大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理探析

任麗隔

摘要：近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)工程行業(yè)呈現(xiàn)出了上升趨勢，這無疑為大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代背景下， 企業(yè)為了謀求生存和發(fā)展，往往需要從海量的、低價值的數(shù)據(jù)信息中提煉出有價值的信息。為此，只有直面大數(shù)據(jù)時代所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，才能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。本文著重探討了大數(shù)據(jù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理方面的情況，并針對應(yīng)用中存在的問題，提出了應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;企業(yè)檔案管理;管理效率

1當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1企業(yè)檔案信息資源的管控

大數(shù)據(jù)時代，海量數(shù)據(jù)成為常態(tài)，為企業(yè)檔案信息資源的日常管控帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，主要通過整體管控系統(tǒng)中已歸檔的檔案數(shù) 據(jù)，實(shí)現(xiàn)一種基于結(jié)果的控制。大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案的實(shí)時生成、實(shí)時流轉(zhuǎn)、實(shí)時處理提出了具體要求。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和平臺，能夠充 分挖掘檔案信息之間的有機(jī)聯(lián)系，將檔案資源的整體管控貫穿于企業(yè)檔 案的全生命周期，貫穿于形成、收集、整理、歸檔、處理、利用的全過 程環(huán)節(jié)。通過對歸檔時間、歸檔數(shù)量、責(zé)任者和歸檔部門等檔案生成規(guī)律、流轉(zhuǎn)規(guī)律的把握，連接起檔案管理活動的每個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，建立起全過程受控的文件檔案控制體系。與此同時，在管控活動的全過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)既可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時數(shù)據(jù)流的捕獲、推送，也可以從海量數(shù)據(jù)中快速獲 取對企業(yè)有價值的信息，甚至通過分析檔案數(shù)據(jù)生成規(guī)律，預(yù)測和發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理過程中潛在的問題，對企業(yè)檔案的管控將成為一種基于過程和 價值挖掘的管理。

1.2對檔案管理者的能力提出了更高要求

過去檔案管理者的工作對象都是紙質(zhì)版資料，但是隨著信息化技術(shù)的完善和普及，特別是大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理者的工作方式已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存檔與整理逐漸向更多地使用計(jì)算機(jī)運(yùn)用模式轉(zhuǎn)變。但在實(shí)際工作中，還有部分檔案管理者沒有從傳統(tǒng)觀念中轉(zhuǎn)換過來，對應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)從事數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)編排、數(shù)據(jù)備份以及分類等工作還不是很了解。因此，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理者的能力提出了更高要求。

1.3重視傳統(tǒng)檔案靜態(tài)、滯后數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理

大數(shù)據(jù)具有實(shí)時動態(tài)性特征，已給企業(yè)檔案管理的模式轉(zhuǎn)變帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。但是，這并非意味著傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理不再有存在的必要， 相反，傳統(tǒng)的檔案處理模式可以為將來企業(yè)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘信息提供更為優(yōu)質(zhì)可靠的信息資源。同時，正因?yàn)榇髷?shù)據(jù)具有的實(shí)時信息與積累信息的聚合作用，傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)更需要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)并不斷研究如何通過傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理手段，最大限度地發(fā)掘具有歸檔價值的各類電子文件并做好歸類整理和有效利用工作。

2大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路研究

2.1緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，不論是工程項(xiàng) 目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個企業(yè)最寶貴的財(cái)富，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。而傳統(tǒng)檔案管理模式，大都采用紙質(zhì)材料、檔案盒和檔案柜的組合進(jìn)行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場次以往并不能保障信息的安全與穩(wěn)定。并且，當(dāng)前大 數(shù)據(jù)時代的不斷深人，數(shù)據(jù)信息儲存的安全性、穩(wěn)定性、動態(tài)化、便捷化的優(yōu)勢，對于企業(yè)檔案管理工作來說是尤為關(guān)鍵的，不僅可以有效提升檔 案管理的效率和質(zhì)量，還可以提升企業(yè)檔案管理的服務(wù)性能。但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，大部分企業(yè)還未能轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的檔案管理觀念，大都延續(xù)傳統(tǒng) 檔案管理模式進(jìn)行，使得企業(yè)檔案管理過程中存在很多弊端，對于企業(yè)檔 案管理的效率和水平影響極大。因此，在實(shí)際對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流， 改善自身檔案管理觀念的方式，進(jìn)而在提高檔案管理效率的同時，有效促 進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。

2.2完善企業(yè)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平

企業(yè)可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，通過培訓(xùn)和交流等方式，有效提升自身檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，從而為大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)和前提。首先是自身檔案管理人員隊(duì)伍的整體建設(shè)方面，企業(yè)要提高思想認(rèn)識，對檔案室、檔案管理設(shè)備以及檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)合理的配置，尤其是檔案管理人才招錄， 在進(jìn)行招錄過程中，要注意迎合大數(shù)據(jù)時代的時代特點(diǎn)，加強(qiáng)對招錄人員大數(shù)據(jù)時代下信息數(shù)據(jù)的了解，以及計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，從而為后續(xù)大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理的設(shè)計(jì)和完善提供基礎(chǔ)。其次，是對 現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行完善和提升，可以通過設(shè)置培訓(xùn)交流的形式， 對當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式企業(yè)進(jìn)行合作，派駐自身的檔案管理工作人員 到優(yōu)秀企業(yè)派駐學(xué)習(xí)，再結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際情況，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行完善，進(jìn)而利用人才帶動工作的進(jìn)步和發(fā)展，有效提升企業(yè)檔案管理的水平。

2.3加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的共識，在具體的實(shí)踐環(huán)節(jié)， 應(yīng)著重做好以下幾點(diǎn)工作。首先，需要了解檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備，提 高硬件設(shè)施的技術(shù)程度，將傳統(tǒng)老舊的紙質(zhì)版管理模式轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代新型大數(shù)據(jù)存檔管理模式。其次，要將檔案管理工作的硬件設(shè)施進(jìn)行全方位的升級，加快基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程，盡快實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理模式，整理現(xiàn)存的各種檔案資料，為新模式下的檔案儲存工作做好準(zhǔn)備。最后，需要對相關(guān)管理 工作進(jìn)行創(chuàng)新，從當(dāng)今社會需求角度出發(fā)，加大對系統(tǒng)軟件的研發(fā)工作， 多方位考慮客戶的多種需求，更新管理理念，汲取當(dāng)今先進(jìn)管理思想，應(yīng)用最新科研成果，提升檔案管理的整體技術(shù)水平。

2.4進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作

大數(shù)據(jù)時代為企業(yè)檔案管理工作提供了便利，簡化了流程、降低了成本，加大了信息化的管理進(jìn)程。但需要注意的是，因行業(yè)和企業(yè)間存在個 體差異性，所以一定要按照企業(yè)自身的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)。同時，不同的 檔案管理部門也有著不同的實(shí)際情況，選取適合自己特點(diǎn)的管理模式尤為重要。另外，企業(yè)還需要將檔案管理平臺與其他相關(guān)平臺進(jìn)行關(guān)聯(lián)，重視 對檔案資料內(nèi)容隱私的保護(hù)工作。盡管檔案管理工作可以通過信息化的模式進(jìn)行快速分類存檔，但一定要確保網(wǎng)絡(luò)的完全性。

2.5加強(qiáng)大數(shù)據(jù)相關(guān)理論和實(shí)踐學(xué)習(xí)

大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員除了要精通傳統(tǒng)檔案管理方法，還要充分了 解大數(shù)據(jù)時代信息產(chǎn)生的特點(diǎn)，實(shí)時捕捉有價值的數(shù)據(jù)信息。在人才隊(duì)伍 建設(shè)方面，一方面要注重培養(yǎng)現(xiàn)有檔案管理人員的大數(shù)據(jù)思維，適應(yīng)大數(shù) 據(jù)時代給檔案管理帶來的變革;另一方面要引人具備數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)存儲能力的技術(shù)人才，他們的加人必然能夠使企業(yè)數(shù)據(jù)信 息的收集、整理、應(yīng)用煥然一新。

結(jié)束語

在對大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)檔案管理工作要在把握當(dāng)前檔案管理工作不足的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢和特點(diǎn)，通過轉(zhuǎn)變觀念、發(fā)揮優(yōu)勢、 完善素質(zhì)、改善設(shè)計(jì)等方式，進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級，為企業(yè)的快速發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

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