文書工作的保密問題研究

摘要：本文首先從推進(jìn)其他工作穩(wěn)定進(jìn)行、滿足時(shí)代發(fā)展需求、應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代潛在風(fēng)險(xiǎn)等方面分析文書工作保密的重要性，然后從互聯(lián)網(wǎng)渠道泄密、文書歸檔和移交泄密、備份管理不當(dāng)、文書工作人員身份識(shí)別不明等方面分析文書工作的保密問題，最后提出針對(duì)性保密建議，為文書工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：文書工作;保密問題;互聯(lián)網(wǎng)

引言：文書工作就是處理文書的一系列程序性的活動(dòng)，包括收文、發(fā)文、整理與歸檔工作。文書工作具有政治性、機(jī)要性、時(shí)限性、規(guī)范性，因此文書工作必須做好保密事宜，否則是對(duì)自身工作、黨和國(guó)家的不負(fù)責(zé)任[1]。

一、文書工作保密的重要性

（一）推進(jìn)其他工作穩(wěn)定進(jìn)行

文書工作設(shè)計(jì)的資料類型眾多，很多類型的資料都必須做好保密工作，否則對(duì)社會(huì)輿論、人民生命、財(cái)產(chǎn)安全、國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定等工作都會(huì)造成一定影響，甚至?xí)?dǎo)致某些損失無法彌補(bǔ)，可見文書工作保密的重要性。正常情況下，文書工作人員可以通過科學(xué)技術(shù)、物理預(yù)防和人員控制等方法，確保文書工作的保密性不受破壞[2]。

（二）滿足時(shí)代發(fā)展需求

文書工作在時(shí)代發(fā)展下必須對(duì)保密性更加重視，才能預(yù)防來自各個(gè)方面的信息泄露事件，不法分子能夠利用時(shí)代技術(shù)產(chǎn)物通過非法渠道竊取文書工作的內(nèi)容，因此文書工作人員必須做好保密工作才能使自己工作內(nèi)容滿足時(shí)代發(fā)展需求。

（三）應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代潛在風(fēng)險(xiǎn)

文書工作人員必須認(rèn)識(shí)到在信息化時(shí)代下，文書工作保密工作開展愈發(fā)困難，文書資料內(nèi)容能夠從各個(gè)渠道泄露出去，而非局限于線上或者線下某個(gè)渠道，因此文書工作人員必須做好保密工作才能更好地應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

二、文書工作的保密問題

（一）互聯(lián)網(wǎng)渠道泄密

文書工作在互聯(lián)網(wǎng)渠道存在泄密等保密問題，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)人們?nèi)粘Ｉ詈蛧?guó)家管理都具有廣泛且深刻的影響，人們的生活習(xí)慣雖然在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下發(fā)生了極大的改變，但是人們自身信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)也隨著增加了，文書工作保密問題同樣如此。文書工作在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)中存在泄密風(fēng)險(xiǎn)，不法分子能夠通過各種手段找到互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的漏洞，進(jìn)而潛伏在保密系統(tǒng)中竊取文書資料，最終導(dǎo)致國(guó)家安全和人民生命財(cái)產(chǎn)安全受到損害。除此之外，自然環(huán)境中的不可抗力因素也會(huì)導(dǎo)致文書工作在互聯(lián)網(wǎng)渠道的泄密可能增加，例如臺(tái)風(fēng)、洪澇災(zāi)害使安全防御系統(tǒng)失效。

（二）文書歸檔和移交泄密

文書工作中歸檔和移交是最容易出現(xiàn)泄密事件的流程，目前文書歸檔和移交泄密問題比較多，如果不能加以處理必將對(duì)文書工作人員保密工作造成嚴(yán)重影響。文書歸檔過程中必須保證文字資料內(nèi)容清晰明確，然后才能按照歸檔程序開展下一步工作，因此文書歸檔過程中容易被不法人員竊取其中資料信息。文書移交過程中經(jīng)常出現(xiàn)滯留問題，一旦文書滯留則文書資料被其他不相關(guān)人員瀏覽的幾率將大大增加，這樣文書保密工作也難以順利開展。

（三）備份管理不當(dāng)

文書工作人員必須在做好保密工作時(shí)預(yù)防相關(guān)資料被惡意銷毀的問題，否則一旦文書保密資料被銷毀則難以再核實(shí)該文件資料的信息是否準(zhǔn)確可靠。而當(dāng)今社會(huì)正處于信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，文書工作人員在工作期間很難完全脫離互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)，文書資料客觀上存在受不可控因素而丟失或者銷毀的風(fēng)險(xiǎn)。正常情況下，文書工作可以通過備份降低該方面的風(fēng)險(xiǎn)，但是目前文書備份管理工作受現(xiàn)代科技和軟件硬件等因素的影響，很多文書數(shù)據(jù)丟失后很難再被恢復(fù)。

（四）文書工作人員身份識(shí)別不明

文書工作依托互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)開展工作時(shí)，可以直接通過授權(quán)對(duì)保密系統(tǒng)中的文件進(jìn)行操作，但是保密系統(tǒng)目前的授權(quán)管理系統(tǒng)沒有辦法對(duì)文書工作人員的身份進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，導(dǎo)致很多不法人員通過其他手段獲取保密系統(tǒng)授權(quán)，進(jìn)而對(duì)其中保密文件進(jìn)行非法篡改，導(dǎo)致文書工作保密性大大降低。機(jī)要工作文書管理人員在開展任何工作時(shí)，都必須留下對(duì)應(yīng)的操作記錄，以便于后續(xù)對(duì)文書工作是否存在泄密問題進(jìn)行核查，但是目前保密系統(tǒng)的操作記錄系統(tǒng)也可以被篡改，導(dǎo)致文書工作保密性無法得到保障。

三、文書工作的保密建議

（一）盡量杜絕涉密文件在互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸

文書工作人員必須認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)渠道存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，而且很多風(fēng)險(xiǎn)是自己無法預(yù)知和避免的，因此文書工作人員在歸檔和移交涉密文件時(shí)應(yīng)該盡量避免通過互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行文件傳輸，能夠使用其他方式歸檔移交就應(yīng)該盡量避免使用外網(wǎng)，如果必須使用計(jì)算機(jī)則必須在內(nèi)網(wǎng)使用，這樣才能盡量減少一機(jī)兩網(wǎng)所帶來的保密風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，計(jì)算機(jī)還應(yīng)該做好相應(yīng)的防水、防火等自然災(zāi)害預(yù)防工作，防止保密系統(tǒng)失效導(dǎo)致文書資料泄密。

（二）規(guī)范文書歸檔和移交工作程序

文書工作人員必須保證歸檔過程中只有相關(guān)人員接觸文書賬面信息，在保證文書內(nèi)容清晰明確的同時(shí)減少相關(guān)人員泄密風(fēng)險(xiǎn)。文書移交過程中必須準(zhǔn)確核實(shí)檢查相關(guān)手續(xù)，如果手續(xù)來源和內(nèi)容均準(zhǔn)確無誤才能進(jìn)行相關(guān)移交工作。文書工作人員還應(yīng)該對(duì)文書銷毀的人員和信息進(jìn)行存檔記錄，確保文書工作的安全性，這樣才能防止不法人員惡意銷毀文書文件。文書工作人員開展工作必須嚴(yán)格遵循文書歸檔和移交等工作的程序，盡量避免文書滯留問題的出現(xiàn)，從源頭減少文書泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)文書工作備份管理

文書工作人員必須分別從軟件和硬件兩方面做好備份管理，軟件備份管理指的是當(dāng)計(jì)算機(jī)意外故障時(shí)保密系統(tǒng)依舊能夠照常發(fā)揮保密工作，防止文書內(nèi)容泄露或丟失;硬件備份管理指的是定期更換儲(chǔ)存硬盤確保文件備份后不會(huì)因硬件設(shè)備故障而丟失或銷毀，硬件必須選擇安全性較高的設(shè)備，如果遇到意外故障導(dǎo)致文件丟失也可以通過相關(guān)技術(shù)手段對(duì)備份內(nèi)容進(jìn)行恢復(fù)。

（四）設(shè)置文書工作人員身份識(shí)別程序

文書工作人員在保密系統(tǒng)中的工作權(quán)限應(yīng)該按照崗位層次進(jìn)行分配，防止保密文件泄露或者被篡改。文書工作人員登錄保密系統(tǒng)時(shí)必須進(jìn)行人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等驗(yàn)證，不能通過賬號(hào)密碼進(jìn)行登錄。如果文書工作人員想要修改其中內(nèi)容必須通過系統(tǒng)驗(yàn)證，否則不具備更改權(quán)限，這樣再通過區(qū)塊鏈技術(shù)優(yōu)化操作記錄系統(tǒng)，才能保證文書工作的保密性不受影響。

結(jié)論：綜上所述，文書工作可以通過盡量杜絕涉密文件在互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸、規(guī)范文書歸檔和移交工作程序、加強(qiáng)文書工作備份管理、設(shè)置文書工作人員身份識(shí)別程序等措施，減少涉密文件泄密風(fēng)險(xiǎn)，確保文書工作符合保密規(guī)范和要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉志巖.論機(jī)關(guān)單位文書檔案保密工作的重要性[J].黑龍江檔案，2020（06）：38.

[2]李婧.文書處理和保密工作的幾點(diǎn)做法與體會(huì)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（20）：95.

作者簡(jiǎn)介：田愛軍（1969.04-），女，北京市人，民族：漢，職稱助理館員（檔案），學(xué)歷：本科。研究方向：文書（文件接收，傳遞，兼職檔案員），保密，行政管理等。