(zhì)研究具有重要的參考價(jià)值和意義。地質(zhì)科技檔案管理和利用工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，管理和利用二者密不可分，在新時(shí)代尋求更好地促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的有效方法，對(duì)于提高地質(zhì)科技檔案管理和利用效率、發(fā)揮地質(zhì)科技檔案的價(jià)值等方面均具有重要意義。

1.重視檔案人才培養(yǎng)，提升檔案管理能力

人才是最重要的資源，管理人才是做好科技檔案管理工作的核心，形成以管理人才為核心的科技檔案管理隊(duì)伍是促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的重要內(nèi)容。因此，作為地質(zhì)科技檔案管理部門，首先要做好人才，特別是管理人員的培育工作。根據(jù)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的特點(diǎn)，結(jié)合新時(shí)代發(fā)展的形式，創(chuàng)新人才培養(yǎng)與發(fā)展模式，培育一批具備專業(yè)地質(zhì)科技檔案管理知識(shí)、同時(shí)又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才隊(duì)伍，引導(dǎo)隊(duì)伍人員注重拓展自身專業(yè)視野，積極關(guān)注地質(zhì)科技檔案管理的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，從而推動(dòng)自己成為一名既具有專業(yè)管理能力，又具有信息化處理和加工能力的新時(shí)代復(fù)合型人才。

為了更好地培養(yǎng)人才和進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，地質(zhì)科技檔案管理部門應(yīng)該定期為管理隊(duì)伍開展專業(yè)管理知識(shí)培訓(xùn)，使管理隊(duì)伍人員能夠時(shí)刻使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)與時(shí)代發(fā)展同步，此外，為了推動(dòng)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，還要定期開展信息化技術(shù)培訓(xùn)，使管理隊(duì)伍人員能夠?qū)W習(xí)最新的信息化技術(shù)知識(shí)和科學(xué)的管理手段和技術(shù)，用信息化技術(shù)更好地開展地質(zhì)科技檔案管理和利用工作。

2.建立健全科學(xué)的檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理和利用工作一體化

健全的科學(xué)的檔案管理制度是順利開展地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的重要保障。在新時(shí)代促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新，要建立健全科學(xué)的檔案管理制度。第一，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)和地質(zhì)研究工作的實(shí)際需要，根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，構(gòu)建起從科技檔案收集到利用整個(gè)流程的檔案管理制度。通過對(duì)這四個(gè)方面的管理，慢慢地強(qiáng)化每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理，發(fā)揮好制度的保障性作用。由于地質(zhì)科技檔案管理和利用的效果與管理隊(duì)伍人員有著密切的關(guān)系，因此為了更好地鼓勵(lì)地質(zhì)科技檔案管理人員和更多的地質(zhì)研究人員參與到檔案管理利用中來，表彰先進(jìn)，需要建立健全與地質(zhì)科技檔案管理工作有關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，使更多的地質(zhì)研究工作者參與到地質(zhì)科技檔案管理和利用的建設(shè)中來，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)科研成果的收集和分享。最后，還要根據(jù)不同的地質(zhì)研究內(nèi)容，對(duì)地質(zhì)科技檔案進(jìn)行分類管理，因此，還需要建立起檔案分類管理和制度標(biāo)準(zhǔn)，借助相關(guān)的檔案管理軟件和信息技術(shù)，明確分類細(xì)則，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的地質(zhì)科技檔案管理工作。

3.與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

如今是信息化時(shí)代，信息化的飛速發(fā)展為各種重要文獻(xiàn)資料的收集、存儲(chǔ)、傳播提供了強(qiáng)大動(dòng)力。在新時(shí)代，必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。為了做到這一點(diǎn)，檔案管人員首先要在思想上強(qiáng)化自身的檔案信息化意識(shí)，注重檔案信息化管理工作。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的重要發(fā)展方向。因此，檔案管理人員要重視地質(zhì)科技檔案資料的數(shù)字化處理工作，利用多種技術(shù)載體，提高檔案在線查閱與使用的效率。此外，檔案管理人員還要加強(qiáng)檔案的數(shù)字化加工和備份工作，通過掃描、上傳等方式將檔案的數(shù)字資源存儲(chǔ)到多個(gè)網(wǎng)絡(luò)云端并進(jìn)行定期更新，通過這個(gè)方法保存好重要的地質(zhì)科技資料，以備不時(shí)之需?？偠灾谛畔⒒瘯r(shí)代，地質(zhì)科技檔案管理工作是一項(xiàng)必須要與時(shí)俱進(jìn)的管理工作，利用信息化技術(shù)，不僅方便了管理人員的管理工作，也更好地為地質(zhì)研究科技工作者提供更加優(yōu)質(zhì)、便利的檔案信息服務(wù)，對(duì)于任何一方來說，都是有利無害。因此，檔案管理人員要加強(qiáng)自身的信息技術(shù)技能學(xué)習(xí)，這也是新時(shí)代對(duì)地質(zhì)科技檔案管理工作者的重要要求。

4.創(chuàng)新地質(zhì)科技檔案服務(wù)模式，提升檔案利用率

如果地質(zhì)科技檔案只是一味地存放于檔案存放，將其束之高閣而不加以利用，這些地質(zhì)科研人員辛苦收集起來的資料將會(huì)被浪費(fèi)，其價(jià)值也不能發(fā)揮出來。因此，為了更好的提升地質(zhì)科技檔案的利用率，使這些“躺在”檔案館的資料“活”起來，必須要?jiǎng)?chuàng)新地質(zhì)科技檔案服務(wù)模式。來借鑒參考地質(zhì)科技檔案的一般都是地質(zhì)研究的相關(guān)工作人員，但是由于地質(zhì)科技檔案均儲(chǔ)存在檔案館，不能供大家隨時(shí)查看，從而大大降低了檔案的參考率。因此，檔案管理人員要主動(dòng)服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的強(qiáng)大功能和優(yōu)勢(shì)，完善網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，開發(fā)地質(zhì)科技檔案查閱軟件，將儲(chǔ)存于檔案館里的地質(zhì)科技檔案進(jìn)行掃描，上傳到相關(guān)的地質(zhì)檔案軟件里，供大家隨時(shí)隨地地查閱，使藏與檔案館的地質(zhì)科技檔案“活”起來。檔案管理人員不僅要關(guān)注檔案的檢索與查閱效率，了解使用者對(duì)該軟件的使用感受，不斷優(yōu)化軟件服務(wù)水平，使該軟件更好地為讀者服務(wù)。此外，檔案管理人員還要及時(shí)對(duì)最新的地質(zhì)科技檔案進(jìn)行存檔、歸類、掃描、上傳，使讀者能夠看到最新的資料，發(fā)揮地質(zhì)科技檔案的最大價(jià)值。

四、結(jié)束語

做好地質(zhì)科技檔案管理和利用工作，有利于發(fā)揮出檔案資料對(duì)地質(zhì)研究工作以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的意義。所有的地質(zhì)科技資料都是地質(zhì)科技研究人員經(jīng)過辛苦實(shí)踐和研究才形成的重要資料，地質(zhì)科技檔案管理人員必須要意識(shí)到這一點(diǎn)并且做好相應(yīng)的管理和利用工作。就目前而言，我國地質(zhì)科技檔案管理和利用工作仍然存在著出多問題，但是我們也必須對(duì)這項(xiàng)工作充滿信心，通過不斷地優(yōu)化管理制度、提升管理人員技能和水平、創(chuàng)新檔案管理和利用手段，相信我國的地質(zhì)科技檔案管理和利用工作一定能夠更上一層樓，從而更好地發(fā)揮出檔案管理的作用。

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