醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

馬衣拉·阿力木

（新疆維吾爾自治區(qū)維吾爾醫(yī)醫(yī)院，新疆 烏魯木齊 830000）

文書(shū)檔案工作是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)工作中的重要環(huán)節(jié)之一，是醫(yī)院眾多評(píng)審項(xiàng)目中不可或缺的重要項(xiàng)目，文書(shū)檔案工作的質(zhì)量可以反映醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)水平和管理能力[1]。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)日新月異，醫(yī)院文書(shū)檔案的數(shù)量飛速增長(zhǎng)，對(duì)文書(shū)檔案管理提出了新挑戰(zhàn)，同時(shí)，也帶來(lái)了新機(jī)遇[2]。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式已較難應(yīng)對(duì)龐大的工作量，需要實(shí)施有效的改進(jìn)措施來(lái)提升文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化程度，提高文書(shū)檔案的可利用率[3]。本研究對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題并對(duì)其進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)對(duì)策，現(xiàn)將研究成效報(bào)道如下。

一、資料及方法

1.一般資料

本研究共納入文書(shū)檔案160份，以2020年為時(shí)間節(jié)點(diǎn)開(kāi)始實(shí)行質(zhì)量改進(jìn)方案。分組以質(zhì)量改進(jìn)方案實(shí)施前后順序?yàn)樵瓌t，將改進(jìn)前的80份文書(shū)檔案納入對(duì)照組，改進(jìn)后的80份納入觀察組。對(duì)照組包括技術(shù)文件檔案35份；辦公室文書(shū)檔案20份；重大事件文書(shū)25份。觀察組中技術(shù)文件檔案34份；辦公室文書(shū)檔案21份；重大事件文書(shū)25份。兩組資料類型對(duì)比結(jié)果展現(xiàn)出了十分良好的均衡性（P＞0.05）。

2.方法

對(duì)照組實(shí)施傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理方法。觀察組實(shí)施質(zhì)量改進(jìn)方案，具體措施如下：第一，提升檔案室工作人員專業(yè)能力，加大人才培養(yǎng)力度：院方管理層需要定期組織檔案室工作人員進(jìn)行專業(yè)能力技能培訓(xùn)，提升檔案室的工作效率。通過(guò)開(kāi)展技能知識(shí)競(jìng)賽、知識(shí)技能講座、檔案管理技能交流會(huì)等方式將現(xiàn)行的先進(jìn)文書(shū)檔案管理辦法教授給工作人員。提高工作人員的處理文書(shū)能力，提升文書(shū)的保存效果。在招聘文書(shū)檔案管理人員時(shí)，應(yīng)盡量招聘相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀人才，可以發(fā)揮人才效能，提高團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平。第二，引進(jìn)信息化文書(shū)管理系統(tǒng)，建設(shè)現(xiàn)代化檔案室：如今信息化技術(shù)在醫(yī)院管理諸多領(lǐng)域都發(fā)揮了重要作用，院方應(yīng)對(duì)運(yùn)營(yíng)成本、醫(yī)院檔案室檔案量、檔案內(nèi)容復(fù)雜程度等進(jìn)行全面考量，引進(jìn)信息化文書(shū)管理系統(tǒng)。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立完善的檔案管理平臺(tái)。將紙質(zhì)文書(shū)檔案以掃描的方式錄入系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)形式存至云端，實(shí)現(xiàn)雙重備份，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失。通過(guò)系統(tǒng)中的鉤稽關(guān)系，設(shè)置檔案錄入報(bào)警機(jī)制，減少檔案錄入的出錯(cuò)率。出于對(duì)運(yùn)營(yíng)成本的考慮，可采取第三方托管的模式來(lái)降低運(yùn)營(yíng)成本。第三，設(shè)置合理獎(jiǎng)懲制度，增加員工工作積極性：院方應(yīng)從過(guò)往的文書(shū)管理工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作人員的工作內(nèi)容予以明確，加強(qiáng)制約。優(yōu)化檔案室工作流程，讓工作人員可以各司其職，互相配合，提高工作效率、管理質(zhì)量和團(tuán)隊(duì)凝聚力。設(shè)置合理的獎(jiǎng)懲制度，設(shè)置完善的績(jī)效考核指標(biāo)，對(duì)工作能力強(qiáng)的員工給予合理獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性，提升檔案管理的質(zhì)量。第四，加大檔案室建設(shè)力度，提高對(duì)文書(shū)檔案的重視程度：管理層應(yīng)加大檔案室的建設(shè)力度，聘用專業(yè)能力強(qiáng)的員工擔(dān)任文書(shū)管理工作。加大人才激勵(lì)力度，通過(guò)薪資激勵(lì)、表彰優(yōu)秀員工等方式提升檔案室員工的工作積極性。引進(jìn)專業(yè)的現(xiàn)代化文書(shū)管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化技術(shù)提升文書(shū)管理效果，提升文書(shū)整理、提交、歸檔的速度。

3.指標(biāo)判定

3.1 文書(shū)檔案管理效果：比較兩組的文書(shū)檔案整理、提交、歸檔速度。

3.2 不良檔案發(fā)生率：記錄文書(shū)檔案發(fā)生損毀、記錄不全、記錄有誤的例數(shù)，計(jì)算不良檔案發(fā)生率。

4.統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

將計(jì)數(shù)數(shù)據(jù)（%）輸入到統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件（SPSS22.0版本）中，用X2檢驗(yàn)，若P<0.05，則具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.文書(shū)檔案管理效果比較

觀察組的文書(shū)檔案整理時(shí)間、提交時(shí)間、歸檔時(shí)間明顯跟短，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)價(jià)值（P<0.05），見(jiàn)表1。

表1 文書(shū)檔案提交時(shí)間比較[±s]

表1 文書(shū)檔案提交時(shí)間比較[±s]

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2.不良文書(shū)檔案發(fā)生率比較

觀察組的不良文書(shū)檔案發(fā)生率明顯更低，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)價(jià)值（P<0.05），見(jiàn)表2。

表2 不良文書(shū)檔案發(fā)生率比較[n，（%）]

三、討論

文書(shū)檔案管理作為醫(yī)院質(zhì)量管理中的關(guān)鍵組成部分，需要對(duì)其有足夠的重視。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)度的不斷推進(jìn)，為文書(shū)檔案工作提出了更高的要求[3]。在醫(yī)院檔案管理工作中尚存諸多問(wèn)題，需要借助先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

在實(shí)際文書(shū)管理工作中存在的問(wèn)題如下：第一，檔案室工作人員文書(shū)檔案提交速度緩慢：檔案室工作人員人手較為不足，面對(duì)煩瑣的文書(shū)處理工作容易出現(xiàn)失誤[4]。在移交文書(shū)檔案時(shí)，容易發(fā)生檔案遺失、登記不全的情況[5-6]。文書(shū)檔案管理工作較為枯燥重復(fù)，工作人員在處理檔案的過(guò)程中極易產(chǎn)生懈怠感，導(dǎo)致其工作積極性不高，容易發(fā)生文書(shū)檔案整理、提交歸檔速度慢的情況。第二，管理層缺乏對(duì)檔案室的重視，檔案室現(xiàn)代化建設(shè)程度不足：在信息化的大背景下，檔案室需要處理的文書(shū)檔案量日漸增多[7-8]。但受院方缺乏對(duì)檔案管理工作的重視和出于對(duì)運(yùn)營(yíng)程度的考慮，檔案室的現(xiàn)代化程度尚且不足。沒(méi)有利用信息化技術(shù)形成資源池，檔案再利用率不足。通過(guò)實(shí)施質(zhì)量改進(jìn)可以有效提升文書(shū)檔案管理工作的效率。院方管理層需要定期組織檔案室工作人員進(jìn)行專業(yè)能力技能培訓(xùn)，以此提升檔案室的工作效率。通過(guò)開(kāi)展技能知識(shí)競(jìng)賽、知識(shí)技能講座、檔案管理技能交流會(huì)等方式將現(xiàn)行的先進(jìn)文書(shū)檔案管理辦法教授給工作人員。提高工作人員的處理文書(shū)能力，提升文書(shū)的保存效果。通過(guò)優(yōu)化檔案室工作人員的專業(yè)素質(zhì)可以發(fā)揮人才效能，提高文檔案管理工作的效率，提高檔案室員工的工作積極性。如今信息化技術(shù)在醫(yī)院管理諸多領(lǐng)域都發(fā)揮了重要作用，院方應(yīng)對(duì)運(yùn)營(yíng)成本、醫(yī)院檔案室檔案量、檔案內(nèi)容復(fù)雜程度等進(jìn)行全面考量，引進(jìn)信息化文書(shū)管理系統(tǒng)。利用信息化技術(shù)可以減輕工作人員的工作難度。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立完善的檔案管理平臺(tái)。將紙質(zhì)文書(shū)檔案以掃描的方式錄入系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)形式存至云端，實(shí)現(xiàn)雙重備份，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失。通過(guò)系統(tǒng)中的鉤稽關(guān)系，設(shè)置檔案錄入報(bào)警機(jī)制，減少檔案錄入的出錯(cuò)率。出于對(duì)運(yùn)營(yíng)成本的考慮，可采取第三方托管的模式來(lái)降低運(yùn)營(yíng)成本。通過(guò)設(shè)置合理獎(jiǎng)懲制度對(duì)工作人員的工作內(nèi)容予以明確，加強(qiáng)制約。優(yōu)化檔案室工作流程，讓工作人員可以各司其職，互相配合，提高工作效率、管理質(zhì)量和團(tuán)隊(duì)凝聚力[9]。設(shè)置合理的獎(jiǎng)懲制度，設(shè)置完善的績(jī)效考核指標(biāo)，對(duì)工作能力強(qiáng)的員工給予合理獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性，提升檔案管理的質(zhì)量。管理層應(yīng)加大檔案室的建設(shè)力度，聘用專業(yè)能力強(qiáng)的員工擔(dān)任文書(shū)管理工作。加大人才激勵(lì)力度，通過(guò)薪資激勵(lì)、表彰優(yōu)秀員工等方式提升檔案室員工的工作積極性。引進(jìn)專業(yè)的現(xiàn)代化文書(shū)管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化技術(shù)提升文書(shū)管理效果，提升文書(shū)整理、提交、歸檔的速度。本研究結(jié)果表明，在實(shí)施質(zhì)量改進(jìn)工作后文書(shū)檔案的不良檔案發(fā)生率明顯降低，文書(shū)整理速度、提交速度、歸檔速度明顯提升（P<0.05）。文書(shū)檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，諸多學(xué)者對(duì)如何提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作效率提出了相關(guān)見(jiàn)解。鬧爾吉曼[10]曾淺談了醫(yī)院文書(shū)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)策略，報(bào)告中提到提升檔案室員工專業(yè)能力，提高管理層對(duì)文書(shū)檔案的重視程度，加大檔案室建設(shè)可以有效提升文書(shū)管理的質(zhì)量。此結(jié)論和本研究類似。

綜上所述，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作實(shí)施質(zhì)量改進(jìn)可以有效提高檔案室工作人員的工作效率，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案保存質(zhì)量，值得進(jìn)一步應(yīng)用。