探究人事檔案管理數字化策略

金陽

摘 要：人事檔案管理工作較為復雜，其是單位選拔任用干部的重要依據。隨著社會的快速發(fā)展，信息技術在各行各業(yè)得到了廣泛的應用。很多管理方式和方法都實現了電子化、信息化。在新的時期下，認識檔案管理數字化，可以進一步提升管理質量與效率，同時減少人力的投入，有效提升檔案管理質量，構建更加完善的管理體系。本文對新時期下人事檔案管理的特點以及數字化管理策略進行分析，希望為相關從業(yè)者的研究提供理論支持。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;信息化

無論是在單位中還是在企業(yè)中，人事檔案都是對干部、員工等進行評鑒、監(jiān)督、管理、提拔等流程的重要參考依據。人事檔案是我國社會發(fā)展中所形成的重要檔案資料，在新的時期下，需要進一步明確信息化檔案管理模式的重要性，在其中引入現代化的管理理念以及手段，提升管理質量。

一、人事檔案信息化建設的優(yōu)勢

（一）有效保護原檔案

人事檔案管理信息化建設，可以充分的保護原檔案。紙質檔案在保存過程中會由于出現意外等而損毀或者缺失。信息化的檔案可以通過特殊介質對其進行保存，確保相關檔案免受破壞，同時數字版的人事檔案資源可以對其進行加密，使得其安全性更高，有效的避免由于長期處理過程而產生的紙張損壞、字跡模糊等現象，并且也可以節(jié)省人力和物力，在資源共享檔案查閱過程中更為高效。

（二）統(tǒng)一管理標準

實現人事檔案管理信息化建設可以進一步規(guī)范相關工作的標準，尤其是可以借助信息化的模式構建多維立體的管理模式。上下級之間以及各個部門之間的人事檔案在交接過程可以更為高效，實現了信息資源的無縫使用。對于檔案的查閱轉遞以及檢查等都可以更為高效，使得人事檔案管理工作更具規(guī)范性和高效性。

（三）提高管理效率

借助信息系統(tǒng)可以構建方便快捷的使用界面，檔案管理過程也可以更加便捷。比如可以解決傳統(tǒng)檔案管理中碎片化所碎化的管理方式，同時也可以做到檔案及時歸檔、及時使用、及時共享、及時對其進行更新，確保人事檔案的實時性，進一步提升檔案的規(guī)范化管理水平。

二、人事檔案信息化建設策略

對于人事的任免往往會結合個體的工作經歷、獎懲情況以及相關規(guī)定來綜合考量，該過程就需要確保人事檔案信息提供信息的完整性與真實性，尤其是當下競爭越來越激烈，因此需要確保各種信息的真實性，通過檔案反映一個人的能力是非常重要的。單位會對個人進行評價，人事考核以及任免該過程也需要檔案作為基礎信息進行參考，尤其是當下一些單位用人制度在不斷完善，雖然不能將一個人的一生都與人事檔案掛鉤，但是人事檔案是作為參考的重要依據，使得檔案的管理人員在開展各項決策時具有一定的針對性，能夠結合單位的實際狀況以及外部的發(fā)展環(huán)境綜合考慮，為單位的發(fā)展帶來更大的效益。

（一）健全管理機制

人事檔案信息化建設仍然存在一些問題，會由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求，使得檔案信息化體系構建具備一定的復雜性。因此人事檔案信息化建設需要進一步健全管理機制，要嚴格約束有關文件資源的使用。可以根據人事檔案信息化建設的現狀來制定相關細則，如《人事檔案信息化管理崗位職責》，《人事檔案信息化場地管理辦法》，《人事檔案信息化保密協(xié)議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機制作為保障來確保人事檔案在信息化構建以及后續(xù)應用過程中都有相應的保障程序，并且在落實過程中需要做到嚴格的監(jiān)督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時也可以真正發(fā)揮人事檔案的信息化價值，使得資源共享更為高效。

（二）完善管理流程

人事檔案信息化建設要完善的管理流程，需要按照國家技術標準來規(guī)范操作。信息化的建設需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標準規(guī)范來進行細化各個細節(jié)。如掃描紙質文檔時，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需要嚴格按照規(guī)范來構建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準確性，使得電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。借助新的技術手段可以更好的實現檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權限，就可以登錄網站對信息進行調取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統(tǒng)的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務質量和效率。在進行資源共享時，應當重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權限的平臺上打開使用。檔案信息共享是當前單位人事檔案發(fā)展的大趨勢。隨著科學技術的發(fā)展，人與人之間的距離不斷縮小，這使信息共享成為一種大的趨勢。在單位中人事變動越來越頻繁，相關的檔案管理也越來越復雜，通過檔案信息共享可以為人員流動提供更大的便利。從整體的方面來看，能夠讓單位之間的信息進行共享，不同地區(qū)、不同部門的人事調動可以更加便捷，即使是很遠的單位，也可以直接通過檔案信息共享的方式實現相關工作落實，有效的利用各種人事檔案資源提高檔案管理效率。

（三）提高管理意識

人事檔案管理信息化建設需要進一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術的快速發(fā)展使得其已經被廣泛應用到各個行業(yè)，信息技術應用的過程中需要相關人員具備信息化的操作意識。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對信息技術持有排斥的態(tài)度，那么相關工作在落實過程中將會面對很多阻力。通過對其進行培訓，使其能夠更好的應對復雜的人事檔案管理工作，并且在開展各項工作時具有一定的針對性。檔案管理工作比較嚴謹，且工作量比較大，這需要檔案管理人員有更加謹慎的行為，具備更高的專業(yè)技術水平以及職業(yè)道德素養(yǎng)，在信息化等各項工作中具備保守檔案的完整性、秘密性的理念，更好地推動單位人事檔案管理工作的落實。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構建和使用方法，同時在管理過程中也需要結合電子檔案狀態(tài)特征來對管理人員進行培訓。管理人員需要掌握安全防護手段和計算機系統(tǒng)知識，要構建一批專業(yè)能力強、政治素養(yǎng)高、作風正派的檔案管理人員。需要加強其專業(yè)知識的培訓，這不僅包括計算機網絡信息安全等方面的培訓，也需要其具備安全意識以及職業(yè)道德觀念，更好的利用現代化手段來開展管理工作，同時也可以遵守職業(yè)道德，在開展工作時具有更強的原則性，使得相關工作的開展更為高效。

三、結束語

對于當下的人事檔案數字化管理工作來說，其是一項非常復雜且系統(tǒng)性的工作，其中需要投入大量的人力和財力。需要針對其中所包含的諸多問題予以重視，明確人事檔案在建設過程中的重要意義。在面對困難時采取積極的措施予以應對。借助信息化的人事檔案，進一步幫助單位或者企業(yè)實現資源的調配，提升檔案管理工作的實效性，充分發(fā)揮人力資源對于企業(yè)發(fā)展的真正價值。

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