更新檔案管理理念 實現檔案管理規(guī)范化

林泓鈺

【摘要】隨著科技發(fā)展，多種先進技術設備的出現，為檔案管理的發(fā)展指明了方向。在此基礎上，如何摸索適合自身發(fā)展的檔案管理道路，成為炙手可熱的話題之一?；诖?，本文主要針對檔案部門目前管理工作發(fā)展現狀以及如何實現管理規(guī)范化等內容進行探討，力求為檔案管理工作提供一定的參考。

【關鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;科技化;信息化

檔案管理是體現檔案部門成長與發(fā)展、對檔案信息進行管理并提供利用服務的記錄工具，其所記錄的均是全部活動的真實過程，在很大程度上為各項工作提供了一定的參考依據。針對我國目前社會形勢進行分析，發(fā)現在跟隨時代潮流的同時，保證檔案管理規(guī)范化的檔案管理體系已逐漸成為趨勢所在，為檔案部門管理工作的發(fā)展指出明確的目標。檔案部門若想致力于創(chuàng)新檔案管理、促進長遠發(fā)展，就必須將檔案管理的落后理念切實進行更新，適應和滿足時代發(fā)展所需。

一、我國目前檔案管理現狀

（一）檔案管理重視不夠。傳統思想觀念認為，檔案管理是一項事務性的保管工作，無法適應檔案管理規(guī)范化的要求，無法體現現代科學化、信息化的優(yōu)勢?；谖覈壳皺n案管理現狀來看，常出現對各類重要檔案未給予足夠重視，導致不能對資料等進行及時有效的整理，因此工作中檔案材料缺失現象頻發(fā)。而部分檔案管理人員自身能力不足，在工作中常受到專業(yè)知識、時間等多種因素影響，因為專業(yè)水平較低，工作中缺乏重心，常出現檔案資料存檔不及時以及無法及時補充和更新缺失材料等，違背了檔案管理工作中對完整性的要求。檔案管理事業(yè)發(fā)展為社會發(fā)展作出應有貢獻的基礎是建立新型順應時代發(fā)展的檔案思想和理念，以替代傳統落后的管理思路。檔案管理所涉及的各個流程中滲透規(guī)范化，才能致力于推進創(chuàng)新。

（二）檔案管理力度缺乏。檔案管理力度缺乏，是導致檔案管理工作效率低的主要原因之一，目前我國檔案部門中普遍存在檔案管理工作人員專業(yè)知識缺乏、工作效率低下等問題。尤其表現在檔案材料收集、整理、歸檔等方面，工作能力并不突出，材料在歸檔時真實性和準確性得不到保證，并且未及時更新資料可能導致各種無法預估的事情，如檔案部門工作者在科研方面、職稱考評方面、業(yè)績考核方面等材料未及時進行歸檔等。

（三）檔案管理手段落后。人工查找及查閱人事信息仍是檔案部門檔案管理工作中的常見應用方式，檔案部門中用來存儲檔案信息的仍然是鐵皮柜。檔案部門未能合理使用存儲空間，并且缺乏單獨的計算機以及管理軟件等，加大了檔案管理工作的難度，并導致一系列風險事件發(fā)生。如，鐵皮柜的使用導致檔案的準確性難以得到保障，極易導致資料遺漏和丟失，同時還導致大量人力物力浪費。

（四）交接工作流程欠缺。檔案部門進行轉型后未將工作重心放在提高檔案管理質量上來，導致檔案交接制度仍未得以改善。尤其是工作人員工作發(fā)生調動或者離崗時，交接方面存在極大的問題，后來者無法完整銜接，最終導致檔案管理前后嚴重脫節(jié)，具體責任無法劃分。

二、檔案管理信息化體系建設措施

（一）健全檔案管理制度。檔案管理制度應基于檔案部門現狀而制定，需要考慮部門的特點以及管理的需求，科學建立符合檔案部門發(fā)展的制度。同時必須具備實用性和簡潔性，嚴格按照規(guī)章制度開展工作，才能更好地發(fā)揮管理制度的規(guī)范和指導作用。如，實現規(guī)范化檔案管理，實施職工檔案借閱登記制度;又如，嚴格登記檔案部門職工檔案材料的轉入和轉出記錄。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。檔案部門如何推進全方位規(guī)范化管理，是檔案部門落實規(guī)范化管理模式的基礎。但我國大部分檔案管理部門缺乏獨立性，工作受限嚴重，在工作中無法自主決定與檔案管理有關的多項事務。檔案管理工作在進行創(chuàng)新時，應將提高部門獨立性作為基本目標，使其具備自主決策的職能，能夠自行決定檔案的搜集以及保存等事項?？梢哉J為，創(chuàng)新階段要想實現檔案管理的規(guī)范化管理，必須改變傳統的管理方式，以全新的管理理念和方式來編制檔案體系，劃分各個檔案類型并落實于檔案內容。除此之外，檔案管理工作中應對現有管理范圍進行拓展，加大對于文字、表格、圖像等信息的收集和管理，也應加強對于人員及訪客的管理等。尤其是近些年來信息技術的融合，使得檔案管理時可在各個流程中融入信息化的手段，對于減少成本、提高效率來說具有重要意義，并且更能體現出其實效性。

（三）確保檔案管理規(guī)范化。檔案部門每一位檔案管理工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)有待提高，應注意交接檔案時遵循相關要求和程序，在移交文件上簽字。此外，工作人員應加大對于清理檔案、收回借出的檔案、整理借據等的重視程度，日常工作中做好文件的整理和分類，并及時歸檔。

（四）推進檔案管理信息化。進入新時期后，信息化正在全面推廣，對于檔案部門來說，是一個新的契機，與檔案管理有關的各項手段和措施逐漸得以完善，檔案管理部門也在許多工作環(huán)節(jié)中實施了信息化技術，通過應用信息化手段，使得檔案信息的準確度得以提升，輔助檔案部門各項決策的職能初步得到體現。信息化的建設提高了檔案資料的存儲時間，有利于實現對于珍貴檔案信息的利用，同時能夠幫助各個檔案部門之間實現信息交流以及資源共享，對于推動社會的進步與發(fā)展意義重大。但是，檔案管理信息化也加大了檔案部門的安全風險，檔案信息容易遺失，并且可能遭受惡意篡改，帶來了風險，也增添了損失。因此作為檔案管理人員來講，應該努力確保各項檔案信息的實時精準性，強調收集和處理實時性檔案信息的重要性，避免某些檔案信息在使用中出現失真或錯誤的情況。此外，檔案部門應從源頭消除存儲及查閱工作中的安全隱患，以現行的基本流程為基礎，對檔案監(jiān)管措施進行強化，如對于自身擁有的檔案信息需要構建防火墻。

（五）完善管理硬件設施。對于檔案管理部門來說，為達到增強檔案管理意識的目的，可建立公開的檔案管理制度，使工作人員在職稱晉升、干部聘用等方面能夠公平競爭，凸顯檔案管理的透明性、公正性。目前為加快促進檔案管理的規(guī)范化建設，應合理利用計算機技術進行檔案網絡化管理，或建立檔案數據庫，以存貯檔案信息。又如，配備獨立的檔案庫房，購置電腦、檔案密集架等常規(guī)設備，加大檔案管理的硬件設施建設。

（六）加大管理資金投入。對于檔案管理部門來說，為保證資料的完整，需要做好對突發(fā)事件的處理，如配備空調、抽濕機以及專業(yè)滅火器等。此外，應合理分配檔案部門的資金投入，改善配套設施，如，采購先進的計算機、配套設施、防火墻軟件等，均是保證檔案管理準確性和完整性的基礎。

（七）認識檔案管理的重要性。加大宣傳對于員工來說，是提高其檔案管理認識程度的重要方式之一，檔案部門管理層以及普通員工都應主動了解檔案管理的重要性，并從自身進行改變，如通過利用互聯網、多媒體等方式進行知識普及，幫助其形成一定的意識。此外，也應對檔案管理的理念進行更新，根據部門實際情況進行檔案管理規(guī)范化建設，使檔案管理顯現其利用價值。

（八）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作對于工作人員有著較高要求，工作能力突出的同時還應具備較高職業(yè)素養(yǎng)，明確自身的職責以及職業(yè)要求。作為管理層來說，可通過學習培訓或知識講座等方式定期舉辦培訓課堂，鼓勵檔案工作人員全員參與，在提高自身認知的情況下不斷完善專業(yè)技能，培育職業(yè)道德素養(yǎng)。而作為檔案管理人員來說，應把握機會，完善自身知識儲備，同時還需要掌握計算機、軟件以及檔案管理工作的方法和流程，及時發(fā)現問題并解決問題。

三、結語

檔案是一種現代化的信息資源，不管是人類政治，抑或是國際事務等，檔案管理都發(fā)揮了不可估量的作用。隨著科技化、信息化的廣泛深入，更規(guī)范、更先進的管理途徑已經成為檔案管理工作的趨勢之一，如何實現檔案部門管理規(guī)范化，深受學者們的關注及探究。近年來，各部門已經意識到規(guī)范化體系在檔案管理中的應用價值所在，也開始嘗試將現有的某些模式進行轉變，檔案管理工作已加快了前進的腳步，逐漸實現了改革，對于檔案管理行業(yè)來說，無疑是一大重要突破。但從整體情況來看，現當下檔案管理工作并未發(fā)展成熟，沒有真正實現整體規(guī)范化，檔案管理工作仍存在較多問題，需要在后續(xù)工作中進一步完善和發(fā)展。

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