分析檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

王世紅

摘要：眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，它的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理

引言

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化，但是，當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題降低了檔案調(diào)取和查閱的效率，因此，要正確認(rèn)識檔案管理基礎(chǔ)工作的作用，并尋找相應(yīng)對策來加強檔案管理基礎(chǔ)工作，使之滿足現(xiàn)代檔案管理工作的新需求。近年來，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，我國檔案管理工作取得了較大進(jìn)步，但檔案管理基礎(chǔ)工作仍然存在很多問題，影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。鑒于此，本文首先分析了當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，最后結(jié)合實際情況提出了加強檔案管理基礎(chǔ)工作的建議，以期對相關(guān)單位的檔案管理工作有所幫助。

一.當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

1.檔案編號不健全

對檔案進(jìn)行編號處理是檔案管理工作的重要組成部分，但目前在部分單位的檔案管理工作中，管理人員還是按照傳統(tǒng)的管理辦法對檔案進(jìn)行編號，使得很多新的檔案內(nèi)容無法錄入。另外，部分單位存在沒有設(shè)計目錄的檔案，這類檔案在內(nèi)容上沒有準(zhǔn)確定義，一旦丟失，便無從查找，對于已經(jīng)存在的內(nèi)容也無法順利排序。

2.檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)低

據(jù)調(diào)查，當(dāng)前一些單位的檔案管理工作者多為年齡較大的員工，這些員工對新知識的接受能力較差，缺乏信息技術(shù)知識和操作技能，無法正確理解并準(zhǔn)確應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法，這在一定程度上影響了檔案管理工作的順利開展。另外，部分檔案管理工作者由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)而忽視基礎(chǔ)工作的重要性也是影響該項工作順利開展的一個重要原因，部分檔案管理人員對基礎(chǔ)工作的認(rèn)識不到位，埋怨基礎(chǔ)工作繁瑣復(fù)雜，以致在檔案管理過程中出現(xiàn)應(yīng)付了事的現(xiàn)象。

3.檔案分類不合理

檔案分類不合理主要體現(xiàn)在分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一，有些單位在對檔案進(jìn)行分類管理時只是簡單地依據(jù)時間先后順序進(jìn)行排序分類，忽視了檔案的具體內(nèi)容，這給日后的檔案檢索工作造成了很大的困難，大大降低了檔案調(diào)取查詢的效率。此外，檔案的不合理分類導(dǎo)致檔案管理工作混亂，缺乏規(guī)范操作，將給日后的檔案匯總工作帶來嚴(yán)重影響。

二.如何加強檔案管理基礎(chǔ)工作

1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)

如今，信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，絕大部分檔案信息已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字信息化，這就要求檔案管理者更充分地應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，不斷健全信息管理系統(tǒng)，提高檔案信息檢索的準(zhǔn)確性和時效性。要完善檔案管理信息系統(tǒng)，首先要對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化分類，要求檔案管理者在計算機上仔細(xì)填寫信息分類，并準(zhǔn)確設(shè)置檔案名稱中的關(guān)鍵詞，方便日后進(jìn)行檔案信息檢索。其次，在對檔案信息進(jìn)行分類時，要合理控制類別名稱的長度，避免出現(xiàn)符號或生僻字眼，在設(shè)置檔案信息名稱中的關(guān)鍵詞時，要優(yōu)先選擇新入檔的信息以及利用率較高的信息，分清檔案信息的主次關(guān)系。最后，對于已經(jīng)丟失的檔案，要專門設(shè)置分類欄并標(biāo)明所屬部門及相關(guān)檔案名稱，方便日后查閱。綜上，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)的主要目的是提高檔案信息檢索的時效性和準(zhǔn)確性，因此要保證信息處理系統(tǒng)處于不斷更新的狀態(tài)，并爭取檔案管理信息系統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)同步升級，實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化。

2.提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

單位要加強對檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，強化工作人員的專業(yè)觀念，幫助檔案管理者清楚地認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性。在實際工作中，檔案管理者也要準(zhǔn)確規(guī)范地對檔案進(jìn)行分類、整理和登記，做到分類有據(jù)、整理認(rèn)真和登記準(zhǔn)確。另外，除了專業(yè)素質(zhì)，足夠的耐心和高度的責(zé)任心對檔案管理基礎(chǔ)工作者也是十分重要的。檔案管理基礎(chǔ)工作十分繁瑣和復(fù)雜，很多檔案管理者由于缺乏耐心和責(zé)任心而對分內(nèi)的工作應(yīng)付了事，因此，單位要想加強檔案管理基礎(chǔ)工作，還要加強對相關(guān)工作人員責(zé)任心的培養(yǎng)，使其在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時能夠始終做到細(xì)心和耐心。

3.加強檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性

對檔案進(jìn)行分類的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，不同單位的檔案管理者應(yīng)該找到適合自身的檔案管理形式，對檔案進(jìn)行合理分類和準(zhǔn)確登記，完善檔案標(biāo)題關(guān)鍵詞的區(qū)分工作，有效提高檔案查找的準(zhǔn)確性和便捷性。另外，建立檔案的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫也是提高檔案檢索速度的有效途徑，一個包含檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息庫是整個檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的有力保障。為了使檔案管理基礎(chǔ)工作不斷向現(xiàn)代化發(fā)展，單位需要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理方式，從整體上提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在更高層工作標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，使檔案管理工作者可以充分發(fā)揮主觀能動性，更加細(xì)致地對檔案信息進(jìn)行管理。

結(jié)束語：

檔案管理基礎(chǔ)工作是整個檔案管理任務(wù)順利完成的基本保障，沒有基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化這一步驟，其他任何管理部分的現(xiàn)代化都是沒有意義的?；A(chǔ)工作中的分類、整理和登記都是在為后期的檔案查找和調(diào)取做鋪墊，因此，準(zhǔn)確、認(rèn)真地做好檔案管理基礎(chǔ)工作是十分必要的。單位在進(jìn)行檔案管理時也要對檔案管理基礎(chǔ)工作提起高度重視，在管理之初做好準(zhǔn)備，才能方便后期的工作開展。

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