從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識(shí)

吳亞東

摘要：時(shí)代在不斷變化，這對(duì)于現(xiàn)代管理來說是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。行政管理是宏觀的，綜合的管理，通過研究科學(xué)行政，以科學(xué)管理方法為主要內(nèi)容，以提高行政效率和效益為主要目標(biāo)。行政管理與行政決策之間的關(guān)系最為密切，為決策者提供服務(wù)最直接，作為各級(jí)黨政、企業(yè)、事業(yè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)的辦公，負(fù)責(zé)參與政務(wù)，糾正錯(cuò)誤，處在承上啟下，聯(lián)系左右的樞紐地位。因此本文主要從管理的角度討論對(duì)辦公室能力的理解。

關(guān)鍵詞：行政管理角;辦公室;工作認(rèn)識(shí)

作為組織服務(wù)的中心辦公室，辦公室的使命是為組織提供服務(wù)。立足于服務(wù)組織是辦公室工作的重要特征之一。秘書處的行政工作負(fù)責(zé)交易系統(tǒng)的運(yùn)行，各環(huán)節(jié)的工作必須聯(lián)動(dòng)，快速準(zhǔn)確地處理，確保各機(jī)構(gòu)和部門之間的協(xié)調(diào)。

1.辦公室行政管理工作的重要作用

1.1它是組織上傳下達(dá)的咽喉

如果從行政管理角度來看辦公室工作，那么基本上就是執(zhí)行前幾個(gè)部門設(shè)定的各種管理任務(wù)，體現(xiàn)不同部門經(jīng)理和員工之間的關(guān)系。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要助手，它可以被認(rèn)為是一個(gè)輔助角色，因?yàn)樗鶕?jù)組織、部門的實(shí)際情況，執(zhí)行和執(zhí)行上級(jí)組織的職能，同時(shí)也監(jiān)督并控制實(shí)施落實(shí)的結(jié)果。辦公室是組織的重要參謀，體現(xiàn)了參謀的作用。辦公室工作人員的主要挑戰(zhàn)之一是研究員工，了解他們的情況和需求，并聽取人們的意見。及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)送意見或建議，提出改進(jìn)建議。

1.2它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶

辦公室是一個(gè)綜合性的服務(wù)區(qū)域，是管理人員之間保持組織平穩(wěn)運(yùn)行的橋梁。在組織中，辦公室通常會(huì)提供大量地溝通上下任務(wù)，與部門人員進(jìn)行溝通，并通過與任務(wù)和員工進(jìn)行適當(dāng)及時(shí)的對(duì)話來執(zhí)行上級(jí)分配的任務(wù)。鑒于截止日期的多樣性和老板提出的問題的重要性，辦公室工作應(yīng)側(cè)重于快速、深度標(biāo)準(zhǔn)化的溝通及其實(shí)施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快，協(xié)調(diào)辦公室之間關(guān)系的作用變得更加明顯。作為組織服務(wù)的中心辦公室，辦公室的使命是為組織提供服務(wù)。一是部門組織是辦公室工作的重要特征之一。 辦公室的服務(wù)的功能首先體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中。辦公室從屬于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)是每個(gè)員工的工作職責(zé)。辦公室管理的作用是為組織的領(lǐng)導(dǎo)者提供科學(xué)合理、相關(guān)且有效的意見和建議。二是為組織和人民工作服務(wù)。辦公室的工作是了解決策的及時(shí)性和組織中人員的需求，并為解決組織和人的問題提供建議。我們的一些非正式任務(wù)涉及服務(wù)人員。換言之，辦公室是組織運(yùn)營(yíng)服務(wù)部門的核心。

2.從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識(shí)

2.1把握全局，做好協(xié)調(diào)工作

辦公室擔(dān)負(fù)著繁雜的任務(wù)，其主要職能是做好事、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)、在政府事務(wù)中發(fā)揮支持作用。很多方面都取決于辦公室的實(shí)力和協(xié)調(diào)性，才能使層級(jí)管理人員專注于研究和解決關(guān)鍵問題，縮小規(guī)模并提高效率。首先是要主動(dòng)協(xié)調(diào)。對(duì)重大問題和棘手問題敢于接觸，積極調(diào)處。不為大事操心，抗拒困難，不負(fù)重?fù)?dān)，不回避責(zé)任，不回避沖突。其次，可以自定義。了解每個(gè)行業(yè)的能力、需求和興趣，慎重發(fā)揮他們的智慧，并提出好的策略。當(dāng)“踢球”發(fā)生時(shí)，排除“障礙”，負(fù)責(zé)任地合作尋找解決方案。協(xié)調(diào)性強(qiáng)，動(dòng)作正確。三是及時(shí)溝通。有些任務(wù)具有時(shí)間效率，需要計(jì)劃、盡早開始、適時(shí)協(xié)調(diào)和適時(shí)管理。在實(shí)踐中，及時(shí)協(xié)調(diào)是妥善管理沖突、提高效率的重要途徑。四是主動(dòng)溝通。一個(gè)關(guān)乎全局的重要的問題是，辦公室經(jīng)理必須積極主動(dòng)，親自發(fā)起調(diào)整，積極處理好上下左右、工人之間的關(guān)系。因此，我們了解工作的主動(dòng)性并改進(jìn)辦公室的工作。

2.2突出重點(diǎn)，抓好落實(shí)工作

2.2.2搞好調(diào)研

毛澤東同志說：““沒有調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)”。搞好調(diào)查研究，以及對(duì)第一手資料的完整了解，是辦公的基本要求。特別是隨著改革開放的逐步深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新形勢(shì)、新問題、新矛盾相互替代，許多熱點(diǎn)或復(fù)雜問題尚未解決。因此，辦公室同仁必須通過實(shí)際深入研究了解情況，認(rèn)真聽取意見，綜合分析，提出管理決策的對(duì)策和建議。

2.2.2抓好落實(shí)

辦公室工作最重要的是實(shí)用性和執(zhí)行質(zhì)量。江澤民同志多次強(qiáng)調(diào)，要“落實(shí)、落實(shí)、再落實(shí)”。因此，做好實(shí)施和管理工作是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的辦公室工作。執(zhí)行是一個(gè)緩慢的過程。從淺到深，從外到內(nèi)，從抽象的決策到具體的一步一步的決策，是一件輕而易舉的事情。要實(shí)現(xiàn)這一功能，監(jiān)控功能必須具體、務(wù)實(shí)。必須環(huán)環(huán)相扣，鍥而不舍，一以貫之。我們用我們的能力來測(cè)試每個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)施一個(gè)解決方案，一個(gè)一個(gè)地解決問題，直到實(shí)現(xiàn)解決方案的目標(biāo)。注重發(fā)現(xiàn)問題，積極分析不明確或難以實(shí)施的問題，提出解決問題的辦法。過程繼續(xù)前進(jìn)，最終達(dá)到?jīng)Q策過程的目標(biāo)。

2.3精簡(jiǎn)辦公部門和機(jī)構(gòu)，提高辦事效率

首先要做的是理順辦公室的機(jī)構(gòu)和部門，以提高其行政效率。減少中間隔間的數(shù)量可以更快、更有效地分配。同時(shí)，辦公室管理層必須負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作可以相互聯(lián)動(dòng)，使上級(jí)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)按照截止日期的正確順序進(jìn)行。才能做到各個(gè)機(jī)構(gòu)部門的協(xié)調(diào)一致。每一環(huán)節(jié)的工作都及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行銜接和處理，才能做到各個(gè)機(jī)構(gòu)部門的協(xié)調(diào)一致。所有部門和機(jī)構(gòu)都可以制定一個(gè)全面的概念，為高管服務(wù)，并為已經(jīng)達(dá)到高度相關(guān)性的員工創(chuàng)造收入。也就是說，業(yè)務(wù)管理部門要為組織的創(chuàng)建做出貢獻(xiàn)，職能部門要做好各自的工作，提高工作效率。良好的“服務(wù)”形象可以起到做好內(nèi)外部組織“實(shí)戰(zhàn)”的核心作用。

3.結(jié)語

與行政辦公室的關(guān)系對(duì)組織很重要。它是組織正常運(yùn)作與各組織良好行為之間的橋梁，是左右與服務(wù)運(yùn)作關(guān)系的基礎(chǔ)。然而，現(xiàn)階段辦公室管理的問題在于，繁重的組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、效率低下，員工素質(zhì)亟待提升，社會(huì)對(duì)異類的認(rèn)知存在偏差。為了應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，辦公室管理需要簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化，以提高運(yùn)營(yíng)效率。員工必須不斷學(xué)習(xí)和發(fā)展相關(guān)的概念知識(shí)，才能有效地執(zhí)行管理任務(wù)。同時(shí)，各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門必須努力改變外部社會(huì)的看法。了解歧視使其成為您取得成就的不竭動(dòng)力。因此，您將能夠思考并履行您的第一個(gè)積極角色——辦公室管理。

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