大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問題和對策分析

曾瑩

摘要：在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，人們面對著怎樣合理控制這類龐大數(shù)據(jù)的問題，顯而易見，檔案管理也是如此。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理主要包含存儲和提供檔案資料，而其中最為關(guān)鍵的就是采集、搜索、儲存與合理使用原始材料。在這種環(huán)境下，每日形成了很多數(shù)據(jù)資料，使得相關(guān)人員面臨著更多的更專業(yè)的工作。所以，基于目前時代環(huán)境，研究檔案管理有著十分關(guān)鍵的實踐作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;問題;對策分析

1大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響

自計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用以來，人類社會經(jīng)歷了幾千年的文件材料記錄方式發(fā)生了根本性改變，從可直讀的文字、圖形、符號等到肉眼不可識讀的計算機代碼，從傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)、照片、實物等“實體檔案”到信息化載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發(fā)生了顛覆性變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，也促使電子文件從電腦單機走進網(wǎng)絡(luò)，文件的形成、審核、簽發(fā)、傳輸、辦理可以全部在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成。特別是近幾年，大數(shù)據(jù)、云計算、移動網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，使政府部門積極推進網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)，大量的政務(wù)活動記錄保存在云端的各類政務(wù)信息系統(tǒng)當中，更加方便利用和數(shù)據(jù)共享。這些活動記錄的形式多樣，早已不是傳統(tǒng)的文件特征，僅以數(shù)據(jù)的形式存在?？梢哉f，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已經(jīng)完全顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄和形成的方式。

2 當前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理水平有待提高

目前檔案管理工作中，雖然檔案管理體制機制比較健全，但更多是針對傳統(tǒng)載體檔案和比較簡單的電子文件管理，檔案的收集、管理、開發(fā)利用也多以傳統(tǒng)形式存在，并未構(gòu)建起健全的新時代信息化現(xiàn)代化檔案管理機制。特別是經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，檔案管理現(xiàn)代化整體水平不高，尤其是針對大數(shù)據(jù)、云計算、移動網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)背景下產(chǎn)生的大量政務(wù)活動記錄缺乏統(tǒng)一有效的現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范和措施。與此同時，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢使得人們獲取信息的渠道更加多樣化，使得處于傳統(tǒng)檔案管理形式下的檔案信息開發(fā)利用工作顯得滯后。同時，各級機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、綜合檔案館、專業(yè)檔案館存量檔案數(shù)字化工作開展不充分、不平衡，在新舊管理載體轉(zhuǎn)換、利用方式更新的道路上，還有大量工作亟待推進。

2.2 現(xiàn)有檔案管理隊伍不能完全適應(yīng)工作需要

由于歷史原因，檔案部門和檔案工作受重視程度相對于中心工作獲得的關(guān)注度和重視程度不高，檔案管理部門屬于弱勢部門、偏遠部門，對檔案工作人員準入標準不高，部分機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，檔案人員缺少專業(yè)技術(shù)理論，對檔案工作重要意義認識不足、對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)標準和業(yè)務(wù)技能掌握不牢、業(yè)務(wù)能力不強。特別是在檔案信息化工作方面，缺乏既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人才，造成現(xiàn)有檔案管理隊伍對于現(xiàn)代新技術(shù)的適應(yīng)和接受能力較弱，使得現(xiàn)代化檔案收集、管理、開發(fā)利用等工作推進缺乏必要的人力、人才支撐。

2.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)信息激增，檔案管理越來越復(fù)雜，工作量越來越大。做好新時代檔案管理需要有現(xiàn)代化信息技術(shù)作為支撐，而其基本前提就是需要有能夠滿足工作的設(shè)施設(shè)備和工作場所。而這些，需要有足夠的人力、物力、財力的投入，以確保檔案管理現(xiàn)代化的順利實現(xiàn)。目前，很多單位檔案管理信息化程度不高，檔案信息化設(shè)備落后、單一，更新不及時，是影響檔案信息化發(fā)展的重要因素之一。特別是經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，受財力制約，檔案信息化建設(shè)明顯滯后于時代發(fā)展和檔案利用需求，對比信息化程度較高的行業(yè)、部門，差距呈逐步加大趨勢。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對策分析

3.1 利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

在新形勢新常態(tài)新要求下，檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)該做到與時俱進，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)的管理形式，不斷開拓創(chuàng)新，提速推進檔案信息化工作。要堅定不移地實施“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”戰(zhàn)略，可通過集中優(yōu)勢力量攻堅推進和購買社會化服務(wù)等方式進行館 （室） 藏檔案數(shù)字化。特別要加大企業(yè)檔案基礎(chǔ)收集整理與開放利用工作力度，做到企業(yè)關(guān)鍵性檔案優(yōu)先建檔、優(yōu)先接收、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先提供利用，使企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化成果更多更好地惠及企業(yè)與員工。要加強檔案利用體系的現(xiàn)代化建設(shè)，在確保檔案信息安全的前提下，滿足網(wǎng)上查詢、瀏覽、借閱等檔案利用需求，最大程度實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化成果共享。

3.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力。做好大數(shù)據(jù)背景下的新時代檔案管理工作，應(yīng)該建立思想素養(yǎng)高、專業(yè)能力強的專業(yè)隊伍。應(yīng)該從檔案工作長遠發(fā)展和滿足檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)實需求兩個角度，通過多種方式積極引進人才，特別專業(yè)對口，既懂計算機、又懂檔案管理的專業(yè)化人才，解決現(xiàn)有檔案干部隊伍專業(yè)人才不足、結(jié)構(gòu)不合理、年齡老化等問題。同時，還應(yīng)針對現(xiàn)有檔案管理人員實際，科學(xué)組織開展相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，可采取基于工作現(xiàn)實狀況開展相應(yīng)的干訓(xùn)結(jié)合活動，提升現(xiàn)有人員的檔案業(yè)務(wù)水平、計算機應(yīng)用水平、檔案管理系統(tǒng)運用水平、電子檔案管理水平。

3.3 加強檔案管理設(shè)施建設(shè)

提升新時代檔案管理工作水平，現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備必不可少。要使用先進管理理念與管理方式，解決檔案管理中存在的問題，推動檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。除了現(xiàn)代管理觀念之外，應(yīng)該加強基礎(chǔ)設(shè)施的完善。招聘專門技術(shù)工作者，提升管理團隊的業(yè)務(wù)能力，并且應(yīng)該配備相關(guān)設(shè)施，進而體現(xiàn)出檔案管理人員的現(xiàn)實意義。另外，應(yīng)該將大數(shù)據(jù)思維使用到檔案管理過程中。我們能夠和大數(shù)據(jù)公司建立合作關(guān)系，加強設(shè)備和技術(shù)的研發(fā)，使適應(yīng)大數(shù)據(jù)時期的設(shè)施與技術(shù)進一步體現(xiàn)本身優(yōu)勢。把存儲與虛擬技術(shù)使用在檔案管理過程中，不斷開拓合作渠道，增強先進信息技術(shù)在檔案管理過程中的使用。

3.4 做好檔案信息的開發(fā)利用工作

檔案信息化的根本目的在于推進現(xiàn)代化管理和利用，要采用現(xiàn)代化手段，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上實施檔案現(xiàn)代化利用。線下審批耗時長、實地翻查效率低、信息檢索不全面等傳統(tǒng)檔案查閱利用的問題，都可以通過檔案信息化加以解決。通過字段級的權(quán)限管理，可根據(jù)管控需求控制到目錄級、文件級，還可按部門、責任者、文件名進行搜索，使查檔檢索更便捷。通過對檔案內(nèi)容的檢索和精準定位，對數(shù)字化檔案直接下載、打印，讓查閱檔案不進庫房、不調(diào)卷宗、不翻實體，不僅減少了對檔案實體的磨損，而且大幅提升了檔案利用效率。同時，可對不同的操作進行權(quán)限管理，對檔案數(shù)據(jù)進行安全分級和定期備份，使檔案信息更加安全。通過檔案信息化暢通“堵點”，治理“難點”，實現(xiàn)檔案利用工作提質(zhì)增效。

4結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機遇，檔案數(shù)字化、檔案信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的必由之路。因此，大數(shù)據(jù)背景下，做好檔案管理工作既時不我待，又任重道遠。只有打破傳統(tǒng)思維的藩籬，與時俱進開拓創(chuàng)新，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平，適應(yīng)新時代社會各界對檔案利用的需求，檔案工作才能真正彰顯其重要的基礎(chǔ)作用，檔案信息才能充分發(fā)揮出其社會價值，才能更好、更高效地服務(wù)黨的建設(shè)、服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、服務(wù)人民群眾需求。

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