新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

孫罡

摘要：改革開放以來，社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高速發(fā)展階段，事業(yè)單位成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展重要角色。在本篇文章中，主要從新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作存在的具體問題出發(fā)，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化策略

引言：檔案是有價(jià)值的歷史記錄，新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理指事業(yè)單位在日常管理工作中保存具有價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)原始資料，針對(duì)檔案本身，涉及到多方面綜合載體，主要是通過檔案管理工作，展現(xiàn)出各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)實(shí)施過程中的真實(shí)狀態(tài)，促使原始資料具備儲(chǔ)存價(jià)值、為原始文件創(chuàng)造儲(chǔ)存載體。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要價(jià)值

1提升檔案管理工作效率

檔案管理工作進(jìn)行信息化手段處理后，已經(jīng)把傳統(tǒng)管理模式的集中立卷轉(zhuǎn)變?yōu)槲募w檔，把傳統(tǒng)管理模式的集中任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱闵⑷蝿?wù)，在工作任務(wù)進(jìn)行的同時(shí)可進(jìn)行隨時(shí)查缺補(bǔ)漏，以此保證檔案資料文件不產(chǎn)生積壓，不僅可以完成檔案管理工作的文件歸檔，還能極大提升信息檢索實(shí)效性。另外，信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用與推廣促使新增檔案資料文件便捷化處理，檔案管理工作人員僅僅需要進(jìn)行鍵盤簡便操作就能夠?qū)崿F(xiàn)目錄的增設(shè)。

2保證檔案資料原始狀態(tài)

新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作大多數(shù)使用掃描儀和云臺(tái)、相機(jī)等高精尖電子設(shè)施對(duì)原始檔案進(jìn)行掃描，檔案可以以詳細(xì)、完整的狀態(tài)加入到檔案信息管理系統(tǒng)中，在進(jìn)行檢索的過程中，能夠便捷查看檔案資料電子版儲(chǔ)存文件，檔案信息管理系統(tǒng)可以直觀、完整地展現(xiàn)原始檔案。

3提升檔案管理的信息化手段

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理工作造成巨大沖擊，很多事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到檔案信息化管理的便捷之處，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式通過與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段進(jìn)行融合，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)搜索查詢檔案的方式。因此，事業(yè)單位可以立足檔案管理信息化手段優(yōu)化，尋找適合自身的檔案管理系統(tǒng)，為檔案信息管理需求提供更便捷的服務(wù)[1]。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作存在的具體問題

1檔案管理缺乏完善標(biāo)準(zhǔn)

少數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員，工作狀態(tài)敷衍了事，對(duì)于檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)模糊，珍貴的檔案資料未能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致資料完整性得不到保證。事業(yè)單位檔案管理需完善相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，制度是管理工作實(shí)施的關(guān)鍵，側(cè)重點(diǎn)主要在于行政管理和技術(shù)部門，要結(jié)合實(shí)際情況使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定科學(xué)的檔案管理體系。

2檔案管理力度稍差

一般來講，事業(yè)單位和檔案管理工作屬于兩個(gè)管轄領(lǐng)域，各自領(lǐng)域的管理不完善將會(huì)導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，所以，事業(yè)單位檔案管理工作和事業(yè)單位發(fā)展相輔相成，一旦沒有重要資料文件作為檔案管理的依據(jù)，后續(xù)的研究工作將會(huì)無法開展。

在事業(yè)單位的基層，仍然存在檔案管理工作重視程度差的情況，雖然上級(jí)主管部門對(duì)檔案資料文件的重要性認(rèn)識(shí)較高，但在基層仍然存在制度不完善、管理人員不負(fù)責(zé)和硬件設(shè)施不完善的尷尬情況，這些都給事業(yè)單位檔案管理工作帶來諸多障礙。實(shí)施信息化檔案管理工作是新形勢(shì)下的必然趨勢(shì)，但是，因?yàn)槭聵I(yè)單位的操作不夠規(guī)范等原因，所以，檔案管理力度稍差，檔案利用率較低。

3檔案管理服務(wù)處于低水準(zhǔn)

基于新形勢(shì)，傳統(tǒng)服務(wù)模式不能滿足當(dāng)下檔案管理需要，新服務(wù)觀念已經(jīng)滲透到事業(yè)單位檔案管理工作中，服務(wù)工作整體朝向便捷化和個(gè)性化方向進(jìn)展。部分事業(yè)單位檔案資料文件并未形成電子檔文本，檔案管理服務(wù)仍處初級(jí)信息化階段，尚未對(duì)檔案進(jìn)行綜合利用[2]。

4人才隊(duì)伍素質(zhì)有待增強(qiáng)

人才在檔案管理工作中占據(jù)決定性位置，關(guān)系到檔案管理工作效率和整體管理效果，但是，很多事業(yè)單位在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)方面存在明顯的滯后情況，上級(jí)格外重視，但是管理部門缺乏新鮮血液的注入，部分管理工作人員業(yè)務(wù)能力一般，專業(yè)不對(duì)口的情況居多，這些情況嚴(yán)重影響到檔案管理工作的實(shí)際效率，人才隊(duì)伍專業(yè)性素養(yǎng)需要整體提升。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

1規(guī)范檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位檔案管理部門要進(jìn)行嚴(yán)格的自檢自查，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式，規(guī)范檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)傳統(tǒng)的單一管理模式予以升級(jí)，增設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)專區(qū)，借助信息化技術(shù)手段和新型硬件設(shè)施開展云建檔、云查詢、云閱覽等操作，在提升事業(yè)單位檔案管理水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上科學(xué)開展檔案管理工作。

2科學(xué)維護(hù)檔案管理設(shè)施

事業(yè)單位檔案管理工作利用信息技術(shù)管理的幾率越來越高，檔案管理設(shè)施發(fā)揮著舉足輕重的作用，這些管理設(shè)施能夠?yàn)闄n案管理工作提供諸多便捷，所以，事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，合理增設(shè)檔案檢索系統(tǒng)、新型計(jì)算機(jī)設(shè)備等，保證檔案管理工作的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

3合理發(fā)揮檔案的信息化服務(wù)功能

事業(yè)單位要積極利用信息化技術(shù)手段提升檔案綜合利用率，通過積極提供信息資源查詢檢索服務(wù)、目錄分發(fā)服務(wù)、電子化檔案服務(wù)、信息掃描等服務(wù)，利用現(xiàn)代化處理技術(shù)提升檔案管理工作的便捷性。

4全面提高檔案管理人員專業(yè)能力

事業(yè)單位要做好檔案管理人員管理工作，最大化促進(jìn)檔案管理可持續(xù)化發(fā)展。做好管理人員的基礎(chǔ)培訓(xùn)工作，同時(shí)需要培養(yǎng)管理人員具備工作責(zé)任感，促使其達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)工作要求，為事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化做出應(yīng)用的貢獻(xiàn)[2]。

結(jié)論：基于新形勢(shì)給事業(yè)單位檔案管理工作帶來的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位只有通過信息化技術(shù)不斷革新管理模式、健全工作流程，改變固態(tài)思維定式，更新管理設(shè)備，培養(yǎng)專業(yè)層次管理團(tuán)隊(duì)才能提升自身的管理水準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱俊.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（18）：51-52.

[2]趙亮.新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].科技風(fēng)，2020（15）：275.