行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時代信息化檔案管理

趙愛玲

摘要：在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的信息化建設(shè)，能讓管理檔案的效率提高，讓管理的工作量下降，讓檔案的數(shù)據(jù)價值被充分發(fā)揮，促進(jìn)行政事業(yè)單位的順利決策。行政事業(yè)單位應(yīng)該明確在大數(shù)據(jù)時代，信息化檔案管理的意義，然后嘗試探究在大數(shù)據(jù)時代，怎么將信息化檔案管理做好。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;大數(shù)據(jù)時代;行政事業(yè)單位

引言：在社會進(jìn)步中，行政事業(yè)單位的發(fā)展非常重要，受大數(shù)據(jù)所影響，檔案管理面臨著挑戰(zhàn)和機遇，行政事業(yè)單位嘗試信息化的檔案管理，便能對大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)機遇更好的應(yīng)對。因此，行政事業(yè)單位要改變傳統(tǒng)落后的管理理念，積極研究信息化的檔案管理。

大數(shù)據(jù)時代行政事業(yè)單位信息化檔案管理的意義

在行政事業(yè)單位的發(fā)展中，發(fā)展成果、重要事件都會在檔案內(nèi)記錄，單位發(fā)展需要思考?xì)v史事件，而檔案管理能整理和歸納各個歷史事件，能便于行政事業(yè)單位在未來經(jīng)營中正確決策[1]。此外，檔案也總結(jié)了行政事業(yè)單位的長期經(jīng)營，對檔案的運用屬于管理檔案的目的，檔案一般要在單位的司法調(diào)查、決策等方面運用。由此可見，讓檔案管理跟隨時代發(fā)展，基于大數(shù)據(jù)做好信息化建設(shè)便非常重要。

大數(shù)據(jù)時代行政事業(yè)單位如何做好信息化檔案管理

（一）加強軟件建設(shè)

在大數(shù)據(jù)的運用中，為創(chuàng)作良好的運用環(huán)境，行政事業(yè)單位需要將建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的活動做好，如信息化管理需要的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)等[2]。行政事業(yè)單位要首先明確在檔案管理上的需求，然后劃撥充分資金，對滿足需求的設(shè)備進(jìn)行積極配置，給予一定資金保障。而在物質(zhì)保障基礎(chǔ)上，還需要在內(nèi)部將宣傳工作做好，讓單位中從上至下都能認(rèn)識到檔案信息化管理的意義、價值和重要性，讓檔案管理工作人員重視信息化的管理，提高行政事業(yè)單位對檔案工作的配合和支持程度。此外，在新時期，信息化的檔案管理需要重視安全問題，安全漏洞會影響管理軟件的正常使用。管理檔案的軟件在技術(shù)發(fā)展下不斷革新，版本更新的一些軟件能讓舊版軟件內(nèi)的問題得以完善，因此行政事業(yè)單位還要重視對軟件平臺的及時升級更新，更換更適合單位工作的軟件，使得信息化的檔案管理得以逐步完善，讓檔案使用和存儲的安全獲得保障。

（二）完善管理機制

在管理檔案時，應(yīng)該根據(jù)單位的業(yè)務(wù)狀況，對管理檔案的制度進(jìn)行完善，使得管理工作和現(xiàn)代技術(shù)的運用充分適應(yīng)，以管理和流程等角度，讓管理改革得到充分支持[3]。在管理的標(biāo)準(zhǔn)還有制度建設(shè)上，應(yīng)該根據(jù)工作實際，合理做好調(diào)整優(yōu)化，重視提高技術(shù)運用的效果。在大數(shù)據(jù)時代，改進(jìn)優(yōu)化管理機制，屬于檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的關(guān)鍵支持，行政事業(yè)單位要以客觀、科學(xué)的角度，充分分析大數(shù)據(jù)的特點優(yōu)勢，以大數(shù)據(jù)優(yōu)化檔案的處理、分析等工作，讓大數(shù)據(jù)發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢，讓管理檔案的工作提高效果效率。

（三）應(yīng)用新型技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時代，要讓檔案管理實現(xiàn)信息化的發(fā)展，行政事業(yè)單位需要關(guān)注運用優(yōu)秀技術(shù)，讓管理活動可以更好的滿足時代需求，使得管理的整體效能得以提高。在管理檔案時，行政事業(yè)單位可以通過標(biāo)記這一方式，針對于數(shù)據(jù)庫內(nèi)各類檔案進(jìn)行分類處理，這一方式能應(yīng)對海量檔案信息的管理挑戰(zhàn)，能使其價值被充分發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)下，也可以通過數(shù)據(jù)庫，對檔案資料做好數(shù)據(jù)管理，這一方式能讓檔案管理提高效率，也能避免數(shù)據(jù)安全出現(xiàn)問題，讓數(shù)據(jù)庫內(nèi)資料可以在單位內(nèi)共享，這對檔案工作未來的優(yōu)化調(diào)整來講非常關(guān)鍵，能讓檔案工作的效能得以提高。最后，在管理中，也可以嘗試云計算等的技術(shù)，將其和大數(shù)據(jù)相配合，發(fā)揮綜合技術(shù)的價值作用。

（四）增強法律意識

在行政事業(yè)單位中，管理檔案需要檔案管理人員首先提高法律意識，讓檔案管理以合法為工作開展的前提，使得檔案能被管理部門完成管理，讓管理檔案的制度被合理完善，提高檔案工作的規(guī)范性。

（五）加強監(jiān)督管理

在大數(shù)據(jù)時代，行政事業(yè)單位在整理各類檔案時，需要根據(jù)檔案特點，確定檔案記錄的正確規(guī)范，讓檔案內(nèi)容提高完整性，提高其利用價值。行政事業(yè)單位要對監(jiān)督人員進(jìn)行安排，使其監(jiān)督檔案工作的流程和成果。行政事業(yè)單位可以將檔案管理的監(jiān)督制度加強，并為檔案管理人員將培訓(xùn)教育加強，使得他們能及時歸檔各類檔案，且對檔案做好規(guī)范的科學(xué)分類，保障管理的嚴(yán)格性，讓檔案管理的質(zhì)量得以提高。此外，要加強監(jiān)管也可以嘗試將監(jiān)管工作、績效考核聯(lián)系起來，讓檔案管理人員提高工作主動性。

結(jié)束語：在科技發(fā)展下，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于不同方面中，它在檔案管理內(nèi)發(fā)揮的作用也更為明顯，信息化成為了檔案管理的未來趨勢。因此，行政事業(yè)單位需要明確檔案管理的價值，積極在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下優(yōu)化管理，將自身檔案管理的質(zhì)量水平提高，讓檔案資料的價值得以充分發(fā)揮，以良好的檔案工作，為單位的決策等工作提供支持，促進(jìn)單位自身的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]何玉燕.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探討[J].卷宗，2019，009（002）：105.

[2]袁東偉.信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理分析[J].首席財務(wù)官，2019，015（012）：77-78.

[3]胡瑤根.對行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)的一些思考[J].現(xiàn)代商業(yè)，2019，000（020）：118-119.