新時期高校學(xué)生檔案管理改革初探

【摘要】學(xué)生檔案作為人事檔案系統(tǒng)的關(guān)鍵組成部分，對學(xué)生的學(xué)習(xí)生活或者社會活動的方方面面都有著重要的記錄，對學(xué)生今后的生活就業(yè)等都會有這樣的影響，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，可以更好的保證學(xué)生檔案的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】新時期;高校學(xué)生檔案;管理改革

1.前言

當(dāng)前階段，大部分高校在開展學(xué)生檔案管理工作過程中，仍然存在著對該項工作認(rèn)知不到位，且相應(yīng)的管理機(jī)制匱乏，工作人員技能水平較低等多方面的問題，需要各部門加強(qiáng)對這些問題的研究分析才能更好的提升檔案管理質(zhì)量，確保學(xué)生檔案的真實性準(zhǔn)確性。

2.高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

2.1學(xué)生對該工作認(rèn)知不到位。目前具體結(jié)合大多數(shù)的高校對檔案管理工作認(rèn)知不到位，是當(dāng)前影響檔案管理改革工作進(jìn)一步開展推進(jìn)的關(guān)鍵因素，當(dāng)前大部分的學(xué)生對檔案管理工作的認(rèn)識普遍存在著一定的誤區(qū)，有關(guān)檔案的處理方式缺乏認(rèn)知，部分學(xué)生隨意的將自身的障礙放置在學(xué)校，而且部分學(xué)生自己保管的檔案，另外也有部分學(xué)生將自己的檔案存放在相關(guān)的人才市場，但在經(jīng)過長時間后就將遺忘存放位置;更多的是畢業(yè)生對自己的檔案的處理摸不清楚，不知道自己檔案應(yīng)放在何處，學(xué)生對學(xué)生檔案管理的認(rèn)知不到位，相關(guān)的管理意識較為薄弱，使得大部分的學(xué)生通常只有在涉及到檔案使用或者相關(guān)方面的工作時，才會主動積極去了解自身檔案的所在地以及檔案的相關(guān)信息，該種問題導(dǎo)致整個檔案處理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)較低，而且整體的效率也嚴(yán)重的被拖慢[1]。這種學(xué)生的檔案管理工作認(rèn)知不到位的情形，還表現(xiàn)在如果學(xué)生在過段時間或?qū)挝贿M(jìn)行查找時，才發(fā)現(xiàn)相關(guān)的單位職工放不正確，不了解具體的處理方式，就需要回到學(xué)校來進(jìn)一步的調(diào)查相關(guān)檔案信息，對整體的工作效率的提高產(chǎn)生了嚴(yán)重的不利影響。

2.2管理人員綜合素質(zhì)及技術(shù)水平較低。從學(xué)生的管理方面的工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平情況來看，人員方面的問題也比較嚴(yán)重，由于部分的高校對于學(xué)生的管理方面的意識較為薄弱，沒有配備專業(yè)化的工作人員進(jìn)行檔案的管理，使得在進(jìn)行學(xué)生的管理方面的工作人員同時身兼數(shù)職，而且對具體的檔案管理方式以及工作方法沒有更加全面的了解，在具體管理過程中存在著學(xué)生檔案信息錯亂或者位置擺放不對等各種不良情形，給學(xué)生的檔案信息的準(zhǔn)確性，真實性帶來了不利影響。除此之外由于缺乏專業(yè)化的檔案管理，工作人員使得該方面的工作效率處于較低的狀態(tài)，學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作的不重視，使得該方面的資金投入力度較小，因此即使有工作人員進(jìn)行管理工作，但該部分工作人員缺乏培訓(xùn)機(jī)會，難以了解當(dāng)前時期對高校學(xué)生檔案管理工作的新要求，新變化自身的理論知識以及管理技能，也無法隨著時代發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的更新，降低了整個管理隊伍的工作水準(zhǔn)。

2.3相關(guān)規(guī)章制度不完善，管理流程不規(guī)范。最后，學(xué)生檔案管理工作過程當(dāng)中所涉及的規(guī)章制度不完善，管理流程不規(guī)范也在一定程度上影響了該項工作的改革發(fā)展，目前部分高新仍然沒有建立起相對有效的檔案資料管理規(guī)章機(jī)制，使得該項工作在開展過程當(dāng)中處于一個混亂的狀態(tài)，各個環(huán)節(jié)之間的有效銜接性較差，對于上個環(huán)節(jié)的管理情況，下一環(huán)節(jié)的工作人員無法進(jìn)行全面的了解，導(dǎo)致整個管理工作質(zhì)量水平較低[2]。除此之外，相關(guān)的硬件設(shè)施也不夠完善，目前大部分的高校對檔案管理工作方面的設(shè)備投入力度較低一些，高校對于專業(yè)化的檔案管理庫房的建立沒有引起高度的重視，而且相關(guān)的辦公室是一比較陳舊，嚴(yán)重降低了整個工作的質(zhì)量，而且在此種形式下進(jìn)行學(xué)生檔案管理，工作就容易出現(xiàn)資料錯亂，漏假等各方面的問題。

3.針對上述問題所提出的解決措施

3.1完善管理環(huán)境，建立健全相關(guān)制度體系。建設(shè)專業(yè)化的學(xué)生檔案管理環(huán)境，同時建設(shè)相應(yīng)的管理規(guī)章制度，可以保障整個檔案管理工作的順利開展以及推進(jìn)。針對當(dāng)前階段大管理的現(xiàn)狀較為混亂的情形，學(xué)校在今后的工作中就要重視對內(nèi)部管理情況的改善，在管理階層以及學(xué)生群體當(dāng)中，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作重要性的宣傳力度，使學(xué)生以及工作人員意識到該項工作的重要性以及必要性，從而在規(guī)范相關(guān)流程的基礎(chǔ)上，提升學(xué)生對該項工作的重視程度[3]。對于管理工作過程當(dāng)中所涉及的規(guī)章機(jī)制也要進(jìn)行相應(yīng)的健全完善，針對學(xué)生檔案管理工作過程中，可能涉及的各種情況提前做好預(yù)備方案，建立完善的檔案管理流程。

3.2提升工作人員管理能力，建設(shè)專業(yè)化管理團(tuán)隊。由于學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容較廣，而且涉及的部門較多，因此就需要建立專門的工作部門，與其他部門或組織之間進(jìn)行相互配合，才能更好的實現(xiàn)集中化專業(yè)化的檔案管理。在今后的工作中，學(xué)校針對于工作人員方面就需要做出相應(yīng)的改進(jìn)，可以根據(jù)學(xué)生的規(guī)模來確定該方面專職工作人員的數(shù)量，形成專業(yè)化的骨干管理隊伍，與此同時給予工作人員定期的培訓(xùn)機(jī)會，幫助工作人員豐富理論知識，更好的了解新時期對學(xué)生檔案管理工作的新要求，只有在理論知識豐富的基礎(chǔ)上，工作人員才能更好地結(jié)合學(xué)校的實際情況進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新性發(fā)展。與此同時，學(xué)生的管理工作較為復(fù)雜，僅僅依靠專職檔案的管理人員是難以在短時間內(nèi)將如此繁重的任務(wù)高效完成，需要其他部門以及相關(guān)人員的共同幫助，因此高校要注重學(xué)生檔案管理的專業(yè)化以及兼職化，建設(shè)成專、兼職相結(jié)合的檔案管理工作團(tuán)隊[4]。

結(jié)束語：當(dāng)前時期高校學(xué)生的管理工作仍然存在著多重問題，各方面的原因，影響了辦案管理工作質(zhì)量水平的提升，對學(xué)生檔案的記錄等工作也造成不良影響，在今后工作中，高校要加強(qiáng)對管理問題的研究分析，并及時的采取相應(yīng)措施將問題解決，促進(jìn)檔案管理工作的改革升級保障檔案管理工作質(zhì)量水準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]趙躍，梅夢娜.我國檔案學(xué)研究的堅守、轉(zhuǎn)向與進(jìn)路——基于檔案學(xué)者研究方向變化的審視[J].檔案學(xué)通訊，2019（3）：63-65.

[3]單鵬斌.新時期學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（06）：253-254.

[4]崔震.普通高中學(xué)生檔案“四位一體”管理模式探析[J].山東檔案，2019（02）：74-75.

作者簡介：蔡國棟（1983年11月），女，民族漢，山東威海人，碩士，講師，主要從事學(xué)生教育管理方面的研究。