信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理

摘要：檔案管理不同于其他工作管理，在單位和企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用。檔案管理工作的有效性和安全性一直都是大家所關(guān)心的問題，在信息化技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，原有管理工作中存在的問題有望得到解決，并在檔案管理信息化全面實現(xiàn)的過程中，工作質(zhì)量也將得到進(jìn)一步提升。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識當(dāng)前形勢下檔案管理信息化的重要性，并且要通過有效措施加強(qiáng)檔案管理，使檔案管理信息化得以實現(xiàn)。文章對檔案管理信息化的作用及意義進(jìn)行了闡述，并對信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理策略進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);計算機(jī)網(wǎng)絡(luò);信息安全;檔案管理

引言：信息化技術(shù)的不斷發(fā)展給各行各業(yè)生產(chǎn)與管理工作提供了便利，積極發(fā)揮信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，努力提升信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用價值，對實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高質(zhì)量和高效率檔案管理有著重要幫助。在當(dāng)前檔案管理實際工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極探索有效途徑加強(qiáng)檔案管理，從而使檔案管理能夠真正實現(xiàn)信息化管理，促進(jìn)其進(jìn)一步發(fā)展。

1、檔案管理信息化的作用及意義

1.1 豐富檔案信息資源

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案存儲不需要占用大量空間，且存儲時間久，在整個檔案信息存儲過程中，計算機(jī)系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，被存儲的電子數(shù)據(jù)信息可按管理者需求被傳送到任何需要它的地方，檔案數(shù)據(jù)資源便實現(xiàn)了多途徑和渠道發(fā)送和獲取。

1.2 促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作內(nèi)容逐漸增多，管理質(zhì)量要求也越來越高，這便進(jìn)一步促進(jìn)了信息管理應(yīng)用。過程中，管理工作流程逐步得到規(guī)范，包括檔案信息收集、錄入、調(diào)取、共享，以及系統(tǒng)管理和維護(hù)等工作也變得越來越細(xì)致，這些均對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實施起到了重要促進(jìn)。

1.3 提高檔案管理工作效率

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作具有很強(qiáng)高效性，在計算機(jī)系統(tǒng)，應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺的幫助下，工作效率較之前比得到明顯提升。單就檔案數(shù)據(jù)查找來說，通過搜索引擎尋找所需要信息，幫助管理者節(jié)省了大量時間。另外在檔案信息校對方面，計算機(jī)系統(tǒng)強(qiáng)大的記憶功能在很大程度上降低了錯誤發(fā)生概率。

2、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理策略

2.1 健全檔案管理制度

檔案管理工作內(nèi)容龐雜，即便有信息化技術(shù)和設(shè)備做支持，也需要相應(yīng)管理制度做約束，以保證良好管理效果。因此，在信息網(wǎng)絡(luò)元素融入過程中，逐步健全檔案管理制度顯得很重要。

第一，結(jié)合檔案管理具體內(nèi)容，科學(xué)構(gòu)建數(shù)字檔案形成機(jī)制，保證檔案信息錄入有效性，同時做到反復(fù)核對數(shù)據(jù)，以免發(fā)生錯漏。

第二，建立歸檔機(jī)制，對不同類型和內(nèi)容檔案實施分類管理，針對檔案內(nèi)容制作關(guān)鍵詞標(biāo)簽，方便日后使用。

第三，優(yōu)化保管機(jī)制，根據(jù)檔案使用經(jīng)驗和記錄，對使用人群進(jìn)行分類，合理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)對檔案和使用人群建立一對一或一對多映射機(jī)制，使管理工作變得更為有序和有效。

2.2 應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

2.2.1 訪問控制技術(shù)

訪問控制技術(shù)是一種基礎(chǔ)性信息化技術(shù)，屬于計算機(jī)技術(shù)中的一類。通過對用戶使用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，可有效保證系統(tǒng)文件安全，也規(guī)范和約束了用戶訪問行為。具體實踐中，當(dāng)有用戶發(fā)出應(yīng)用請求后，系統(tǒng)會按照之前設(shè)置規(guī)則對請求進(jìn)行識別，擁有權(quán)限的用戶可繼續(xù)完成登錄并進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理，包括錄入、調(diào)取、轉(zhuǎn)移、分項等;若用戶不具有管理權(quán)限，系統(tǒng)將會對其進(jìn)行操作隔離;若用戶管理權(quán)限不夠，系統(tǒng)將按照具體規(guī)則對其進(jìn)行性限制操作。

2.2.2 信息加密技術(shù)

信息加密技術(shù)是一種最為常用和有效的計算機(jī)數(shù)據(jù)管理技術(shù)，它一般包括兩方面內(nèi)容：

第一，應(yīng)用信息加密技術(shù)可對傳輸過程中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，主要目的是防止被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)被竊取和改動，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。信息加密技術(shù)之所在具體應(yīng)用中能夠充分發(fā)揮自身價值和作用，與管理者設(shè)定的加密機(jī)制有關(guān)，不同加密機(jī)制所實現(xiàn)的加密效果有很大不同，一般會根據(jù)傳輸數(shù)據(jù)重要性的加密級別選擇合適的加密機(jī)制。但無論如何，保證數(shù)據(jù)在傳輸中不被竊取和篡改都是最重要的。

第二，信息加密技術(shù)也會涉及到對本地計算機(jī)信息的加密，比如數(shù)字標(biāo)簽驗證等。只有擁有相應(yīng)權(quán)限的用戶才能使用未加密信息，否則將無法對信息進(jìn)行任何形式操作。

另外，有些操作系統(tǒng)也具有緊急關(guān)閉功能，即在應(yīng)急機(jī)制作用下，對破解行為作出應(yīng)激反應(yīng)，以自動關(guān)閉系統(tǒng)的方式阻止破解行為持續(xù)發(fā)生，以保證檔案信息安全。

2.2.3 數(shù)字印刷技術(shù)

應(yīng)用數(shù)字印刷技術(shù)可對檔案信息進(jìn)行版權(quán)行保護(hù)。具體來說，當(dāng)版權(quán)信息被圖片化處理后，會增加數(shù)字水印操作，也就是在原有信息基礎(chǔ)上進(jìn)行水印覆蓋。數(shù)字水印覆蓋并不會對原有信息可讀性造成任何影響，同時也最大限度避免了惡意篡改和非法提取信息行為的發(fā)生。

結(jié)束語：

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，原有工作流程中較繁瑣復(fù)雜，但又無法簡略和省去的操作會在信息化技術(shù)運(yùn)用中得到優(yōu)化，既保證了操作質(zhì)量和有效性，又提高了管理工作效率。但需要指出的是，信息化技術(shù)在方便檔案管理工作的同時，也存在巨大安全隱患，需要管理者們能夠在規(guī)范操作流程基礎(chǔ)上，明確好與檔案管理工作有關(guān)的全部管理機(jī)制和制度，并合理采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提升檔案管理安全性。

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作者信息：安安（1986.6），女，漢，河南開封人，本科，館員，研究方向：檔案。