學生事務(wù)信息化管理的初探

焦鈺環(huán)　杜艷　荊彥超　柳芊璞

摘要：當前很多學校存在學生日常事務(wù)性工作辦理效率低下的問題，現(xiàn)可通過開發(fā)公眾號來有效解決。本文以G高校Y學院為例，對其“掌上YW”公眾號的開發(fā)與使用進行研究，以期讓該學院的學生事務(wù)的管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：掌上YW;信息管理;公眾號

學生事務(wù)管理，是指對學生非學術(shù)型活動以及課外活動的管理。伴隨著信息時代的到來，學生事務(wù)管理不僅要實現(xiàn)專業(yè)化和系統(tǒng)化，更要結(jié)合時代的需求實現(xiàn)信息化。G高校Y學院故開發(fā)“掌上YW”微信公眾號平臺對學生事務(wù)信息化管理進行初步的探索。

一、學生事務(wù)信息化管理現(xiàn)狀分析

（一） 國內(nèi)高?，F(xiàn)狀

目前很多高校都對學生事務(wù)管理信息化建設(shè)進行了探索和嘗試。例如，遼寧某職業(yè)學院在實行信息化建設(shè)時，使用“釘釘”來實現(xiàn)“智能請假”、“學生寢室管理”、“學生德育成績推送”等。此外，楊莉在《淺析 “移動數(shù)字校園”的應(yīng)用開發(fā)平臺》一文中也對“移動數(shù)字校園”的開發(fā)提出了一些思考和建議。

（二）國外高?，F(xiàn)狀

美國、日本等發(fā)達國家在學生事務(wù)管理方面的研究已經(jīng)有了相對完善的理論體系，但關(guān)于學生事務(wù)的信息化管理研究還較少。國外高校通過設(shè)立學生事務(wù)管理協(xié)會或?qū)W生事務(wù)辦理大廳的方式，對高校學生學習、生活等方面進行管理。

（三）G高校Y學院現(xiàn)狀

G高校是一所普通高等本科院校，Y學院為其二級學院。由于剛進校的學生對辦公軟件不熟悉，在填寫材料時常出現(xiàn)格式錯誤，導(dǎo)致材料審核不過關(guān)，返工次數(shù)增加，不僅占用學生學習和課余的時間，還浪費紙張和金錢。所以Y學院需要利用信息化管理來提高學生的學籍管理、收發(fā)材料、安全保衛(wèi)等多個方面的工作效率。

二、“掌上YW”平臺

（一）“掌上YW”平臺簡介

“掌上YW”平臺，是G高校Y學院為處理學生事務(wù)而設(shè)立的微信公眾號平臺。平臺涉獵范圍較廣，包含學生思想教育、生活、學習等板塊。可在線上完成會場簽到、線上學習、活動報名、文件收發(fā)等事務(wù)。

（二）內(nèi)部功能

1、會場簽到

G高校Y學院經(jīng)常會安排教學實踐周或?qū)W習交流周，需要將學生的學習地點從教室轉(zhuǎn)移到交流的會場中。因參會場地大、參會學生人數(shù)多，導(dǎo)致各班級組織點名的難度大大增加。為解決這一問題，“掌上YW”平臺設(shè)有“會場簽到”功能，該功能不僅可以定范圍、定時間還可以收集學生在會場的照片證明，簽到、簽退只需一分鐘。

2、 線上學習

為提高學生的學習效率和靈活學習方式，G高校Y學院會不定期的發(fā)放調(diào)查問卷或組織不同類型的線上學習和知識競賽。“掌上YW”平臺設(shè)立線上學習板塊，學生通過“小小答題”完成學習?！靶⌒〈痤}”功能齊全，問卷生成快速，學生在選擇選項后可及時獲取正確答案，管理人員也可在后臺及時掌握學生答題的情況。

3、活動報名

G高校Y學院擁有豐富多彩的學生活動，如“校園歌手大賽”、“運動會”等。Y院在擁有“掌上YW”平臺之前，采用填寫在線文檔的方式進行報名，但會出現(xiàn)信息不全、信息被篡改等問題?！罢粕蟉W”平臺內(nèi)部設(shè)立“活動報名”專欄，不僅可以解決以上問題，還可以有效減少活動周期長、結(jié)果公示慢等情況。

4、 文件收發(fā)

在G高校Y學院的學生日常管理中，常需要采集學生們的各種信息，由于學生對辦公軟件不熟悉，導(dǎo)致表格填寫的格式不合格，需要學生不斷的進行修改。通過“掌上YW”平臺，學生可以快速獲取自己所需表格的源文件，根據(jù)樣表填寫表格內(nèi)容，這樣就會大大降低錯誤率。

5、作業(yè)收取

G高校Y學院在核實學生線上學習完成率時，需要收集截圖來作為材料支撐。“掌上YW”平臺設(shè)有班級管理，可下發(fā)“收取作業(yè)”的任務(wù)，學生可在規(guī)定時間內(nèi)上傳附件。平臺會設(shè)置自動提醒，可以有效減少學生錯過通知的現(xiàn)象。

三、平臺建設(shè)存在的問題

（一）平臺板塊有待拓展

在“掌上YW”平臺開發(fā)建設(shè)的過程中，我們也遇到了一些問題。例如，學生的部分需求在平臺內(nèi)部沒有設(shè)立，還有學生不會下載附件等。為方便學生的使用，平臺后續(xù)將會設(shè)立“關(guān)于平臺”和“留言”的板塊，不斷更新學生的問題并給予反饋。

（二）辦公流程有待更新

“掌上YW”平臺的建設(shè)與運行，需要得到學院、老師以及各類學生組織的支持和積極配合，以形成新的辦公流程和辦公體系。下發(fā)通知盡量內(nèi)容簡潔明確、步驟清晰、便于學生理解，學生才可以更好的配合辦公室完成各項任務(wù)。

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為我們的生活帶來了更多便利，而學生事務(wù)管理的信息化，可以為學生帶來學習和生活上的便利。公眾號的申請難度低、操作簡單，是Y學院實現(xiàn)簡易“數(shù)字校園”的最佳手段。

結(jié)語

綜上所述，經(jīng)過初步的探究，學生事務(wù)信息化管理具備可行性，可使教師與學生組織的辦公更加便捷。

參考文獻：

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課題：學生事務(wù)信息化管理應(yīng)用開發(fā)—以貴州師范學院音樂舞蹈學院為例，審批單位：貴州師范學院（2020DXS118）