新時期醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

李合明

摘要：檔案是醫(yī)院發(fā)展的基礎信息資源，是醫(yī)院管理的重要組成部分。文件管理水平反映了醫(yī)院管理水平，在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用。隨著醫(yī)療改革的深入發(fā)展，醫(yī)院檔案管理存在一系列問題。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的最基本部分。如何適應當前的社會經(jīng)濟發(fā)展，使其更好地為醫(yī)院業(yè)務，首要任務是找到問題所在。本文分析了當前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，以期為新形勢下醫(yī)院的發(fā)展做出相應的貢獻，實現(xiàn)其價值。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理;問題;策略

前言 醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院開展經(jīng)營管理工作和管理活動的主要路徑，其一定程度上反映著醫(yī)療人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力等，是醫(yī)院發(fā)展的重要屏障。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的迅速發(fā)展，醫(yī)院的行業(yè)競爭不斷激烈化，在這一背景下，各醫(yī)院及醫(yī)療人員越來越注重醫(yī)院檔案管理工作的開展，現(xiàn)階段醫(yī)院要得到長遠發(fā)展就要不斷完善檔案管理制度，提升相關人員工作能力，實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化發(fā)展，最終通過人才推動醫(yī)院的健康持續(xù)發(fā)展。

一.新時期醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.文件管理工作的外部機制不完整，給工作帶來了困難。

首先，激勵機制是不完整的。在等級醫(yī)院評估標準中，對醫(yī)院的綜合檔案管理標準沒有明確要求，醫(yī)院檔案管理沒有外部激勵機制。中國的一些省份明確規(guī)定了醫(yī)院綜合檔案的檔案管理標準，但實施不嚴格，甚至要求也在不斷下降。其次，缺乏監(jiān)管機制和檔案信息的安全性無法得到保證。目前，部分醫(yī)院的檔案管理仍處于各臨床科室的分散管理狀態(tài)，尚無統(tǒng)一的監(jiān)管機制。這種管理對文件的統(tǒng)一和標準化管理極為不利。

2.領導者沒有給予足夠的重視，意識落后。

醫(yī)院領導者通常不太關注文件管理。重型醫(yī)療，輕量級文件。它不承認醫(yī)院檔案在醫(yī)院未來發(fā)展，醫(yī)院醫(yī)療經(jīng)驗的繼承和研究工作中的重要作用。由于對檔案工作的關注不夠，檔案信息資源的開發(fā)不足，導致醫(yī)院檔案利用率低。醫(yī)院里許多同志的意識形態(tài)仍然存在偏見。他們認為檔案工作是可有可無的，并不承認檔案工作在醫(yī)院管理中的重要作用。有些人認為檔案工作是文件管理者的事情。這對其他人來說并不重要，而且很高，使文件管理變得困難。

3.系統(tǒng)不完善，管理措施不到位。

醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的標準化管理標準和模型來管理醫(yī)院檔案。在醫(yī)院管理方面，大多數(shù)醫(yī)院都按照國家衛(wèi)生和健康委員會的要求，建立了各部門員工的醫(yī)院管理制度和相關責任。文件管理涉及的系統(tǒng)幾乎沒有責任和標準，有些醫(yī)院甚至沒有。文件管理的質(zhì)量包含在醫(yī)院對文件管理人員目標的評估中。雖然一些醫(yī)院在其評估中包括文件管理，但管理評估系統(tǒng)中的文件管理評估缺乏具體內(nèi)容。因此，醫(yī)院的檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理組織結構，沒有統(tǒng)一的檔案管理流程和系統(tǒng)，檔案管理人員的責任也不明確。對文件管理的細節(jié)缺乏檢查和評估措施。

4.現(xiàn)代化的檔案管理水平較低

我國當前醫(yī)療事業(yè)的不斷改革，各種先進的醫(yī)療技術設備被廣泛應用到醫(yī)院中，對于檔案管理工作，需要采用先進的技術手段進行管理，在一定程度上會提高檔案管理的水平，推動醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展和進步。很多醫(yī)院機構還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導致檔案不能夠發(fā)揮相應的作用，影響到醫(yī)療機構對檔案的有效應用，只是單純做好保存工作，但是隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院的檔案資料越來越多，很多的檔案信息不能被有效存儲導致遺失。另外，醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息資料整理操作相對比較麻煩，傳統(tǒng)的管理方式會增加檔案管理人員的工作量，不能保證數(shù)據(jù)的準確性。

二.醫(yī)院檔案管理工作的新思路

1.引進現(xiàn)代化的檔案管理技術

當前在醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展中，各種先進的技術被廣泛應用，利用計算機網(wǎng)絡技術對檔案進行管理，能夠節(jié)省人力和財力，有效提高工作效率。我國當前信息化技術快速發(fā)展，利用計算機管理檔案符合時代的發(fā)展需求，也是當前的一種發(fā)展趨勢。例如，對檔案的有效存儲和管理，傳統(tǒng)的檔案管理多是以紙質(zhì)方式進行保存和管理，難以常年保存，現(xiàn)代化信息技術的不斷發(fā)展，檔案的存儲越來越多樣化，采用電子文檔和視聽檔案的形式進行管理，會延長存儲的時間，也會保證檔案的有效存儲。

2.建立健全醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作需要通過建立健全醫(yī)院檔案管理制度，有效促進檔案管理工作的順利進行，其中包括建立檔案保管和利用制度，需要將檔案管理制度納入到醫(yī)院的管理考核中，制定相應的考核標準，做好獎懲制度的有效實施，能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性。例如，醫(yī)院建立的檔案管理制度需要符合醫(yī)院的實際情況，而且檔案管理工作需要有經(jīng)驗的人組織管理，提供相應的技術指導，收集各個科室的意見要求，通過對檔案的有效管理滿足各個科室的實際需求，制定切實可行的管理制度和規(guī)章制度，讓檔案管理能夠達到規(guī)范化的管理，為醫(yī)療工作提供更多的信息。

3.加強對檔案管理工作的業(yè)務培訓

對于檔案的有效管理對檔案人員的個人素質(zhì)和技能要求較高，醫(yī)院檔案管理工作也是一項技術性較強的工作，要注重對檔案管理的規(guī)范化和科學化，檔案管理的工作人員需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，才能提高對檔案管理的效益，醫(yī)院需要加強對檔案管理人員的培訓，強化檔案管理人員的管理意識。例如，一是醫(yī)院需要將檔案管理人員納入到醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中，做好有關檔案管理人員的培訓計劃工作，在管理職能和個人素質(zhì)方面進行提高。二是在檔案管理方面引入考核機制，做好獎懲制度，能夠有效激發(fā)員工的工作積極性和主動性;三是提高醫(yī)院內(nèi)部人員對檔案管理重要性的認識，注重檔案管理的程序，將檔案的收集工作作為定式，推動醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

結束語：綜上所述，在當前新的形勢下，醫(yī)院的檔案管理需要不斷進行探索和創(chuàng)新，利用先進的信息技術手段提高對檔案管理的效率和水平。醫(yī)院需要根據(jù)實際的發(fā)展情況，建立健全醫(yī)院檔案管理制度，同時與醫(yī)院各個科室做好配合，重視對醫(yī)院檔案的管理，及時引進一些新的技術手段，提高對醫(yī)院檔案信息的有效利用，推動醫(yī)院的發(fā)展和進步。

參考文獻：

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