資產(chǎn)設(shè)備編號的管理規(guī)范及解決方案

趙 玲，白志成，譚 鑫，陸 璐，陳一麟

（中國人民解放軍火箭軍工程大學(xué)，陜西西安 710025）

1 設(shè)備編號管理的現(xiàn)狀及存在的問題

在學(xué)校正在進(jìn)行智慧校園建設(shè)的大背景下，資產(chǎn)管理單位考慮到硬件服務(wù)器超出使用年限，數(shù)據(jù)庫版本太低，教學(xué)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)不能滿足現(xiàn)在資產(chǎn)管理的需要，計(jì)劃將原有的教學(xué)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行更新?lián)Q代。在建設(shè)全新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)的同時(shí)，對設(shè)備自動(dòng)編碼系統(tǒng)進(jìn)行需求設(shè)計(jì)，發(fā)現(xiàn)原有的設(shè)備編號不能很好地滿足實(shí)際需要，于是先對設(shè)備編號進(jìn)行規(guī)范編碼。考慮到舊系統(tǒng)中的資產(chǎn)設(shè)備信息需要導(dǎo)入新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，以及原設(shè)備編號如何能與新設(shè)備編號統(tǒng)一的問題，本文旨在解決設(shè)備編號編碼、原設(shè)備編號與新設(shè)備編號匹配這兩個(gè)問題。

2 新設(shè)備編號的編制目的、適用范圍及適用責(zé)任

（1）編制目的：建立規(guī)范的設(shè)備分類編碼標(biāo)準(zhǔn)，使設(shè)備分類編碼有據(jù)可依，規(guī)范統(tǒng)一。

（2）規(guī)定適用范圍：本規(guī)程適用于本單位內(nèi)所有裝備資產(chǎn)和教學(xué)資產(chǎn)的相關(guān)設(shè)備的編號。

（3）適用責(zé)任：設(shè)施設(shè)備室工程師：負(fù)責(zé)組織本規(guī)程的起草、審核、修訂、培訓(xùn)、執(zhí)行及監(jiān)督工作；文件管理員：負(fù)責(zé)本文件的保存、歸檔、復(fù)制、分類、變更、回收及銷毀；資產(chǎn)驗(yàn)收員：負(fù)責(zé)本規(guī)程的執(zhí)行；各單位使用責(zé)任人：負(fù)責(zé)本規(guī)程的執(zhí)行。

3 設(shè)備編號通常遵循的基本原則

原設(shè)備編號，如WXXA0001，它不僅在編碼方式上過于簡化，不能充分體現(xiàn)出設(shè)備的基本屬性，而且在資產(chǎn)管理制度規(guī)范性上也沒有形成成文的編碼命名規(guī)范，造成管理上不科學(xué)、制度上不完善的現(xiàn)象。本文旨在建立完善的資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，進(jìn)一步對設(shè)備編號進(jìn)行規(guī)范編碼，出臺相應(yīng)的制度文件。

編號有一定的基本原則，具體如下：

（1）系統(tǒng)性：編碼組織應(yīng)該具有一定的系統(tǒng)性，便于分類和識別。

（2）通用性：編碼的結(jié)構(gòu)要簡單明了，位數(shù)少。

（3）實(shí)用性：編碼要便于使用，容易記憶。

（4）擴(kuò)展性：編碼要便于追加，且追加后不會引起體系的混亂。

（5）效率性：編碼要易于計(jì)算和處理，且處理的效率較高。

（6）成套性：成套給出制定的編碼規(guī)范，以便于管理和維護(hù)。

（7）唯一性：一個(gè)資產(chǎn)設(shè)備編號在單位范圍內(nèi)唯一標(biāo)識一個(gè)資產(chǎn)設(shè)備對象（物理個(gè)體）。

（8）穩(wěn)定性：資產(chǎn)設(shè)備編號要相對穩(wěn)定，一旦賦予，在滿足唯一性的前提下，不得更改。一旦該設(shè)備報(bào)廢、變賣和轉(zhuǎn)出，該編號也隨之作廢。

（9）可擴(kuò)充性：資產(chǎn)設(shè)備編號的結(jié)構(gòu)應(yīng)有足夠的容量，以適應(yīng)不斷擴(kuò)充的賦碼需要。

（10）可操作性：資產(chǎn)代碼的結(jié)構(gòu)、賦碼方法應(yīng)便于賦碼操作。

（11）可分類性：設(shè)備分類是設(shè)備管理的基礎(chǔ)工作。統(tǒng)計(jì)、分析設(shè)備的構(gòu)成情況和性能，可以更好地實(shí)行分級管理和重點(diǎn)維修。

（12）可識別性：設(shè)備編號主要體現(xiàn)設(shè)備所在部門、設(shè)備類型編號和設(shè)備的序號。

（13）可管理性：設(shè)備編號必須與設(shè)備一一對應(yīng)。設(shè)備編號由設(shè)施設(shè)備室工程師統(tǒng)一編定。任何人不得擅自修改。使用部門負(fù)責(zé)對本部門設(shè)備的標(biāo)簽進(jìn)行核對、管理。發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落應(yīng)及時(shí)通知設(shè)施設(shè)備室工程師，以保證設(shè)備編號與設(shè)備的唯一對應(yīng)。

4 資產(chǎn)設(shè)備編號結(jié)構(gòu)及編碼方法

4.1 資產(chǎn)設(shè)備編號結(jié)構(gòu)（圖1）

圖1 資產(chǎn)設(shè)備編號結(jié)構(gòu)

4.2 編碼方法

資產(chǎn)設(shè)備編號結(jié)構(gòu)如圖1所示，由五部分組成，共14位，從左至右依次為：子單位簡稱（取三位首字母）+分類編號簡稱（取前兩位數(shù)字）+購置年份（取后兩位）+特殊屬性標(biāo)識（例如合同軟件固定資產(chǎn)SFC）+流水號（XXXX）。各個(gè)部分含義的詳細(xì)說明如下：

（1）子單位簡稱：各個(gè)學(xué)院、處、中心均采用中文首字母的前三位即可。

（2）分類編號簡稱：取分類編號的前兩位。以《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼（第三版）》為主，軟件類的以《固定資產(chǎn)分類與代碼》GB/T 14885—2010 和《無形資產(chǎn)分類與代碼》GB/T 35416—2017 為準(zhǔn)。軟件固定資產(chǎn)用《固定資產(chǎn)分類與代碼》GB/T 14885—2010 中的“20”，軟件無形資產(chǎn)用《無形資產(chǎn)分類與代碼》GB/T 35416—2017 中的“60”，其他固定資產(chǎn)用《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼（第三版）》中的從“01”至“16”其中的對應(yīng)分類編號簡稱即可。

（3）購置年份碼：取購置年份的后兩位，如2020 年，取“20”即可。

（4）特殊屬性標(biāo)識：特殊屬性標(biāo)識是根據(jù)本單位現(xiàn)有納入管理的資產(chǎn)，用資產(chǎn)屬性的英文首字母對其進(jìn)行區(qū)別分類?？偨Y(jié)了五類屬性，分別是固定、無形、合同、硬件和軟件。詳細(xì)標(biāo)識見表1、表2。

表1 特殊屬性標(biāo)識

表2 資產(chǎn)屬性標(biāo)識

（5）流水號：按照賦碼時(shí)間先后順序生成，在其他標(biāo)識基礎(chǔ)上唯一標(biāo)識資產(chǎn)的物理個(gè)體，代碼范圍為0001—9999，并對各分類資產(chǎn)進(jìn)行分別標(biāo)識，原則上不會沖突，既保證了分類上的一致性，也便于分開統(tǒng)計(jì)，尤其對于軟件資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)也非常方便。

5 設(shè)備編碼方法的應(yīng)用舉例及好處

（1）舉例說明。某單位WXX 于2020 年購買了一套合同軟件固定資產(chǎn)設(shè)備，流水號是0001，則相應(yīng)的資產(chǎn)設(shè)備編碼是WXX2020SFC0001。

（2）該編碼方法的好處：新設(shè)備編號WXX2020SFC0001 相對于原設(shè)備編號WXXA0001,在形式上主要增加了分類編號、購置年份、特殊屬性標(biāo)識3 部分，帶來的好處有：新的編碼規(guī)則更能充分體現(xiàn)資產(chǎn)設(shè)備的屬性特點(diǎn)，增加資產(chǎn)設(shè)備的可辨識度，便于分類管理。例如軟件類的資產(chǎn)設(shè)備編號，其標(biāo)簽通常與載體的設(shè)備標(biāo)簽緊挨著粘貼，使用責(zé)任人或者管理人員在資產(chǎn)清查時(shí)一眼就能看出該載體上的軟件資產(chǎn)購于什么年份，屬于哪一類的軟件資產(chǎn)。

6 原設(shè)備編號導(dǎo)入新系統(tǒng)中產(chǎn)生問題的解決方案

對舊的教學(xué)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，“原設(shè)備編號”導(dǎo)入新系統(tǒng)中進(jìn)行整合的解決方案如下：

在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中增加“原設(shè)備編號”字段，舊系統(tǒng)中的字段信息和備注信息與新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的字段信息進(jìn)行匹配，如果有相同的字段信息自動(dòng)導(dǎo)入新資產(chǎn)管理系統(tǒng)的字段信息中，不同的字段信息在新資產(chǎn)管理系統(tǒng)中體現(xiàn)在字段“備注”中。自動(dòng)編碼系統(tǒng)是嵌入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，在資產(chǎn)錄入時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)所填的除備注以外的字段信息，自動(dòng)提取相關(guān)的信息自動(dòng)生成設(shè)備編號。由于原設(shè)備編號中缺少的特殊屬性標(biāo)識的三位，無法從舊系統(tǒng)的字段信息中獲取，故人為規(guī)定統(tǒng)一使用字母“AAA”代替。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)上填寫完所有字段信息后，最后在設(shè)備編號旁點(diǎn)擊“自動(dòng)生成”按鈕即可。這種自動(dòng)編碼系統(tǒng)的好處在于所有字段信息都是資產(chǎn)錄入時(shí)一次性填寫，設(shè)備編號自動(dòng)生成的。舊系統(tǒng)上是靠查找編碼本，手動(dòng)填寫設(shè)備編號，而新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)的自動(dòng)編碼系統(tǒng)大大減少了由于人為操作帶來的失誤，簡化了流程，更智能化。

7 參考的設(shè)備分類號

整個(gè)新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中嵌入的自動(dòng)編碼系統(tǒng)采用了三套設(shè)備分類代碼標(biāo)準(zhǔn)，分別是《固定資產(chǎn)分類與代碼》《無形資產(chǎn)分類與代碼》和《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼（第三版）》。表3、表4 和表5 給出了需要使用的代碼分類號。

表3 固定資產(chǎn)分類與代碼（軟件類）

表4 無形資產(chǎn)分類與代碼（軟件類）

表5 高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼（第三版）

8 總結(jié)

在研究資產(chǎn)管理系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)原有資產(chǎn)設(shè)備編號的編碼方式有些不完善，于是想到要更新編碼方式，使得新的設(shè)備編號能更直觀地反映資產(chǎn)設(shè)備的類型、購買時(shí)間、基本屬性。今后資產(chǎn)管理單位在進(jìn)行資產(chǎn)清查時(shí)，或者其他單位在查找本單位自己的資產(chǎn)設(shè)備時(shí)都能從資產(chǎn)標(biāo)簽的設(shè)備編號中輕松地獲得基本信息。