文書檔案管理及其信息化應用

楊俊萍

摘要：企業(yè)是市場經(jīng)濟的重要組成部分，提升企業(yè)內(nèi)部管理能力對推動我國市場經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。文書檔案是企業(yè)日常經(jīng)營中的信息記載，檔案內(nèi)容可以為發(fā)展企業(yè)、強化管理提供有效的參考信息，對于任何企業(yè)來說，加強文書檔案信息化管理都很重要。要全面提高企業(yè)文書檔案管理水平，就必須積極融入先進技術，推動文書檔案管理朝數(shù)字化、電子化方向發(fā)展，提升檔案管理效率和質(zhì)量。如今，雖然大部分企業(yè)都引入了計算機配套措施，但更多是將文書檔案信息錄入到計算機中，無法進一步挖掘文書檔案信息價值，難以實現(xiàn)文書檔案信息化管理與利用的目標。

關鍵詞：文書檔案;管理;信息化

1 文書檔案與檔案信息化建設

1.1 文書檔案

企業(yè)文書檔案是在企業(yè)日常經(jīng)營管理活動中所產(chǎn)生的文件，由通用文書轉化為檔案信息，主要包括企業(yè)報告、會議記錄、市場規(guī)劃、決策信息、項目執(zhí)行和項目總結等。文書檔案在其內(nèi)容、形式上與其他檔案有一定共性，此規(guī)律對提升文書檔案管理質(zhì)量具有重要意義。

1.2 檔案信息化建設

檔案信息化建設是指運用信息技術提升檔案現(xiàn)代化管理水平，融入檔案管理的新理論、新方法、新原則，確定在網(wǎng)絡環(huán)境中開展檔案管理和檔案服務的基本框架與方法，提升檔案信息的社會化服務質(zhì)量。同時，檔案信息化建設也覆蓋信息技術生成、管理、開發(fā)、利用的整個流程。

2 加強企業(yè)文書檔案信息化管理及利用的價值

2.1 提升文書檔案管理水平

隨著科學技術的日新月異，企業(yè)文書檔案數(shù)量、種類也在不斷增加，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案外，還包括圖片、視頻等電子檔案，這就需要對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改革。通過信息化技術提升文書檔案管理的工作效率，為用戶提供更加便捷的檔案檢索、查詢服務，保證企業(yè)文書檔案利用率，創(chuàng)造文書檔案管理新模式。由此可見，構建檔案信息化管理系統(tǒng)，對提升文書檔案管理整體水平有著重要意義。

2.2 實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理

大數(shù)據(jù)、云計算等技術的廣泛應用，強化了信息技術、網(wǎng)絡技術的運算能力、檢索能力、存儲能力，實現(xiàn)了信息的不同文字翻譯功能、遠程網(wǎng)絡傳送功能，完善了企業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，為推動文書檔案管理信息化發(fā)展提供了有效保障。同時，在信息化管理模式下，應用數(shù)字化技術對信息數(shù)據(jù)進行加密處理，讓檔案管理變得更加精準、規(guī)范、高效、安全。此外，推動文書檔案管理信息化發(fā)展，可以為企業(yè)網(wǎng)絡化建設奠定基礎，推動企業(yè)信息化建設進程。

3 企業(yè)文書檔案信息化管理的內(nèi)容

3.1 數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案都是紙質(zhì)形式，檔案管理人員錄入檔案信息工作非常繁瑣，勞動強度較大、信息查閱比較困難，需要占用大量的企業(yè)空間。但在信息時代，數(shù)字化檔案可克服這些缺陷，節(jié)省企業(yè)人力、財力、物力的投入，并可有效復制電子文書檔案信息。企業(yè)文書檔案信息化管理是企業(yè)改革中的重要一環(huán)，對文書檔案進行數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案、數(shù)字化檔案，并在網(wǎng)絡平臺上實現(xiàn)統(tǒng)一利用。

3.2 網(wǎng)絡化管理

采用信息技術形成數(shù)字化文書檔案，以計算機網(wǎng)絡為平臺，可實現(xiàn)不同類型、不同范圍用戶的信息共享與利用。所以，做好文書檔案網(wǎng)絡化管理是加強信息共享的重要手段。文書檔案網(wǎng)絡利用功能非常多，包括資源劃分、數(shù)字化歸檔、網(wǎng)絡組卷、在線借閱、網(wǎng)絡檢索、遠程傳送和網(wǎng)絡存儲等。同時，針對數(shù)字化文書檔案安全性，還提出了邏輯隔離網(wǎng)絡管理、物理隔離網(wǎng)絡管理等措施。

4 企業(yè)文書檔案信息化管理與利用措施

4.1 企業(yè)文書檔案信息化管理

4.1.1 構建文書檔案信息化管理平臺。

實現(xiàn)文書檔案信息化管理，以信息化管理平臺作為支撐，在不斷加強信息化技術應用的同時，不斷優(yōu)化整個管理流程。在確保文書檔案信息精準性、真實性基礎上，為后續(xù)文書檔案資源開發(fā)利用奠定基礎。在數(shù)據(jù)庫構建中，明確哪些檔案可以公開、哪些檔案不得公開，避免檔案信息化管理過于被動，為創(chuàng)建現(xiàn)代化文書檔案管理模式創(chuàng)設條件。

4.1.2 轉變傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)管理創(chuàng)新。

企業(yè)領導層要提升對文書檔案管理信息化的重視程度，樹立科學、合理的管理理念，轉變文書檔案的傳統(tǒng)管理思想，構建科學化管理模式，以數(shù)字化平臺為基礎，提升信息化文書檔案管理的投入力度，做好軟硬件配套工作，從而提升檔案資源利用率、共享性;對于非公開文書檔案要重點標注，設置高層管理人員的身份權限。在信息化管理平臺中，要設置檢索模塊、數(shù)據(jù)庫、反饋窗口等模塊，從而提升數(shù)字化檔案查詢效率，提升檔案信息的應用效能。

4.2 企業(yè)文書檔案信息利用方面

4.2.1 加強基礎工作。

文書檔案作為企業(yè)日常經(jīng)營活動中的原始記錄，可以呈現(xiàn)出企業(yè)某一階段或某個項目的各種信息，大部分文書檔案都是當事人所編寫的材料，更具可靠性，具有非常明顯的時代特征。從檔案工作內(nèi)容層面分析，可以將檔案管理分為兩個層面，一是檔案基礎管理工作;二是檔案信息利用工作。基礎工作包含了檔案信息鑒別、收集、整理、信息化轉變、管理等環(huán)節(jié);檔案利用是檔案管理的重要目標，也需確保其基礎工作的完善性。文書檔案資源是否更有價值，取決于檔案信息是否還有二次開發(fā)價值，檔案基礎管理和開發(fā)二者相輔相成、相互制約。因此，必須要結合管理制度明確基礎工作標準，這樣才更有利于檔案的二次開發(fā)與利用。

4.2.2 完善檔案服務。

文書檔案管理人員必須要樹立職業(yè)道德，認識到檔案工作的價值。在市場經(jīng)濟體制下，文書檔案資源開發(fā)與利用離不開市場的大環(huán)境，檔案管理人員要樹立起新意識、新理念，打破傳統(tǒng)的檔案管理思維，提升可公開檔案信息的共享度，拓展文書檔案信息的利用廣度，在檔案信息服務意識引導下，對現(xiàn)有服務形式進行創(chuàng)新和改革，主動實施檔案資源開發(fā)與利用，幫助檔案管理人員樹立服務意識、完善服務技能、貫徹服務精神。文書檔案資源利用與開發(fā)中，要進一步完善檔案信息咨詢服務。

5 結束語

隨著我國信息技術不斷發(fā)展，為提升文書檔案管理質(zhì)量、提高檔案信息利用率，必須積極融合信息化技術，構建文書檔案信息化管理平臺，深度挖掘文書檔案信息，從而為推動企業(yè)發(fā)展提供信息數(shù)據(jù)支持。

參考文獻

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