基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息化建設(shè)分析

劉筱瞳　喬鳴喆

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理工作傳統(tǒng)的管理模式和方法之下，管理的效率和查找檔案和檔案利用的速度都比較慢，在滿足實(shí)際的工作需求方面存在一定的困難?；诖髷?shù)據(jù)時代帶來的深刻變化，各種信息、數(shù)據(jù)和資料等內(nèi)容的作用變得越來越大，這為其信息化建設(shè)指引了發(fā)展的道路。在檔案管理的發(fā)展過程中，出現(xiàn)的問題也層出不窮，如管理的安全性問題、管理的體系和制度不夠健全的問題以及管理人員的能力和實(shí)際的工作需求不相匹配等。為了有效的處理相關(guān)問題，最大限度地降低或者消除這些問題帶來的不良影響，巧妙地運(yùn)用大數(shù)據(jù)是其中的可行策略之一。緊跟現(xiàn)代化社會發(fā)展的步伐，促進(jìn)檔案管理工作走向信息化建設(shè)的發(fā)展道路。

一、健全檔案管理信息化建設(shè)的各種機(jī)制和體系。檔案管理本身就具有比較強(qiáng)的專業(yè)性、保密性和系統(tǒng)性，因此這項工作對檔案管理的機(jī)制必須具備完整性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。檔案管理的內(nèi)部體系完整性包括的內(nèi)容很多，如檔案管理的責(zé)任機(jī)制、對檔案管理工作人員的激勵機(jī)制和績效考核機(jī)制以及對檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督機(jī)制等。從健全檔案管理責(zé)任機(jī)制的角度來說，檔案管理工作需要責(zé)任機(jī)制作為保證，對檔案管理人員的責(zé)任、義務(wù)以及相應(yīng)的權(quán)利進(jìn)行明確的劃分和落實(shí)，保障檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員的責(zé)任意識都能夠得到提升。這樣一來，檔案管理部門和相關(guān)的工作人員能夠在明確自身權(quán)利和責(zé)任的基礎(chǔ)上，做好自身的工作，全面提升檔案管理相關(guān)人員的責(zé)任感和使命感;從健全檔案管理工作人員的激勵和績效考核機(jī)制角度來說，要想保證檔案管理工作人員的工作積極性，需要檔案管理機(jī)制發(fā)揮作用。對檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行績效考核，將檔案管理工作的質(zhì)量納入到績效考核的指標(biāo)體系當(dāng)中。綜合考慮檔案管理工作人員的指標(biāo)狀況和檔案管理工作人員的績效狀況，將兩者結(jié)合起來進(jìn)行檔案管理人員的總體評估。對于在檔案管理的績效考核評價指標(biāo)體系中，完成了相關(guān)的指標(biāo)和要求的工作人員，相關(guān)部門要對其進(jìn)行獎勵。對于考核結(jié)果低于考核的標(biāo)準(zhǔn)和要求的工作人員，給予一定的薪酬懲罰。在這兩個機(jī)制的共同作用下，能夠確保信息化建設(shè)的有效性;監(jiān)督機(jī)制作用的發(fā)揮主要依靠有效的監(jiān)督方式和手段。實(shí)施分層監(jiān)督的方式和層層管理的手段，積極引導(dǎo)和鼓勵檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行相互之間的監(jiān)督，有助于預(yù)防和組織檔案管理工作人員的不良工作行為，保證檔案管理部門的發(fā)展。

二、加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視性和重視力度。檔案管理信息化建設(shè)重視程度的提升，需要檔案管理的相關(guān)工作人員樹立科學(xué)的檔案管理信息化理念。當(dāng)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理信息化建設(shè)帶來的有利作用之后，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理工作的內(nèi)涵，最大限度的提升自身和相關(guān)工作人員的檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用能力。保證檔案管理有一個良好的環(huán)境，為檔案管理部門裝配專業(yè)且完善的檔案管理信息處理設(shè)備，確保為檔案管理的信息化建設(shè)奠定發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理的信息化建設(shè)得到重視，就會獲得相應(yīng)的建設(shè)資金投入，這樣一來就能夠建立檔案管理信息化的服務(wù)平臺和數(shù)據(jù)庫。信息服務(wù)平臺能夠幫助工作人員更快的進(jìn)行檔案的整理、歸納和保存，有助于檔案管理工作更好的開展。數(shù)據(jù)庫的建立有助于提升對檔案資源的利用率，保證檔案資源能夠發(fā)揮出最大的價值。

三、制定科學(xué)完善的檔案管理安全防護(hù)制度。檔案管理的信息化建設(shè)中安全性問題已經(jīng)嚴(yán)重威脅了檔案管理工作生存和發(fā)展的重要因素之一，因此必須要采取相應(yīng)的措施去解決。制定科學(xué)完善的檔案管理安全防護(hù)制度就是一個很好的解決方法，將系統(tǒng)安全保障加入到具體的信息化建設(shè)之中。不斷地對檔案管理安全防護(hù)制度進(jìn)行完善和優(yōu)化調(diào)整，將相應(yīng)的技術(shù)、資金和具體的管理等內(nèi)容明確下來。檔案管理信息化建設(shè)涉及到很多比較機(jī)密性的檔案資料和信息，需要加大檔案管理安全風(fēng)險的管理和控制，增強(qiáng)檔案管理工作的保密性，盡可能的減少或者消除安全隱患帶來的影響。檔案管理的工作人員在進(jìn)行檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)操作的時候，盡可能使用局域網(wǎng)，這樣能夠最大限度內(nèi)提升檔案信息的安全。適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督也是相當(dāng)必要的，明確檔案管理工作的具體責(zé)任人。同時，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，隨著檔案管理信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展和完善，信息系統(tǒng)的使用能夠在很大程度上解決網(wǎng)絡(luò)的安全性問題。檔案的及時備份和加密以及防火墻等等的建立等，都是為了應(yīng)對黑客的惡意攻擊所采取有效的防護(hù)措施，提升檔案管理的安全性。打造檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫也是保證檔案管理安全性的有效方式之一，能夠使檔案管理工作更加具有科學(xué)性和規(guī)范性。

總而言之，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作必須要向信息化建設(shè)的方向發(fā)展，健全檔案管理信息化建設(shè)的各種機(jī)制和體系，加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視性和重視力度，制定科學(xué)完善的檔案管理安全防護(hù)制度，強(qiáng)化檔案管理的人才隊伍建設(shè)，充分將檔案管理的內(nèi)在價值發(fā)揮出來，推動實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省淄博市淄川區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）