高校行政秘書職業(yè)能力提升的探析

高舒婷

摘 要：學(xué)校秘書的工作具有復(fù)雜性和靈活性，其主要的工作有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的上傳下達、資料收集整理等等，而這些工作的開展需要多方協(xié)調(diào)，這就要求行政秘書具有良好的應(yīng)變能力和溝通能力，所以將高校秘書的工作做好，就需要不斷提高個人職業(yè)素質(zhì)能力。

關(guān)鍵詞：高校;行政秘書;職業(yè)素質(zhì);能力提升;探析

隨著高等教育的快速發(fā)展，行政秘書的地位日益凸顯，發(fā)揮著承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)的中樞作用。高校行政管理中的秘書崗位是高校行政管理工作的重要部分，其工作效率和工作水平直接影響到高校行政管理的整體水平。本文結(jié)合作者自身工作的內(nèi)容和特點，分析高校行政秘書工作的常見問題，并探析如何提高高校秘書的職業(yè)素質(zhì)。

一、高校行政秘書的角色定位和工作特點

高校行政秘書是高校重要的行政管理崗位，對高校的正常運行具有舉足輕重的作用。高校秘書是根據(jù)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)知識安排，參與學(xué)校重大決策前的研究調(diào)查和分析建議。其次是做好校長辦公會以及董事會會議等各類重要會議的會議記錄。同時，學(xué)校行政秘書需要對接學(xué)校教職工以及校外重要來訪人員，對校領(lǐng)導(dǎo)的各項會議活動的安排熟悉了解并提前通知提醒領(lǐng)導(dǎo)。然而，精細的管理可以使行政秘書的自我能力不斷提高，在日常工作中形式良好的工作習(xí)慣，從而更好地履行工作職責(zé)和發(fā)揮橋梁與紐帶的作用，保證各項工作的順利開展。

高校中的秘書既是參與者也是協(xié)調(diào)者，其工作特點具有服務(wù)性、創(chuàng)造性和機密性。

（1）面對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)乃至廣大師生都要有良好的服務(wù)意識，為上排憂為下排憂。

（2）在我們的印象中，秘書工作僅是簡單的傳遞工作和服務(wù)群眾，但是高校秘書更需要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)精神，用新辦法和手段處理新事務(wù)。

（3）高校秘書的工作中具有嚴謹?shù)谋Ｃ苄?，對重要材料的妥善保管是非常重要的，尤其是行政秘書是機密文件的第一接觸人，因此需要時刻保持警惕性。

二、行政秘書工作面臨的問題

（1）職業(yè)倦怠程度加重

職業(yè)倦怠指個體在工作重壓下產(chǎn)生的身心疲勞與耗竭的狀態(tài)，是一種最容易在助人行業(yè)中出現(xiàn)的情緒性耗竭的癥狀。人把對工作上長期的情緒及人際應(yīng)激源做出反應(yīng)而產(chǎn)生的心理綜合癥稱為職業(yè)倦怠。一般認為，職業(yè)倦怠是個體不能順利應(yīng)對工作壓力時的一種極端反應(yīng)， 是個體伴隨于長時期壓力體驗下而產(chǎn)生的情感、態(tài)度和行為的衰竭狀態(tài)。

在高校行政秘書的工作中，其肩負著管理與服務(wù)的任務(wù)，工作繁雜瑣碎，因此產(chǎn)生工作壓力也產(chǎn)生了職業(yè)倦怠，從而影響工作效率和工作質(zhì)量。秘書對自身的認知的責(zé)任感是起著極大的推動和促進作用，如果欠缺責(zé)任意識就會工作消極被動，進一步影響獲取處理工作所需的信息。

（2）自我提升能力有限

自我提升能力越高，個體對自身成功完成任務(wù)就越有信心。高校行政秘書是銜接上層領(lǐng)導(dǎo)、師生之間的橋梁，貫穿到學(xué)校工作的統(tǒng)籌布置、整理、上報、接待等各個環(huán)節(jié)中。秘書工作的重復(fù)性和程序化，使得秘書對工作規(guī)劃、職業(yè)規(guī)劃等都缺乏了思考，同時失去對專業(yè)知識和科研提升的能力。其次，秘書工作的創(chuàng)新空間有限，思維能動力受限，因此產(chǎn)生自身提升能力有限。

高校行政秘書大部分并沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過管理學(xué)、秘書學(xué)等專業(yè)知識，同時由于工作繁雜忙碌，導(dǎo)致行政秘書的專業(yè)知識提升緩慢，專業(yè)化水平不高。在日常工作，秘書的工作缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，只是純粹地按照工作安排執(zhí)行，不斷重復(fù)完成工作，缺乏理論知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和工作經(jīng)驗總結(jié)的歸納，不善于抓重點和理清工作思路，不善于掌握工作的主動權(quán)和改進工作方法。這就導(dǎo)致行政秘書產(chǎn)生枯燥感，影響到工作熱情，無法提升專業(yè)化的業(yè)務(wù)水平。

3、自我認同感缺失

通常大家對秘書崗位定位僅限于一個以服務(wù)為主的崗位，日常只是處理公文和上傳下達工作，導(dǎo)致行政秘書的門檻偏低。再者，在高校中的秘書普遍性是通過校內(nèi)轉(zhuǎn)崗方式，導(dǎo)致行政秘書的隊伍的流動性比較大，崗位人員不穩(wěn)定。在高校的職稱評審、獎懲工作中，行政秘書的工作成績認可度比較低，對其的考核僅限于出勤考核，并未把其工作服務(wù)滿意度和工作效率等納入考核工作中，最終考核結(jié)果缺乏真實性和公平性，也影響秘書的工作熱情。其次，在注重教師激勵的時候，容易忽略了行政秘書的激勵機制，極少有機會參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)以及無法與同行進行交流學(xué)習(xí)，長期存在進修培訓(xùn)機會少，職稱晉升空間有限等等問題，導(dǎo)致行政樓秘書缺乏職業(yè)發(fā)展目標，也進而降低了積極性，因此行政秘書對自我認同感薄弱。

4、良好的健康心理素質(zhì)

在實際工作中，有大部分的秘書陷于盲目性卑微的一種心理狀態(tài)。她們常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人交流溝通。在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作中，常常會出現(xiàn)心理緊張，害怕出現(xiàn)差錯，長此以往就會感到悲觀，對自己更加沒有自信，卑怯的心理也會越來越嚴重。

隨著新時代社會的發(fā)展，每個人的處境也隨之變化，這就對高校行政秘書的工作提出了具備耐心、細心和應(yīng)急反應(yīng)能力的要求。高校行政秘書不僅需要教育管理學(xué)、心理學(xué)的知識儲備，還需要具備積極的工作心態(tài)，面對復(fù)雜的服務(wù)對象還需要有一定的心理素養(yǎng)和友好溝通的心態(tài)。

三、高校秘書能力提升應(yīng)對策略

1、規(guī)范工作制度，提高職業(yè)能力素養(yǎng)

行政秘書要緊跟學(xué)校的發(fā)展步伐，及時了解學(xué)校最新的工作方針和規(guī)章制度，結(jié)合工作方針和規(guī)章制度，聯(lián)系到具體實際的工作，不斷創(chuàng)新工作思維，提高工作質(zhì)量。在高校行政秘書的工作中，需要及時匯報和傳達，確保各部門之間的信息暢通以及各項工作方針的有效落實，嚴格遵守規(guī)章制度和規(guī)范工作條例，嚴格執(zhí)行學(xué)院及領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，提前預(yù)判各種工作細節(jié)，在各個環(huán)節(jié)中確保到位、按時完成。同時，行政秘書要加強工作責(zé)任意識，加強與各部門之間的聯(lián)系，具有大局意識，對繁瑣的工作做到不逃避不厭煩，積極協(xié)調(diào)各種問題的工作態(tài)度。在高校環(huán)境多變的形勢下，沒有忍辱負重、任勞任怨的工作態(tài)度，是無法做好秘書工作的，所以要求秘書人員必須謙虛謹慎、兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職責(zé)。