如何完善房地產(chǎn)檔案管理

郭冰

摘要：提高檔案管理效率是房地產(chǎn)企業(yè)和行業(yè)發(fā)展現(xiàn)階段提高競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)穩(wěn)定性的重要工作任務(wù)，也是房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)對(duì)后疫情時(shí)代和新時(shí)期國(guó)家房地產(chǎn)政策的重要應(yīng)對(duì)舉措和必由之路?；诖耍疚闹饕獙?duì)房地產(chǎn)檔案管理新時(shí)期的發(fā)展特點(diǎn)及現(xiàn)狀做好細(xì)節(jié)的闡述與分析，并針對(duì)現(xiàn)階段房地產(chǎn)管理的不足提出優(yōu)化措施和強(qiáng)化方向。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);政策;檔案管理

引言：我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理效率提升急需解決來自于檔案文件信息利用效率低下、檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)不足、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理制度及技術(shù)等問題，需要房地產(chǎn)企業(yè)及行業(yè)相關(guān)專業(yè)人才能夠積極探尋當(dāng)管理優(yōu)化舉措和未來強(qiáng)化方向。

一、房地產(chǎn)檔案管理新時(shí)期的發(fā)展特點(diǎn)及現(xiàn)狀分析

1.1 發(fā)展特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案管理在新時(shí)期主要表現(xiàn)出管理工作的綜合性、關(guān)聯(lián)性、來源性三大主要管理特征。首先，綜合性主要表現(xiàn)在房地產(chǎn)檔案管理新時(shí)期所管轄的范圍以及信息內(nèi)容的種類繁多。例如，具體房地產(chǎn)工程需要將工程的設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖紙、現(xiàn)場(chǎng)勘察結(jié)果、周圍信息收集等工作于工程開工前完成。而且還需要專門設(shè)立部門來負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)過程中的施工流程、人員部署、材料采購(gòu)、材料使用設(shè)備租聘等信息進(jìn)行整理，并對(duì)工程驗(yàn)收方案、使用合同交付等信息于工程完工后進(jìn)行檔案管理;同時(shí)，來源性主要表現(xiàn)為房地產(chǎn)檔案信息涉及整個(gè)房地產(chǎn)工程建設(shè)各階段、各部門、各參與單位，因此呈現(xiàn)出房地產(chǎn)檔案信息來源性的管理特征;最后，關(guān)聯(lián)性主要表現(xiàn)在房地產(chǎn)檔案信息的收集、整理、分類后，需要花費(fèi)大量時(shí)間來對(duì)收集的房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行歸檔。而決定歸檔時(shí)間的主要影響因素來自于房地產(chǎn)工程建設(shè)實(shí)際時(shí)間，房地產(chǎn)工程實(shí)際建設(shè)時(shí)間則由工程的前期決策、中期施工、后期驗(yàn)收等環(huán)節(jié)決定，一般房地產(chǎn)工程建設(shè)是以年作為檔案歸檔單位進(jìn)行結(jié)算。如果房地產(chǎn)工程在建設(shè)過程中出現(xiàn)面積擴(kuò)大或是功能擴(kuò)展等新變化，也會(huì)增加房地產(chǎn)工程實(shí)際的建設(shè)時(shí)間和建設(shè)成本。

1.2 現(xiàn)狀分析

房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)階段主要需要對(duì)檔案文件信息利用效率低下、檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)不足、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理制度及技術(shù)等問題進(jìn)行解決。首先，針對(duì)房地產(chǎn)檔案文件信息利用效率低下問題。檔案文件的歸檔和信息管理旨在幫助用戶能夠清楚的了解檔案信息，但是現(xiàn)階段房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理存在的信息管理效率低下問題，也讓許多用戶及社會(huì)人員無法及時(shí)、全面的了解檔案信息的具體文件內(nèi)容和相關(guān)制度;其次，針對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)不足問題。我國(guó)許多地區(qū)房地產(chǎn)檔案管理部門雖然提高了員工入職門檻和專業(yè)能力標(biāo)準(zhǔn)，但是仍存在部分部分地區(qū)部門人員存在專業(yè)能力不足、檔案管理知識(shí)與信息利用效率和信息挖掘能力不足等問題，以至于在參與房地產(chǎn)檔案信息管理工作中暴露出諸多問題，阻礙了我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理工作在應(yīng)對(duì)信息多元化和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的發(fā)展與建設(shè)。而且許多地區(qū)檔案管理人員在入職前、工作期間并未接受過系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)和階段性培訓(xùn)，對(duì)于最新的檔案管理信息技術(shù)以及新方法了解甚少;最后，針對(duì)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理制度及技術(shù)問題?，F(xiàn)階段我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理制度大多是以分地區(qū)分開管理的管理形式，故未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度和一體化的大數(shù)據(jù)庫(kù)。再加上不同地區(qū)因經(jīng)濟(jì)發(fā)展、管理技術(shù)水平、檔案管理信息復(fù)雜性與內(nèi)容等諸多區(qū)別，使得將檔案管理信息形成一體化的大數(shù)據(jù)庫(kù)還存在諸多挑戰(zhàn)和阻礙，因此許多地區(qū)房地產(chǎn)檔案管理技術(shù)因無法歸檔信息而限制了自身的技術(shù)發(fā)展和管理制度的完善。

二、房地產(chǎn)檔案管理優(yōu)化措施制定和強(qiáng)化方向探索

2.1 引進(jìn)匹配的信息技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為房地產(chǎn)信息管理提供了先進(jìn)的信息技術(shù)和快捷的信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。針對(duì)我國(guó)部分地區(qū)房地產(chǎn)檔案文件信息利用效率低下的不足缺陷，可通過借助完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門、各組織之間的信息快速共享，并借助先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息收集整理速度、各部門協(xié)調(diào)能力、信息挖掘和利用能力提升等諸多新實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。同時(shí)，利用信息技術(shù)來整合各部門的信息資源及檔案資源，通過將各部門的檔案資源整合形成一體化的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，來管轄企業(yè)各部門、房地產(chǎn)工程建設(shè)各環(huán)節(jié)的檔案信息收集、整理、利用等環(huán)節(jié)的信息安全。最后利用網(wǎng)上信息平臺(tái)來將原有的各類紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上數(shù)據(jù)，有效實(shí)現(xiàn)提高檔案信息查詢速度、信息儲(chǔ)存安全系數(shù)、檔案管理工作人員工作壓力降低等目標(biāo)。

2.2 加快管理人才綜合素質(zhì)建設(shè)的進(jìn)程

首先，要做好崗前培訓(xùn)以及工作中的階段性培訓(xùn)。旨在提高每一位即將入職的管理人員和在崗人員的管理能力、邏輯思維能力、信息提取能力、信息技術(shù)操作能力和運(yùn)用能力等。同時(shí)，要求每一位在崗檔案信息管理人員能夠?qū)?guó)家頒布最新的相關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家、地方政策能夠及時(shí)了解和熟悉掌握。最后，要求在階段性培訓(xùn)過程中加入職業(yè)道德修養(yǎng)模塊的培訓(xùn)方案，旨在提高每一位參與培訓(xùn)的管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)責(zé)任心與事業(yè)心的全面提高和積極向上、無私奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的工作作風(fēng)和態(tài)度的建立。

2.3 建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度及流程

首先，需要房地產(chǎn)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案管理制度和流程進(jìn)行優(yōu)化與缺陷的補(bǔ)充，要求每一位參與檔案管理工作人員能夠?qū)?yōu)化后的管理制度及工作流程進(jìn)行清晰明確，并通過合理的制度和完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來約束工作人員工作中的工作方法和具體工作操作及內(nèi)容。同時(shí)，通過配套建立完善的一體化管理機(jī)制和專門部門，來負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作人員和檔案工作進(jìn)行集中管理和專職任務(wù)分配和調(diào)度。最后，通過對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)有的獎(jiǎng)懲措施和工作人員考核機(jī)制和制度進(jìn)行優(yōu)化與流程的簡(jiǎn)約化、細(xì)節(jié)化的發(fā)展，來提高每一位參與房地產(chǎn)檔案管理工作的人員和部門工作中的積極性和責(zé)任心。

三、結(jié)束語

引進(jìn)匹配的信息技術(shù)、加快管理人才綜合素質(zhì)建設(shè)與的進(jìn)程、建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度及流程等措施，是本文為房地產(chǎn)檔案管理優(yōu)化所提供的具體制度措施和未來強(qiáng)化方向。

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