紙質檔案數(shù)字化前的工作

隨著社會信息化程度的深入，特別是機關辦公自動化的普及，檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程都已納入了計算機管理，各種文字、表格、圖片、影像等都能以數(shù)字化的形式存在。因此也可以利用計算機對檔案信息進行收集、篩選和不同層次的加工，這就使檔案信息呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢，直至供人們利用。[1]

一、概念和意義

紙質檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質檔案的內在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像相關聯(lián)的處理過程。[2]

紙質檔案數(shù)字化的目的是更好地保護檔案原件，提高檔案服務效率。與傳統(tǒng)的檔案服務模式相比，檢索、利用、保護原件方面，數(shù)字化檔案都有著得天獨厚的優(yōu)勢。[2]

二、檔案數(shù)字化過程中存在的問題

我國檔案數(shù)字化起始于1996年4月。電子文件研究項目被國家檔案局列入科技計劃。數(shù)字化建設在國家檔案局的高度重視下步入了快速通道。同時在發(fā)展中出現(xiàn)了兩大誤區(qū)，一是只注重數(shù)字化硬件、軟件系統(tǒng)的建設，忽視對數(shù)字內容的積累，忽視傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，以至于在先進的系統(tǒng)中缺少內容。二是過度追求“內容為王”，不對檔案進行鑒定區(qū)分、整理與修復，只是簡單將大量檔案進行掃描，造成“垃圾信息”現(xiàn)象嚴重，使數(shù)字化成果不好用。因此，檔案數(shù)字化前的處理工作是數(shù)字化工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)，是檔案數(shù)字化內容建設的基礎，決定了數(shù)字化工作的效用和成敗。[3]

三、做好檔案數(shù)字化前的處理工作，保障紙質檔案數(shù)字化的質量

全面數(shù)字化，并不是毫無選擇地將檔案材料全部數(shù)字化。

應前先做好檔案出庫前的準備工作，需將檔案從原存放處遷移到數(shù)字化加工場所，檔案保管機構與數(shù)字化加工的承擔者需要辦理檔案交接手續(xù)。對需要進行數(shù)字化加工的檔案的數(shù)量、質量雙方進行確認，逐一清點檔案，實時登記，簽訂相應的交接單，辦理交接手續(xù)。[2]其次，按照檔案信息化建設的要求，對檔案信息普遍、全面地進行一次鑒定和加工整理。

（一）基礎鑒定[3]

包括鑒定保管期限、鑒定庫存檔案的目錄與內容的一致性、鑒定掃描與不掃描的檔案內容。數(shù)字化檔案的本質作用是解決信息共享，而不是取代檔案的憑證作用。因而應努力避免數(shù)字化信息冗余。紙質檔案中事實上存在大量重復性信息，造成不必要的數(shù)據(jù)冗余，降低了檔案信息的存儲和檢索效率。因此，有必要按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。[3]對確定數(shù)字化的檔案進行逐卷、逐頁的檢查，結合相關標準檢查原始檔案組卷方式方法的合理性;卷內目錄與卷內文件內容對應關系的正確性和完整性;卷內文件題名的準確性和已經建立的機讀目錄的一致性等。[3]

（二）案卷整編及梳理[3]

工作要點是：規(guī)范案卷的相關信息，編制卷內原有的目錄。

（1）案卷中的重份文件應取出，并重新編目;

（2）標注領導審批的文件。對于領導批示和審改內容，在備考表中加以說明需要掃描的定稿文件名稱。

（3）結合國家標準文件整理理順卷內文件排列順序。

（4）對案卷頁碼的檢查。

（5）重新編制卷內文件目錄。

（6）對完全不能體現(xiàn)案卷內容的案卷題名應重新擬制，以檔案內容為依據(jù)進行統(tǒng)一規(guī)范處理。

（7）檔案編目信息的完善工作。檔案數(shù)字化前的處理工作中，難點問題是完善編目工作，此項工作也是檔案數(shù)字化前處理工作中案卷整編的核心。其工作水平直接決定了檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)質量和后期檔案利用工作的查準率與查全率。編目工作的一般方法應按國家相關技術標準和業(yè)務規(guī)范執(zhí)行?！敖M合條目”編制是將一組內容密切相關的文件組合成一件文件，構成組合條目的文件組應當是在同一個案卷中，內容密切相并被排列在一起的文件。無題名或題名不確切的文件，必須根據(jù)文件內容，在數(shù)字化加工前重新擬寫出確切反映文件內容的題名。否則將給檢索和管理造成困難。[2]

（三）技術修復[3]

（1）修復部分被頻繁利用導致檔案卷面及紙張出現(xiàn)破損的卷（頁）面，對部分檔案進行裱糊或托裱處理，對檔案進行一次集中梳理;

（2）檔案卷面整理不達標

修復在原始歸檔時因標準的不完善和檔案管理人員因業(yè)務不熟練或對檔案的管理不夠重視等因素導致的不達標卷面;

（3）對紙張需要進行統(tǒng)一規(guī)范化處理。會有不符合檔案裝訂幅面的紙張進行了夾頁存放的情況。

（4）原始檔案存檔裝訂時不夠規(guī)范，部分檔案數(shù)字化前需要進行裝訂邊的裱糊處理。最好使用原有的空白頁，也需考慮原始裝訂孔的補全和對損壞文字的補救問題。

遵循實事求是的原則，在充分尊重和利用單位檔案管理員勞動成果的基礎上達到檔案整理、檔案著錄、檔案數(shù)字化等標準和規(guī)范的要求。[3]

（四）對密級文件進行標注[2]

檔案安全，始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務，在數(shù)字化工作一開始就應當強調 重視檔案實體安全與檔案數(shù)字化信息的安全。為落實這一要務，應做到：數(shù)字化之前對檔案全宗進行摸底，抽出涉密檔案單獨處理;對涉密檔案填寫《檔案文件密級登記表》，對該份檔案的全宗號、案卷號、文件標題等詳細內容進行登記，需經相關部門組織鑒定后再決定是否進行數(shù)字化。

（五）對數(shù)字化的檔案進行清點登記[2]

在上述的基礎上，清點進行數(shù)字化的紙質檔案的卷（件）數(shù)，核對檔號。

（六）對待數(shù)字化的檔案進行審批

在對待數(shù)字化的檔案進行清點登記的基礎上制訂紙質檔案數(shù)字化方案，簽訂《紙質檔案數(shù)字化審批書》。

檔案數(shù)字化工作的過程是一項嚴密、細致、規(guī)范性很強的工作。需要對工作人員做好數(shù)字化前期的學習培訓，加強保密教育，提高責任意識。數(shù)字化后，檔案全部管理活動都必須借助于電子計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，需要建立完善檔案信息資源管理標準體系。同時，檔案管理的主體也將由紙質檔案逐漸遷移至電子檔案。電子檔案會產生大量的數(shù)據(jù)。對這些數(shù)據(jù)進行有效的管理利用將成為檔案研究的方向。

參考文獻

[1]夢菊明 以公眾利用服務為中心的我國公務檔案工作改革 2014：129 源自：新形勢下檔案工作轉型發(fā)展研究 上海市第七屆“3+1”檔案論壇論文集

[2]國家檔案局組織編寫 ?紙質檔案數(shù)字化的流程與方法 ?2018：S.1;S.3;S.4;S.5;第二章S.33-35。

[3]龐海清、馬振犢：檔案數(shù)字化前處理工作概論，中國文史出版社，2018年3月版，緒論，S：5;第一章第11頁;第一章第12頁;第一章S：13-15

作者簡介：劉萍（1968-12-13）女，漢，籍貫：河北省束鹿縣，當前職務：人力資源部副主管，當前職稱：助理館員，學歷：碩士研究生，研究方向：語言學與職業(yè)教育學。