后評價視角下管道企業(yè)投資項目檔案管理探討

陳星宇

摘要：在項目后評價工作中，后評價工作的重視程度不斷加大，而項目檔案管理對于后評價工作的開展具有重要作用。本文針對項目檔案管理情況進行分析，并基于后評價視角下提出對策建議。

關(guān)鍵詞：項目管理;項目后評價;檔案管理

項目后評價是指對已經(jīng)完成的項目或規(guī)劃的目的、執(zhí)行過程、效益、作用和影響所進行的系統(tǒng)的客觀的分析。通過對投資活動實踐的檢查總結(jié)，確定投資預(yù)期的目標是否達到，項目規(guī)劃是否合理，項目的主要效益指標是否實現(xiàn)，并找出成敗原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為未來項目的決策和提高完善投資決策管理水平提出建議及改進建議，從而達到提高投資效益的目的?！?】投資項目后評價可以說是項目全過程管理的最終環(huán)節(jié)。

一、從后評價視角認識加強項目檔案管理工作的重要性

項目后評價通過查詢資料、現(xiàn)場調(diào)研、座談訪談等方式開展，項目存檔資料是項目后評價開展的基礎(chǔ)。項目存檔資料反映了項目運作全過程，反映項目的管理狀況，是項目決策、實施過程的重要成果，也是追溯項目決策、建設(shè)過程的重要依據(jù)。

后評價的開展要求存檔資料齊全、完整，才能全面、真實的反映項目建設(shè)全過程?？梢哉f能否做好項目后評價與項目存檔資料管理有著直接關(guān)系。

二、項目資料管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)行項目管理主要采用職能式的項目組織管理方式，與此對應(yīng)的項目檔案管理方式為“建管分離模式”。這種模式下，項目的不同建設(shè)階段由不同的業(yè)務(wù)部門進行管理，項目負責人只負責項目的某一階段或某一部分。因此每個階段產(chǎn)生資料的主體不同，資料歸檔的主體也不統(tǒng)一。這種管理方式造成項目資料產(chǎn)生主體多、源頭多、歸檔要求不一致等特點。（表1）

基于上述檔案管理模式，項目資料管理存在以下問題：

（一）未建立以項目為單位的全流程項目資料組檔、歸檔制度。

項目資料歸檔未實行以項目為單位，而是以承包、服務(wù)企業(yè)為單位，或者以分部工程為單位進行資料收集。究其原因主要為：一是公司未制定發(fā)布以項目為單位的全流程項目資料組檔、歸檔制度。相關(guān)制度規(guī)定：“項目建設(shè)單位各部門或參建單位，應(yīng)在建設(shè)項目竣工驗收前按階段或單項，將經(jīng)過整理的項目文件，提交項目建設(shè)單位檔案管理部門歸檔”。二是在實踐過程中各項資料的產(chǎn)生或管理部門為了便于操作及減少后期整理工作量，在存檔上沒有以項目為單位進行資料存檔。

（二）各參與方重視程度不足，未實際落實責任。

缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位，從而影響了整體的進步與發(fā)展。工程項目施工點多、持續(xù)時間長、流動性大，這些特點在很大程度上給工程項目檔案管理工作增添了不少難題，而且在實際工程項目檔案管理工作中，還缺乏有效的檔案管理組織，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏組織性、規(guī)范性，并且無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是從事這項工作的工作人員，都對工程項目檔案管理工作有所忽視，檔案管理意識不強。

（三）工作人員能力欠缺、經(jīng)驗不足

一般企業(yè)中工程項目檔案管理人員多數(shù)情況下不懂工程，也不具有檔案管理的相關(guān)資質(zhì)及經(jīng)驗，在收取資料、整理資料中無判別資料是否完整，對施工表格記錄內(nèi)容是否準確更是難以判定【2】。因此在工程項目檔案管理工作中，工作人員能力不夠、素質(zhì)不高、責任意識不強，將會直接影響到工程項目檔案的質(zhì)量。

三、如何加強項目檔案管理

（一）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

在補充專業(yè)人才的同時定期開展項目檔案管理人員的系統(tǒng)培訓工作，培訓內(nèi)容不限于檔案管理內(nèi)容還應(yīng)包括項目全過程管理的相關(guān)內(nèi)容，培訓對象包括檔案管理專門人員及資料產(chǎn)生主體單位，通過組織培訓知識講座或是交流研討、對標提升等方式，更好的提高檔案管理水平。

（二）建立完善的項目全流程資料組卷、歸檔制度

項目全流程資料組卷、歸檔是一項龐大且復(fù)雜的工作，因此需要建立完善的項目全流程資料組卷、歸檔制度。首先應(yīng)在現(xiàn)行項目管理模式下明確項目資料歸檔管理的責任主體，確認項目建設(shè)單位收集整理項目資料、歸檔責任;健全、細化咨詢單位、建設(shè)單位的檔案歸檔主體責任;明確檔案管理專門人員的主體責任，做到檔案資料應(yīng)收盡收。其次建立項目資料跟蹤管理機制，增加過程監(jiān)督和控制，由檔案管理專門人員按照項目進度督促相關(guān)部門及時歸檔;在各類委托合同、施工合同中增加檔案歸檔責任義務(wù)及違約責任條款。最后按照明確的歸檔范圍、歸檔時間進行資料歸檔驗收和考核管理，制定相應(yīng)的考核細則，定期考核獎罰。

（三）提升項目檔案管理信息化水平

現(xiàn)行使用的檔案管理系統(tǒng)僅是檔案資料的存儲器，未真正實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)庫的目的。在規(guī)范項目檔案管理程序的同時應(yīng)提升檔案管理信息化水平，增加項目資料歸檔內(nèi)容指引、資料檢索標識管理等功能，設(shè)立不同階段歸檔窗口，由企業(yè)內(nèi)部職能部門、企業(yè)外部咨詢機構(gòu)以及各承包商共同維護，最終形成一整套基于項目全過程管理完整的項目檔案。

四、結(jié)論

項目后評價作為舶來品，仍屬于新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，但對于項目管理提升具有重要作用，而項目檔案管理對于項目后評價的開展在起到基礎(chǔ)性作用的同時，項目后評價也會對項目檔案管理水平提出更高的要求。

參考文獻

[1]（國家發(fā)改委《中央政府投資后評價管理辦法》）

[2]田博匯.淺析天然氣管道工程項目檔案管理實踐中的問題與對策[J].《重要企業(yè)管理與科技》.2019（04）34：35