政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用研究

潘洪華

隨著信息技術(shù)日益發(fā)展和成熟，電子政務(wù)建設(shè)深入推進(jìn)，信息化管理能力大幅提升，傳統(tǒng)的辦公模式已無法滿足新形勢(shì)下辦公的需要，各部門迫切需要用自動(dòng)化手段來提高辦公效率。我們充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于工作流建設(shè)應(yīng)用了政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)，建立了部門之間、部門內(nèi)部協(xié)同處理辦公業(yè)務(wù)的機(jī)制，加強(qiáng)了部門之間及部門內(nèi)部的信息共享，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)化、自動(dòng)化高效運(yùn)行。

一、政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)概況

（一）系統(tǒng)建設(shè)意義

政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)作為電子政務(wù)的重要內(nèi)容，是政府部門人員辦公的重要支撐工作平臺(tái)，用來處理各類日常辦公業(yè)務(wù)，包括公文收發(fā)、審批及流轉(zhuǎn)、信息報(bào)送、個(gè)人事務(wù)等。協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，將能夠有效提高政府部門間及部門內(nèi)部的協(xié)同辦公及事務(wù)處理的能力與效率。

（二）系統(tǒng)構(gòu)建原則

該系統(tǒng)是各部門通用的網(wǎng)上辦公信息系統(tǒng)，具有用戶量大、使用頻率高、操作實(shí)時(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，在系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，必須充分考慮系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性、可擴(kuò)展性、可管理性等方面要求。

穩(wěn)定可靠。協(xié)同辦公系統(tǒng)一旦投入運(yùn)行使用，就必須確保系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定地不間斷運(yùn)行，需要從系統(tǒng)軟件規(guī)劃設(shè)計(jì)、硬件配置及運(yùn)行環(huán)境等方面綜合考慮，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。

安全保密。在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享的同時(shí)，必須高度重視系統(tǒng)內(nèi)公文及批閱意見的安全問題，從數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)做好技術(shù)防護(hù)措施，還要制定明確的管理制度，從技術(shù)和管理兩方面確保網(wǎng)絡(luò)和信息的高度安全，使信息安全流轉(zhuǎn)并得到充分利用。

技術(shù)先進(jìn)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)有一定的前瞻性，采用業(yè)界成熟的先進(jìn)技術(shù)和產(chǎn)品，在滿足現(xiàn)有功能需求的情況下，必須充分考慮到當(dāng)前軟硬件資源的充分利用，確保在以后的升級(jí)中減少投資。

可擴(kuò)展升級(jí)。為適應(yīng)應(yīng)用功能增加的需要，系統(tǒng)應(yīng)具備平滑可擴(kuò)展性，實(shí)現(xiàn)快速開發(fā)、業(yè)務(wù)參數(shù)配置及業(yè)務(wù)功能升級(jí)等，支持不斷變化的需求。

易管理維護(hù)。由于政府部門機(jī)構(gòu)和人員的調(diào)整時(shí)有發(fā)生，不同角色的用戶在系統(tǒng)中就要相應(yīng)調(diào)整，因此要求系統(tǒng)具有良好的可管理性和可維護(hù)性。

（三）技術(shù)基礎(chǔ)

1.SOA架構(gòu)

面向服務(wù)架構(gòu)（SOA）體系，通過把現(xiàn)有的資源和應(yīng)用轉(zhuǎn)化為服務(wù)共享出去，每一個(gè)服務(wù)之間通過松耦合、基于消息的通訊機(jī)制進(jìn)行交互。具體的某個(gè)應(yīng)用通過組合剪裁這些服務(wù)構(gòu)成一個(gè)個(gè)具體的應(yīng)用程序，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建應(yīng)用系統(tǒng)，基于SOA架構(gòu)，也極大地便利了應(yīng)用系統(tǒng)的重構(gòu)。

2.J2EE技術(shù)

J2EE作為市場(chǎng)上主流的企業(yè)級(jí)分布式應(yīng)用平臺(tái)解決方案，其核心是一組規(guī)范和指南，它定義了使用Java語(yǔ)言開發(fā)多層分布式企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)。J2EE技術(shù)的應(yīng)用，極大提升系統(tǒng)的可移植性、安全性和可重用性。

3.工作流技術(shù)

工作流管理聯(lián)盟給出的關(guān)于工作流的定義是：工作流是一類全部或部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則將文檔、信息或者任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。概況來講，工作流是業(yè)務(wù)過程的計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，包括了一組活動(dòng)及活動(dòng)間的順序關(guān)系，同時(shí)也包括流程與活動(dòng)的啟動(dòng)和終止條件及對(duì)活動(dòng)的描述。

（四）典型核心業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

公文管理作為政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要功能模塊，其中公文流轉(zhuǎn)又是公文管理的核心業(yè)務(wù)流程，在系統(tǒng)中各類公文處理都是以流程方式進(jìn)行的，在公文流轉(zhuǎn)過程中，涉及信息多，類型復(fù)雜，單靠人工去處理效率很低。因此，在電子政務(wù)辦公自動(dòng)化中引入工作流技術(shù)，制定標(biāo)準(zhǔn)和定義流程，對(duì)各部門的業(yè)務(wù)流程再造，自動(dòng)執(zhí)行公文流轉(zhuǎn)流程，提高辦公效率。

公文管理包括收文管理和發(fā)文管理，公文流轉(zhuǎn)有部門間的流轉(zhuǎn)，也有部門內(nèi)部的流轉(zhuǎn)，下面以收文后在部門內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)為例，詳細(xì)闡述按照工作流模式進(jìn)行的流程設(shè)計(jì)過程。辦公室文書作為流程起始點(diǎn)，簽收文件后轉(zhuǎn)辦理，將文件流轉(zhuǎn)給辦公室主任，辦公室主任簽批意見流轉(zhuǎn)回文書，文書根據(jù)簽批意見將文件流轉(zhuǎn)給部門領(lǐng)導(dǎo)，部門領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后由文書流轉(zhuǎn)給相關(guān)業(yè)務(wù)科室，由業(yè)務(wù)科室具體辦理文件相關(guān)工作，辦結(jié)后文件流轉(zhuǎn)回文書，由文書結(jié)束整個(gè)流程。

二、政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用存在的問題

下面從用戶和辦公系統(tǒng)兩個(gè)方面，詳細(xì)闡述政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題。

（一）用戶層面的問題

1.個(gè)別部門信息化思維還未建立

個(gè)別部門思維模式還未轉(zhuǎn)變，不善于運(yùn)用信息化手段辦公，仍習(xí)慣于面對(duì)面溝通工作，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)批閱流轉(zhuǎn)，導(dǎo)致部門辦公效率低下。

2.個(gè)別部門辦公自動(dòng)化重視程度不足

有的部門重業(yè)務(wù)，輕信息化應(yīng)用。未將采用信息化手段輔助辦公提到工作日程，對(duì)自動(dòng)化辦公缺乏積極引導(dǎo)和推動(dòng)，沒有形成全員自動(dòng)化辦公的良好氛圍。

3.個(gè)別部門人員老化，無法適應(yīng)自動(dòng)化辦公

個(gè)別部門由于整體工作人員年齡偏大，對(duì)信息化知識(shí)接受程度低，對(duì)計(jì)算機(jī)操作也不熟練，導(dǎo)致了協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用推廣較為困難。

4.部門人員調(diào)整頻繁，導(dǎo)致系統(tǒng)操作不熟練

政府部門由于機(jī)構(gòu)改革或內(nèi)部科室調(diào)整等原因，導(dǎo)致人員調(diào)整的情況時(shí)有出現(xiàn)，特別是辦公室文書一旦換人，新任辦公室文書又不熟悉辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)和其他辦公業(yè)務(wù)推進(jìn)出現(xiàn)脫節(jié)斷檔，新任文書需要從頭學(xué)習(xí)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，系統(tǒng)操作不熟練，影響了系統(tǒng)應(yīng)用成效。

（二）系統(tǒng)層面的問題

1.需要移動(dòng)辦公系統(tǒng)作為PC端補(bǔ)充

PC端協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)較為成熟，迫切需要移動(dòng)辦公作為補(bǔ)充。目前移動(dòng)辦公雖已投入應(yīng)用，但功能上還存在優(yōu)化空間，應(yīng)用范圍和深度還不夠，需要進(jìn)一步加強(qiáng)移動(dòng)辦公的功能提升和推廣應(yīng)用。

2.部門個(gè)性化功能需求未能統(tǒng)籌兼顧

政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)在功能和流程設(shè)計(jì)上充分考慮了部門通用性，而各部門由于業(yè)務(wù)職能和科室設(shè)置不同，辦公業(yè)務(wù)也不盡相同，有的提出了個(gè)性化系統(tǒng)功能需求，導(dǎo)致在某些業(yè)務(wù)功能上不能滿足部門的要求，需要進(jìn)行個(gè)性化定制開發(fā)。

三、政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)問題解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)用戶使用引導(dǎo)和培訓(xùn)

政府部門采用信息化方式進(jìn)行辦公，已成為機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)處理的必要手段?？煞峙诸惤M織各部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室工作人員和普通工作人員，通過專題講座、座談會(huì)、系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)等方式，使各類人員了解計(jì)算機(jī)與信息化相關(guān)知識(shí)，掌握政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用技能，推動(dòng)各部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員樹立信息化思維，重視運(yùn)用自動(dòng)化手段進(jìn)行辦公。

（二）優(yōu)化提升系統(tǒng)功能和性能

政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已比較深入，但隨著政府機(jī)構(gòu)改革和部門職能的深入調(diào)整，可考慮在各部門通用功能基礎(chǔ)上，針對(duì)有些部門提出的個(gè)性化需求，進(jìn)行功能定制開發(fā)，同時(shí)持續(xù)優(yōu)化完善系統(tǒng)原有功能，盡量滿足不同部門不同業(yè)務(wù)需求，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和響應(yīng)速度，提升用戶體驗(yàn)感和便利度。

（三）深入推動(dòng)移動(dòng)辦公系統(tǒng)應(yīng)用

目前智能終端的普及和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，為人們移動(dòng)辦公提供了有利條件。下步可在政府部門持續(xù)拓展移動(dòng)辦公應(yīng)用范圍，通過移動(dòng)辦公，打破時(shí)間和空間的限制，部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可隨時(shí)隨地處理機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公業(yè)務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

本文從系統(tǒng)建設(shè)意義與原則、技術(shù)基礎(chǔ)、核心業(yè)務(wù)流程梳理架構(gòu)等方面，介紹了政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)總體概況，深入分析了協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，給出了解決問題的對(duì)策措施。政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了部門間和部門內(nèi)部辦公業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享，降低了行政辦公成本。

作者單位：濰坊市大數(shù)據(jù)中心