探析電子檔案"單套制"開啟檔案管理新時代

姚思源

摘要：基于當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷進步，在檔案事業(yè)發(fā)展進程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)型為電子檔案。尤其是近年來，電子檔案得到廣泛的認(rèn)可，并在實踐中持續(xù)革新，形成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時代。在電子檔案的地位得到確定后，如何高效科學(xué)的管理成為重點研究的課題。鑒于此，本文提出“單套制”模式，針對管理中現(xiàn)存的一些風(fēng)險問題，提出相應(yīng)策略，旨在進一步提高電子檔案管理實效，開啟檔案管理新時代。

關(guān)鍵詞：電子檔案;單套制;檔案管理

前言

“單套制”電子檔案管理模式是我國現(xiàn)階段積極開展實踐的一種新檔案管理方法，其有利于改善以往實行“雙套制”模式造成的缺陷。特別是在數(shù)字化時代下，采用“單套制”管理有助于改革傳統(tǒng)檔案信息傳遞和運行體制，切實提高工作效率、降低倉儲成本。但在實踐探索中，不可避免的出現(xiàn)一些問題和風(fēng)險，因此在實施“單套制”電子檔案管理時，需采取有效管理策略。

1 電子檔案“單套制”概述

“單套制”電子檔案管理模式是指不再保存紙質(zhì)文件，只存儲電子文件進行管理，實現(xiàn)隨辦隨存檔的模式，實現(xiàn)無紙化檔案辦公。在實施過程中一般需要進行歸檔提交、檔案室接收、檔案室長期保存等。并在其中串入數(shù)字簽名，有效識別簽名者。同時還能夠驗證電子文件傳輸過程中的安全性，避免出現(xiàn)隨意修改等，將原始文件、簽名串以及數(shù)字證書等形成一個整體，在保存到相應(yīng)的服務(wù)器平臺，在使用時驗證簽名的合法性、有效性[1]。

2 電子檔案“單套制”管理存在的問題

2.1 檔案數(shù)據(jù)存量較大

在紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向電子檔案管理、雙套制轉(zhuǎn)向單套制管理的過程中，其存在的主要風(fēng)險即是檔案數(shù)據(jù)存量相對較大。目前階段隨著社會的不斷高速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、云計算以及大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展，致使檔案信息存量急劇增長，檔案數(shù)據(jù)十分龐大。在此條件之下，致使館藏檔案數(shù)量大幅上升，在很大程度上增加了檔案管理和保管的難度。

2.2 數(shù)據(jù)存儲載體多樣

對于電子檔案與電子文件的管理，應(yīng)當(dāng)采用比較固定的格式進行儲存，比如比較常用的格式有磁性介質(zhì)、電離介質(zhì)、光介質(zhì)等材料，在使用過程中，這些介質(zhì)無法實現(xiàn)長期保存，類如硬盤、磁盤、光盤以及U盤等，都存在一定有限的存儲使用期，一旦超過或者接近日期均會出現(xiàn)老化、失效等情況。另外一方面，電子文件以及電子檔案的存儲格式具有多樣化，對于不同后綴的電子文件，其讀入存儲材料的格式比較固定，讀取軟件也會有所不同。如果需要讀入兩種不同類型的電子文件，則會因格式差異而出現(xiàn)互不相容的情況。一旦更換格式則會導(dǎo)致部分信息丟失，甚至無法正常讀取文件，對電子檔案管理造成極大的影響。同時載體存儲時限與紙張保存的年限相對較短，難以實現(xiàn)長時間保存[2]。

2.3 電子信息易丟失

對于電子檔案來說，其最容易出現(xiàn)的風(fēng)險問題則是文件信息容易丟失，難以進行更改。而電子文件一般是在計算機上，按照應(yīng)用軟件生成相應(yīng)的格式，從而加快格式存儲和流轉(zhuǎn)，其完好程度也會受存儲載體的影響。但對于存儲載體在長期保管中如果出現(xiàn)差錯，則會導(dǎo)致電子文件受損。比如存儲載體老化會導(dǎo)致文件失讀、信息丟失等。如果載體出現(xiàn)破損或者磁盤扇區(qū)出現(xiàn)異常，則會導(dǎo)致文件失讀等情況。因此對于存儲載體來說，不論是磁盤或者電離介質(zhì)，均應(yīng)當(dāng)做好防磁處理。如出現(xiàn)失磁現(xiàn)象則會出現(xiàn)信號散離，造成信息丟失以及失讀。

3 電子檔案“單套制”管理策略

3.1 實施電子檔案數(shù)據(jù)實時監(jiān)測

為有效解決電子檔案“單套制”管理存在的風(fēng)險，則需要實時開展監(jiān)測。重點防范電子檔案出現(xiàn)內(nèi)容丟失的情況，其原因則是傳統(tǒng)普通備份方式無法實現(xiàn)對存儲內(nèi)容狀態(tài)的監(jiān)控。導(dǎo)致檔案管理人員難以實時掌握數(shù)據(jù)存儲情況、信息變化狀態(tài)等。因此在計算機高速發(fā)展的時代下，應(yīng)當(dāng)有效利用軟件系統(tǒng)定期開展對數(shù)據(jù)狀態(tài)的檢測。比如選用區(qū)塊鏈技術(shù)建立共同維護和被篡改的數(shù)據(jù)庫，改善對第三方的依賴性。并通過采用分布式節(jié)點開展不間斷的、實時的電子檔案存儲狀態(tài)監(jiān)控?；诮换?、驗證、存儲、預(yù)警和記錄等手段，在電子文件被修改時發(fā)出警報信息，監(jiān)測數(shù)據(jù)變化的全過程，有效防范非法侵入，盡量保持檔案處于原始狀態(tài)[3]。

3.2 合理進行狀態(tài)跟蹤及遷移

由于電子檔案“單套制”管理中，其各個類型的存儲載體具有使用期短、易老化失效等問題。所以可合理開展?fàn)顟B(tài)跟蹤以及遷移等手段，以此提高電子檔案管理的高效性。在實際操作中，可緊密結(jié)合檔案數(shù)據(jù)存儲格式、存儲載體等技術(shù)，采取區(qū)塊鏈存儲技術(shù)實施管理。比如當(dāng)中心存儲點出現(xiàn)故障后，檔案數(shù)據(jù)會從原來中心存儲式轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒋鎯?，進而實現(xiàn)去中心化。因此可在每個分散點均保存一份電子檔案，當(dāng)一個節(jié)點出現(xiàn)問題后，不會對其他階段產(chǎn)生影響，有效獲取整個電子檔案信息。所以，相關(guān)管理部門及人員需要定期更新檔案管理硬件和軟件設(shè)施，利用先進技術(shù)以實現(xiàn)檔案狀態(tài)跟蹤和遷移。如哈希運算、加蓋時間戳、數(shù)據(jù)校驗碼等。當(dāng)載體到達有效期后可及時進行遷移和轉(zhuǎn)換，保證檔案信息的長期性。

3.3 建立電子檔案安全管理制度

由于在我國的法律體系中，紙質(zhì)檔案作為法律證據(jù)的地位已經(jīng)被明確，具有較好的保存價值。但在“單套制”管理模式下，缺乏紙質(zhì)備份保障后，電子檔案一旦出現(xiàn)丟失、篡改、載體老化等問題時，則會出現(xiàn)失讀、信息內(nèi)容變化。由此在法律層面上來看，電子文件的可信度較低，法律效力也隨之降低。基于此，為確保電子檔案的法律效力，應(yīng)當(dāng)健全安全管理制度，盡量滿足來源可靠、程序規(guī)范以及要素合規(guī)等原則，促使電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力。在具體管理中則是保證電子數(shù)據(jù)來源符合規(guī)定、對檔案內(nèi)容進行電子文件固化和數(shù)據(jù)監(jiān)控，并加蓋時間戳，做好法律保全性措施，完善安全管理體系。

結(jié)束語

綜上所述，電子檔案“單套制”管理模式是現(xiàn)代檔案事業(yè)革新發(fā)展的重要體現(xiàn)，有利于轉(zhuǎn)變檔案管理的策略、模式、內(nèi)容等，實現(xiàn)科學(xué)管理。針對當(dāng)前“單套制”管理落實存在的風(fēng)險問題，通過實施電子檔案數(shù)據(jù)實時監(jiān)測、合理進行狀態(tài)跟蹤及遷移、建立電子檔案安全管理制度等，有助于開啟檔案管理新時代。

參考文獻

[1]楊棟，程玉紅.高校電子公務(wù)文書檔案單套制管理研究[J].船舶職業(yè)教育，2019，7（06）：74-76.

[2]張曉玲.試論電子文件“單套制”趨勢下應(yīng)有的檔案立場、視角和思維[J].辦公自動化，2019，24（06）：45-47+28.

[3]詹逸珂，韓雪.電子文件管理雙套制及其向單套制轉(zhuǎn)變的前景[J].辦公自動化，2017，22（21）：20-22.