淺談醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理方法

瞿璟

摘要：作為醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，醫(yī)院文書檔案管理，應(yīng)該得到發(fā)展。在信息時(shí)代，要根據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整，建立制度有利于醫(yī)院和相關(guān)人員工作的安全管理體系的發(fā)展。為了更好地創(chuàng)新管理工作，因此本文通過(guò)分析醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)狀，探討如何進(jìn)行醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新，以進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案;檔案管理;淺談

前言：只有搞好檔案管理，才能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)已不能滿足當(dāng)代檔案管理的需要。要推進(jìn)文書檔案管理信息化，做好文書檔案保管工作，提高檔案管理效率。但是，目前的文書檔案管理還存在一些問(wèn)題，以下探討解決這些問(wèn)題的辦法。

一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)院缺少管理醫(yī)院文書和檔案的經(jīng)驗(yàn)。雖然檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)實(shí)施，但許多先進(jìn)的管理技術(shù)也在發(fā)展，并且已應(yīng)用于文書和檔案的管理中。而部分醫(yī)院仍采用手工管理文檔文書和填寫數(shù)據(jù)，這使得管理不規(guī)范，導(dǎo)致文書管理效率低下，對(duì)文書和檔案的管理造成很大障礙。

2.管理模式不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。目前，大多數(shù)醫(yī)院都對(duì)醫(yī)院文書和檔案進(jìn)行管理缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的需要。因此，很難提高文書檔案工作的質(zhì)量。

3.缺乏完善的文書和檔案管理體系。由于缺乏制度支持，醫(yī)院各科室不能有效配合工作，大部分文檔文書形成后，經(jīng)過(guò)整理歸檔后放在一些邊緣位置，很少有效使用，大大增加了文書檔案管理的難度，文書檔案管理質(zhì)量難以提高。

二、醫(yī)院文書檔案的重要作用

1.輔助功能。醫(yī)院將在臨床科研過(guò)程中對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行必要的文檔記錄，臨床科研記錄與過(guò)去的科研歷史和其他重要文書一起構(gòu)成了醫(yī)院文書檔案，能夠詳細(xì)反映醫(yī)院的工作和活動(dòng)。因此，作為醫(yī)學(xué)科學(xué)的原始資料，可以有效地預(yù)防和控制各種疾病，在科學(xué)研究中也發(fā)揮著重要作用?？梢蕴峁╆P(guān)于各種臨床治療、科學(xué)研究和疾病預(yù)防控制的詳細(xì)和豐富的信息。

2.憑證功能，提供參考和幫助。通過(guò)記錄醫(yī)院的各種工作活動(dòng)、規(guī)章制度、要求和上級(jí)的答復(fù)，這些記錄可作為良好解決和治療的依據(jù)。在醫(yī)院文書和檔案中，醫(yī)院的發(fā)展歷史可以記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史、各種制度的制定和各種活動(dòng)的開展情況。這些記錄可以作為教育后代醫(yī)療保健的一些證據(jù)。除了具有說(shuō)服力外，他們還具有很強(qiáng)的吸引力。

三、醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑

1.加強(qiáng)文書檔案的重要性。領(lǐng)導(dǎo)重視文書開展案件管理十分必要，主管部門應(yīng)當(dāng)將圖書檔案管理納入醫(yī)院管理與發(fā)展，這是文書檔案科學(xué)習(xí)管理的關(guān)鍵途徑。由于文書管理的專業(yè)性很強(qiáng)，在工作中涉及面廣，需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，才能將其納入醫(yī)院例行工作中去，為展覽的順利開展提供保障。其次，文書檔案管理人員應(yīng)積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理和管理的認(rèn)識(shí)，檔案管理應(yīng)納入醫(yī)院的工作重點(diǎn)和各科室的職責(zé)范圍，加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案工作的順利進(jìn)行發(fā)展。

2.建立醫(yī)院歷史博物館，包括文書在展覽館展出的案件和榮譽(yù)檔案等各種檔案，比如有以前的領(lǐng)導(dǎo)，不同時(shí)期醫(yī)院的老照片，還有各種榮譽(yù)獎(jiǎng)許多科研成果等。在召開重要會(huì)議或領(lǐng)導(dǎo)來(lái)醫(yī)院指導(dǎo)工作，這是開發(fā)和利用檔案的關(guān)鍵很好地體現(xiàn)，提高了文書和檔案的集中統(tǒng)一保管。其次，要注重挖掘和保存史料，為醫(yī)院慶典和歷史博物館的建設(shè)提供基本保障。最后，要注意環(huán)境創(chuàng)新，這里的環(huán)境創(chuàng)新主要是做好文書檔案管理的載體和相關(guān)硬件建設(shè)，通過(guò)加強(qiáng)這些硬件的建設(shè)，醫(yī)院的文檔和檔案更能體現(xiàn)現(xiàn)代化的管理形式，改善醫(yī)院文書、檔案的保存和閱覽空間，促進(jìn)醫(yī)院文書和檔案管理的創(chuàng)新。

3.建立健全文書檔案管理制度，提高檔案管理水平.醫(yī)院要主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和各行業(yè)的文書資料，根據(jù)檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身工作特點(diǎn)和性質(zhì)，制定一套文書檔案管理系統(tǒng)。此外，在制定文書和檔案管理制度的過(guò)程中，應(yīng)考慮醫(yī)院的管理模式、管理制度、企業(yè)文化和經(jīng)濟(jì)效益[4]。因此，醫(yī)院相關(guān)部門在辦公室檔案管理中，要注重督促相關(guān)部門人員按時(shí)整理、報(bào)送檔案，這可以有效地避免使用office文書存在病例數(shù)據(jù)積累、混亂和分散等問(wèn)題。同時(shí)，也保證了檔案資料的完整性和良好的保密性。

4.加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，積極吸引檔案人才為文書和檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液。要提高員工的文檔和文書管理意識(shí)，醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)對(duì)于相關(guān)工作的開展和管理決策是決定性的。一些醫(yī)院由于文書檔案管理管理人員素質(zhì)不能滿足要求，管理質(zhì)量相對(duì)較低，這就要求醫(yī)院提高進(jìn)入醫(yī)院文書和檔案管理的門檻，人員可定期組織培訓(xùn)。作為管理者，也應(yīng)該提高管理意識(shí)，把握創(chuàng)新的經(jīng)營(yíng)理念。之后，密切注意對(duì)文書和檔案的收集和整理的監(jiān)督，并保管好稿件。相關(guān)工作完成后，檔案員應(yīng)檢查文書檔案，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

5.努力實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)的普及，許多行業(yè)都發(fā)生了變化。文書檔案管理也需要改進(jìn)，要牢牢把握時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，努力實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)文書檔案管理效率低，基本上是手動(dòng)操作，有時(shí)會(huì)出錯(cuò)，這對(duì)醫(yī)院的正常工作有一定的影響。因此，醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的投資，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化，部分檔案轉(zhuǎn)電子檔案，以降低保存文書檔案的成本。目前醫(yī)院系統(tǒng)已建成計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)中心，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，進(jìn)入城市醫(yī)療社會(huì)保障信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)管理有利于檔案信息等信息的縱向和橫向交流。方便及時(shí)、準(zhǔn)確地向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供檔案信息，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

總結(jié)：總而言之，信息時(shí)代的到來(lái)給文書檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。作為記錄和反映本單位綜合運(yùn)行和歷史發(fā)展過(guò)程的文書檔案管理部門，也要緊跟時(shí)代潮流，適應(yīng)時(shí)代需要，不斷采用科學(xué)合理的管理模式，提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，充分利用信息時(shí)代帶來(lái)的紅利，把單位文書檔案管理水平和質(zhì)量提高到一個(gè)新水平。

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