淺談汛期檔案庫房管理工作之要素

李娟

摘要：汛期持續(xù)高溫高濕、極端強降雨天氣，給檔案館（室）安全及檔案資料的保管造成隱患。檔案館（室）要進一步加強檔案安全管理，完善應急預案，強化庫房管理，加強防潮、防霉、防蟲工作，推進館藏數(shù)字化工作，切實消除不安全隱患，確保庫房檔案絕對安全。

關鍵詞：防汛預案;庫房管理;館藏數(shù)字化

汛期來臨，持續(xù)高溫高濕、極端強降雨天氣，給檔案館（室）安全及檔案資料的保管造成隱患。根據(jù)國家檔案局《檔案館防治災害工作指南》《檔案館應急管理規(guī)范》等相關規(guī)定，檔案館（室）要具備健全的檔案安全規(guī)章制度與預防措施，檔案工作人員要有較高的防范意識和應急處置能力，防止事故發(fā)生?；鶎訖n案館（室）因長期歷史原因，在硬件設施上不能及時達到先進標準，在汛期防災、庫房管理、館藏數(shù)字化等方面更要狠抓落實，為確保檔案絕對安全奠定基礎。

一、防汛救災提前著手，有備無患

基層各檔案館（室）要認真貫徹國家檔案局、中國石化集團公司關于做好防汛工作的要求，高度重視汛期檔案安全保管工作，提早做好各項準備，采取必要措施，確保檔案絕對安全。

1.結合檔案館（室）實際情況制定防汛預案。成立防汛小組，專人負責，全員參與，強化擔當意識，確保安全防范工作指揮到位、職責明確、措施有效。同時做好工作人員的安全防護，確保員工生命健康。主動把防汛預案納入轄區(qū)單位和社區(qū)的防汛預案中，做到聯(lián)系人員清、聯(lián)系電話清、轉移路線清、轉移方式清。與氣象、水利等相關部門保持聯(lián)系，高度關注氣象變化和地質(zhì)災害預報，儲備必要的應急救援裝備和物資。如沙袋、排水泵、飲用水、方便面、藥品等。定期開展預案演練，提升檔案管理員安全意識，遇到緊急情況能及時轉移和保護重要檔案的處置能力。守好管好檔案，為企業(yè)為職工群眾負責。

2.全面查找安全隱患。按照《檔案館安全風險評估指標體系》，汛期來臨前對檔案庫房、辦公室防汛安全進行深入排查，對樓體、門窗、空調(diào)、消防設施等關鍵部位及相關設施設備進行全面檢修維護并做好安全記錄。發(fā)現(xiàn)庫房漏雨、門窗損壞、防雷裝置失效、排水設施不暢等不安全因素，立即向上級主管部門匯報，及時采取加固、維修、疏通、防滲以及更換防雷裝置等有效措施進行補救與防范。加強洪澇、泥石流等次生災害的防范，確保各項工作準備就緒。加強相關設備的檢修與維護，有效控制檔案庫房溫濕度，避免檔案受潮、生蟲、發(fā)霉。預備一些檔案轉運工具，如整理箱、密封袋、推車、塑料盆、墩布等，必要時可提前轉運地勢較低檔案庫房里的檔案，一樓庫房檔案全部轉移到離地面15厘米之上的陳列架上。及時消除安全隱患，確保館藏檔案安全。

3.實行晝夜值班制度。汛期中防汛搶險小組實行24小時值班和領導帶班制度。安排專人每天對檔案庫房、機房、辦公室、陳列室等進行檢查，及時做好相關設備的檢修、維護工作，有效控制檔案庫房溫濕度，積極做好汛期檔案庫房防潮、防霉、防蟲等工作，確保檔案得到妥善保管。遇強降雨天氣，檔案館（室）要密切監(jiān)視汛情，安排專人巡查重點檔案庫房及檔案館周邊建設重點部位，及時做好清理排水等工作，發(fā)現(xiàn)房屋漏雨等不安全因素要及時向上級防汛領導小組和有關部門報告，及時采取措施，防止事故發(fā)生。當室外水位達到庫房地平面一半位置時，值班人員應及時向上級防汛領導小組匯報，水位持續(xù)上漲時啟動防汛預案轉移檔案。

二、強化庫房安全管理，重視維護

持續(xù)高溫高濕天氣，個別庫房不具備恒溫恒濕保管條件，或者管理不善，將影響紙張保存，并且檔案將會面臨生霉的風險，加強檔案庫房管理，保護檔案安全，也是汛期檔案管理員工作的重中之重。

1.準確監(jiān)測檔案庫房溫濕度。每日按時巡查檔案庫房，認真記錄庫房溫濕度。當庫房溫度≥28℃或相對濕度≥70%，或紙質(zhì)檔案的含水量≥12%時，將會對檔案的安全保存產(chǎn)生嚴重影響。因此要嚴謹記錄好檔案庫房溫濕度的日變化情況，考慮時間、季節(jié)、空調(diào)工況等原因，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應措施，如檢修空調(diào)系統(tǒng)、開啟除濕機、檢查庫房密閉性，減少人員進出等，使庫房溫濕度調(diào)控到綠色區(qū)域。

2.做好檔案防霉防蟲工作。針對汛期庫房易潮等不利情況，隨時做好防潮工作，嚴防檔案受潮受損，也是檔案保護的重點內(nèi)容。日常工作中做好檔案的消毒殺蟲工作，及時投放和更換干燥劑、除濕袋及防蟲藥等，防止檔案蟲蛀、霉變。對已經(jīng)生霉的紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案，先盡快與其他檔案隔離，避免交叉感染。用醫(yī)用脫脂棉球蘸取75%的酒精擦除霉斑，同時對庫房采取處理措施，查找原因并消除隱患。

3.水淹檔案的搶救和修復。若遇到嚴重水災，庫房積水，造成紙質(zhì)檔案水淹受損。第一時間應將檔案轉移到高處或干燥庫房，同時用抽水泵及時排空檔案庫房的積水。受損檔案盡快進行消毒和干燥處理。熏蒸消毒、環(huán)氧乙烷與二氧化碳混合氣消毒，可以有效殺滅檔案所攜帶的致病微生物，確保參與搶救人員的身體健康。消毒后的檔案放置密閉且通風條件良好的房間，輔助于去濕機，空調(diào)和風扇等工具，盡快降低紙張的含水量，受潮程度輕的可用自然晾干法。短時間無法修復時，可將紙質(zhì)檔案放置于低溫冷凍設備中，防止其生霉。

三、推進館藏數(shù)字化，安全高效

隨著國家云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，檔案資源做為基礎性戰(zhàn)略資源地位凸顯，實現(xiàn)數(shù)字轉型是檔案事業(yè)適應時代的發(fā)展要求，檔案館（室）管理工作提升和完善勢在必行。

對館藏檔案進行數(shù)字化掃描的過程非常復雜，周期長、環(huán)節(jié)多。由于早年信息化條件所限，很多老檔案沒有建數(shù)據(jù)庫，更沒有掃描全文電子文件。2017年中石化檔案管理系統(tǒng)的全面啟用，所有檔案數(shù)據(jù)都需要遷移至新系統(tǒng)。中原油田檔案館以此為契機，開始全面實施“文檔一體化”管理，由近及遠，逐年實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化掃描和導入工作，檔案數(shù)字化率顯著提升。案館（室）也可按照“價值+利用頻率”的原則，選擇具有較高保存價值且利用頻率高的檔案，擬定課題成立項目攻堅小組，通過調(diào)研考察，有針對性的開展某區(qū)域的館藏數(shù)字化，使成果更加實用。檔案管理的全信息化時代到來，為檔案利用提供了方便，大大縮短員工查閱檔案的等待時間，而且減少實體檔案的損耗，延長紙質(zhì)檔案和實物檔案的壽命及保存質(zhì)量。數(shù)字化信息每年統(tǒng)一進行光盤刻錄，一式三份，重要檔案及電子文件實行異地備份，是對挽救意外情況受損檔案的重要補救措施。