醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理策略解讀

李莉

◆摘? 要：人事檔案是個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況和獎(jiǎng)罰等方面的原始記錄，醫(yī)院人事檔案管理是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定和提供利用的活動(dòng)。如今在新的社會(huì)形勢(shì)下，為保證醫(yī)院隊(duì)伍建設(shè)，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該進(jìn)行更加標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于提高人力資源管理工作效率。

◆關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;管理

隨著醫(yī)療改革逐漸深入，從事醫(yī)護(hù)工作的人員逐漸增多，人事檔案大量增加，對(duì)檔案管理工作要求更高，但現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理人員的工作還存在很多問題，不能對(duì)檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)醫(yī)院的人才管理和人才開發(fā)產(chǎn)生很大影響，只有解決這些問題，才能更好建設(shè)醫(yī)院的醫(yī)療隊(duì)伍。

一、醫(yī)院人事檔案特點(diǎn)

（一）補(bǔ)充性

為選拔出醫(yī)院專業(yè)醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)院人力資源管理處需要根據(jù)個(gè)人檔案進(jìn)行初步挑選，但個(gè)人檔案的資料是隨著人的年齡和經(jīng)歷逐漸增多的，所以個(gè)人檔案需要隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。

（二）緊密性

檔案包含個(gè)人所有信息，根據(jù)我國隱私保護(hù)法規(guī)定，個(gè)人信息屬于個(gè)人隱私，應(yīng)該進(jìn)行保密，管理人員不可以隨意泄露他人隱私。

（三）獨(dú)立性

檔案管理記錄個(gè)人能力等信息，不應(yīng)該和其他人的檔案放在一起混亂管理，需要獨(dú)立存放，為尋找某人檔案時(shí)提供便利，方便人力資源管理部門快速了解某人的個(gè)人信息。

（四）真實(shí)性

真實(shí)反映個(gè)人信息是建立人事檔案的目的，正常情況下，檔案上禁止出現(xiàn)虛假信息和損壞情況。

（五）流動(dòng)性

當(dāng)醫(yī)護(hù)人員變換工作單位時(shí)，人事檔案需要跟隨主人到達(dá)新的工作單位，方便人力資源及時(shí)掌握醫(yī)護(hù)人員的詳細(xì)資料，安排合適崗位。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

我國醫(yī)院更加重視醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，缺乏人事檔案管理意識(shí)，沒有制定完善的管理制度，且管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，使檔案管理人員工作不積極，檔案不能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致檔案受損等問題。而且醫(yī)院各部門分開管理，缺少溝通，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分散，出現(xiàn)同人不同信息的狀況，加大人力資源管理難題。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

（一）重視檔案管理

醫(yī)院管理層應(yīng)該明白檔案管理是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，定期宣傳檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理的優(yōu)勢(shì)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓管理人員的技能得到提升，同時(shí)提高檔案管理的工作效率。

（二）完善制度

完善檔案管理制度的目的是保守檔案的機(jī)密性，維護(hù)人事檔案的完整性，便于使用檔案資料。

完善檔案管理制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵，完善檔案管理制度可以從材料歸檔制度、專遞制度、檢查核對(duì)制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度五個(gè)方面開始進(jìn)行。

（三）提高管理人員素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)該建立高素質(zhì)、高能力的檔案管理部門，才能促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

醫(yī)院應(yīng)對(duì)管理檔案的人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，令工作人員的基礎(chǔ)知識(shí)隨社會(huì)發(fā)展持續(xù)提高，在人員任用方面，首先要求檔案管理人員需要有正確的三觀、高尚的品格、強(qiáng)大的責(zé)任感，做到不泄露、安全保存的工作目標(biāo);其次要求檔案管理人員可以在工作中可以調(diào)節(jié)自身狀態(tài)，熱情、高效地完成管理工作;

（四）加強(qiáng)保管工作

在檔案管理工作過程中，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化保管，主要表現(xiàn)在：

1.檔案有序存放，可以為使用人員提供便利，減少發(fā)生與他人檔案混淆等問題，確保工作效率。

2.加強(qiáng)檢查工作，要求保存環(huán)境保持干燥通風(fēng)，防止檔案受潮發(fā)霉;在發(fā)生被盜、火災(zāi)水災(zāi)等突發(fā)事件后，要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查;檔案被外借和歸還時(shí)，否要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確定檔案完整性;在部分檔案發(fā)生蟲蛀和發(fā)霉時(shí)，要對(duì)其他檔案進(jìn)行全面檢查，減少檔案受損情況。

（五）加強(qiáng)部門溝通

人事檔案包括的個(gè)人資料雜亂繁多，管理員需要和科研部門、考勤管理部門等各個(gè)部門加強(qiáng)溝通，才能及時(shí)更新個(gè)人情況，為部門負(fù)責(zé)人可以及時(shí)了解下屬科員信息，建議建立網(wǎng)絡(luò)信息庫，設(shè)置好各部門管理者權(quán)限，可以標(biāo)準(zhǔn)化管理工作人員信息，提高各部門的工作效率。

四、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的意義

可以使醫(yī)院可以全面掌握所有員工信息，根據(jù)員工特點(diǎn)和擅長(zhǎng)領(lǐng)域合理分配工作部門，可以提高醫(yī)院的工作效率，發(fā)揮員工的最大價(jià)值。

在人才挑選、人才任用和職位晉升方面，為醫(yī)院提供可靠依據(jù)，醫(yī)院可以通過了解員工檔案制定合理薪資，并為員工制定培養(yǎng)方向。

五、結(jié)束語

對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理可以促進(jìn)人力資源有效利用，本文首先闡述了醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，其次提出加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理措施，希望可以通過重視檔案管理、加強(qiáng)保管工作等措施提高醫(yī)院的工作效率，更好服務(wù)于民。

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