工程電子檔案的特點及管理策略探析

曾杰

摘要：信息化時代背景下，工程檔案逐步轉(zhuǎn)型成為工程電子檔案;隨著工程項目增多以及規(guī)模擴大，對工程電子檔案的管理以及應用提出更高的要求。基于此，本文將從工程電子檔案的特點入手，并對管理策略進行探討，以期望能夠提升工程電子檔案管理整體水平。

關(guān)鍵詞：工程電子檔案;特點;管理

前言

工程建設(shè)周期通常比較長，而且往往會涉及到多個參建主體，隨著工程的開展，將會產(chǎn)生類型較多、數(shù)量較大的資料信息，且主要以文字、圖片、影像音影等載體為主，其中原始數(shù)據(jù)具有很高的應用價值，能夠?qū)こ毯笃诘臄U建以及維修提供有價值的參考依據(jù);同時，隨著信息技術(shù)發(fā)展，工程檔案已經(jīng)完成電子檔案轉(zhuǎn)型，基于檔案信息的特點，做好工程電子檔案的管理具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、工程電子檔案的特點

（一）專業(yè)性

工程電子檔案具有專業(yè)性以及成套性特點，隨著工程項目的結(jié)束，與工程有關(guān)的所有信息所進行獨立存儲，但是考慮到工程項目本身存在差異性，所以檔案需要成套存儲，具體包括地質(zhì)勘探信息以及主體建筑信息，具有較高的專業(yè)性。對于地質(zhì)勘探信息而言，這是工程項目開展之前相關(guān)機構(gòu)對施工環(huán)境以及周圍的地質(zhì)情況、地下水情況、建筑物下巖石狀況等各方面的詳細數(shù)據(jù)記錄。對于主體建筑信息而言，主要指的是對工程項目建設(shè)過程中所有環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)記錄。工程電子檔案需要詳細記錄前期所測量的數(shù)據(jù)、工程項目建設(shè)信息以及竣工等所有數(shù)據(jù)，這就體現(xiàn)出工程電子檔案的成套性特點;同時，信息資料涉及到各類圖紙、文字以及影像資料，而且專業(yè)性較高，因此體現(xiàn)出電子檔案的專業(yè)性特點。

（二）復雜性

工程檔案將會對從工程開工到結(jié)束的所有信息進行詳細記錄，其中涉及到前期勘探信息、施工各項數(shù)據(jù)等;同時，不同數(shù)據(jù)所涉及到的專業(yè)存在一定的差異性，所以數(shù)據(jù)繁多，且類型不同，這就體現(xiàn)出工程電子檔案的復雜性。此外，工程電子檔案還涉及到各個部門資料匯總，需要全方位記錄各類數(shù)據(jù)，而且還要保障所有數(shù)據(jù)的時效性以及準確性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問題等，所以，整個管理工作也體現(xiàn)出復雜性[1]。

（三）長期性

工程項目通常需要經(jīng)歷前期項目立項、地質(zhì)勘察、施工、驗收等多個環(huán)節(jié);同時，不同環(huán)節(jié)需要相關(guān)部門的積極配合以及協(xié)調(diào)，整個周期比較長。對于工程電子檔案而言，全方位記錄信息目的是為了保障工程有序開展以及為工程后期擴建、維修提供有價值的參考依據(jù)，因此整個管理工作是一個長期性過程，如果某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，那么將可能影響到工程后期的擴建以及維修。

二、工程電子檔案管理策略

（一）全面規(guī)范工程電子檔案收集以及歸檔流程

隨著工程電子檔案的不斷深入，檔案管理部門需要結(jié)合工程電子檔案的特點對傳統(tǒng)工作理念以及規(guī)章制度進行革新，重點對檔案的收集以及歸檔流程進行優(yōu)化。具體可以從這些方面入手：

第一，明確每一個工程項目電子檔案收集歸檔的負責人，以此為基礎(chǔ)部署檔案實施計劃，確保整個工程項目所形成、積累的檔案資料能夠精準、完整、連續(xù)地被收錄，避免出現(xiàn)重復歸檔、遺漏等問題。同時，要求檔案管理人員嚴格按照工程電子檔案管理規(guī)則，做好收集、鑒定、移交、歸檔、保管等各項工作，從而保障檔案的準確性、完整性以及有效性。第二，從《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來看，當中對電子檔案歸檔與管理的標準進行了明確，而工程電子檔案可以嚴格按照相關(guān)標準執(zhí)行，例如，文本類型的工程電子檔案的通用標準格式有XML、RTF、TXT三種;對于圖像類型的電子檔案而言，主要格式為TIFF以及JPEG兩種;對于視頻以及多媒體電子檔案來講，AVI、MPEG是兩個基本格式。在管理工程電子檔案的過程中，很多時候會面對各種載體形式文件的情況，那么為了加強管理以及應用，則必須按照相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一相關(guān)標準，才能確保管理工作有序開展[2]。

（二）加強檔案管理人員培訓力度

做好工程電子檔案管理的關(guān)鍵是人才，但是目前人才專業(yè)能力以及綜合能力不強是工程電子檔案管理有效開展最大的短板。因此，建議企業(yè)能夠引起重視，第一，可以結(jié)合工程電子檔案的特點以及需求，并通過有效的措施吸引更多專業(yè)人才。第二，可以對現(xiàn)有的人才加強培訓，為其提供培訓機會，使其能夠及時了解以及掌握電子檔案管理的理念以及技巧;同時，對培訓進行考核，督促檔案管理人員能夠?qū)ε嘤栆鸶叨戎匾暎@樣才能保障培訓質(zhì)量，使其能夠掌握真正技術(shù)，并應用于電子檔案管理實踐之中。

（三）落實安全管理

第一，不斷強化訪問控制技術(shù)。落實工程電子檔案安全管理，首先需要做好訪問控制技術(shù)，能夠從源頭上做好安全保護以及防范，最大限度保障電子檔案不會受到非法的接觸以及訪問。客觀來講，這對于訪問控制提出了較高的要求，要求專業(yè)人才能夠設(shè)置專業(yè)的訪問控制，配合檔案數(shù)據(jù)保護以及系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，從而完善安全防護體系，讓工程電子檔案擁有一個“安全保護門”，為各項工作安全開展打下堅實的基礎(chǔ)。第二，構(gòu)建識別以及鑒別機制。該機制的作用類似于“守門”，能夠?qū)Σ环ǚ肿訉n案的攻擊進行有效應對。構(gòu)建識別機制時，需要為每一個用戶分配一個專屬的ID，也就是授權(quán)用戶可以進行訪問;對于鑒別機制而言，需要與用戶專屬信息進行結(jié)合，然后對信息真實性進行判斷，從而保障用戶信息以及系統(tǒng)的安全。在識別以及鑒別機制的支持下，不同用戶的不同操作權(quán)限將非常明確，例如，系統(tǒng)登錄權(quán)、信息檢索權(quán)、查閱權(quán)、下載權(quán)、操作權(quán)等。第三，構(gòu)建防火墻。在計算機網(wǎng)絡(luò)安全防護中，防火墻是非常重要的措施，能夠在計算機與網(wǎng)絡(luò)之間構(gòu)建一道屏障，可以有效防范不法分子的惡意訪問以及攻擊。第四，落實檔案備份工作。工程電子檔案管理系統(tǒng)中應當設(shè)置以及完善定期安全備份功能，避免因為系統(tǒng)或者是硬件出錯而造成電子丟失的情況，即使文件被損壞，也能夠快速恢復數(shù)據(jù)[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，如何做好工程電子檔案管理以及安全應用成為當前必須高度重視的問題。本文主要是從理論角度進行研究，若要提升管理水平，還需要結(jié)合實際情況對細節(jié)進行優(yōu)化，這樣才能發(fā)揮工程檔案的價值，從而促進企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉旭霞.新形勢下工程電子檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2020（09）：61-62.

[2]王志英.淺談建設(shè)工程中電子檔案的保管與利用[J].居舍，2020（22）：193-194.

[3]陳美珍.淺談企業(yè)基建工程檔案的收集、管理與應用[J].城建檔案，2020（06）：49-50.