淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

張麗

摘要：文書檔案管理的成功與否，直接影響到該單位的管理工作水平，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作中存在的諸多問題也暴露了出來，因此，只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并不斷更新改革，并不斷適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步，才能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，促進(jìn)企業(yè)單位管理工作不斷進(jìn)步?；诖?，本文詳細(xì)闡述了文書檔案管理中存在的問題，并提出了一些可行性的整改建議。

關(guān)鍵詞：文書;檔案管理;問題;措施

引言：

文書檔案管理在各單位具有重要價(jià)值，是企業(yè)、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和社會(huì)組織管理的重點(diǎn)內(nèi)容，客觀反映各單位的活動(dòng)，直接體現(xiàn)管理水平的高低。企業(yè)管理水平的高低與文書檔案的質(zhì)量和完整性有著密切的關(guān)系，文書歸檔文件的價(jià)值只有提高檔案文件管理水平才能實(shí)現(xiàn)。隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，文書檔案管理走向信息化，同時(shí)，檔案歸檔和文書檔案管理工作也存在不少問題，為了促進(jìn)文書檔案管理工作的進(jìn)步，文書檔案管理員必須制定相應(yīng)的解決方案。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）缺乏足夠的重視

目前，在許多單位和企業(yè)，由于文書檔案管理人員對(duì)檔案管理意識(shí)不夠，導(dǎo)致文書檔案管理工作并未順利有序開展。此外，單位對(duì)文書管理工作也缺乏重視，造成在工作開展中會(huì)出現(xiàn)許多限制因素。如果單位領(lǐng)導(dǎo)和文書檔案管理人員繼續(xù)忽視其重要性，在這種情況下，將會(huì)造成文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量低下，管理工作中會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。

（二）文書與檔案管理混淆

檔案管理工作和文書工作有不同的內(nèi)容，要在檔案管理工作中取得成功，成功完成文書工作是先決條件。現(xiàn)在很多單位把這兩個(gè)工作混為一談了，檔案管理和文書工作已經(jīng)分離，以至于文書檔案管理人員不重視與文秘工作的銜接和協(xié)調(diào)。為提高工作效率，確保工作順利完成，就需要在文書工作和檔案管理工作問題上相互配合、聯(lián)動(dòng)，只有做好了這些，才能確保工作有條不紊、順利完成。

（三）缺乏綜合素質(zhì)強(qiáng)的管理人員

人手不足是文書檔案管理工作中的普遍問題，主要是由于缺乏對(duì)工作的認(rèn)識(shí)和重視造成的，然而隨意補(bǔ)充文書人員數(shù)量，以彌補(bǔ)用人單位人員短缺，是大多數(shù)單位采取的措施，這樣就造成管理人員能力較低，綜合素質(zhì)不強(qiáng)。當(dāng)今社會(huì)的信息科技的時(shí)代，有了現(xiàn)代科技的幫助，所以企業(yè)需要學(xué)習(xí)和掌握新的方法和技術(shù)，并在實(shí)際的工作中有效地實(shí)施，才能使管理工作更加高效。但是對(duì)于公司的一些年齡較大的員工，這種新知識(shí)和新技術(shù)對(duì)他們來說是比較困難的，無論是思維方式還是工作方式，都導(dǎo)致他們都無法快速跟上時(shí)代的需求，限制了文書檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

（四）文書檢索效率較低

現(xiàn)階段檔案文獻(xiàn)的檢索方式主要有計(jì)算機(jī)檢索和人工檢索兩種，在日常工作中很多情況下仍然沿用傳統(tǒng)的檢索方式，對(duì)文獻(xiàn)檢索效率影響很大，然而許多員工仍然不愿意學(xué)習(xí)并采用新的檢索方法，他們認(rèn)為舊的方法已經(jīng)足夠使用?？偟膩碚f，我認(rèn)為造成影響的主要原因是他們對(duì)該工作的重視度不高，無法在工作中很好地使用現(xiàn)代信息技術(shù)。[1]

二、優(yōu)化文書檔案管理相關(guān)問題的策略

（一）提高相關(guān)管理人員的工作意識(shí)和重視程度

為促進(jìn)文件歸檔和文件管理工作的發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)單位內(nèi)的宣傳工作，可以通過多種靈活的方式宣傳有關(guān)法律法規(guī)的知識(shí)，積極調(diào)動(dòng)和利用相關(guān)資源，使文書檔案管理人員和各部門的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文件存儲(chǔ)和文件管理業(yè)務(wù)的重要性并擴(kuò)大支持文書檔案管理工作，同時(shí)將該工作納入年終評(píng)比，加大對(duì)其的投入力度，調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的積極性。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力

提高文書檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要，包括檔案管理人員的專業(yè)技能水平、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能等。根據(jù)文書檔案管理的需要，鼓勵(lì)管理人員參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，必要時(shí)可以建立定期培訓(xùn)制度，讓管理人員根據(jù)需要有計(jì)劃、有目的地參加繼續(xù)教育，提高綜合素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)。此外，在文書檔案管理領(lǐng)域，要加強(qiáng)對(duì)管理人員素質(zhì)和道德的持續(xù)培訓(xùn)，管理人員要自覺遵守已建立業(yè)務(wù)習(xí)慣的工作態(tài)度，規(guī)范要求和制度自覺保護(hù)文書檔案，使歸檔文件的內(nèi)容和存儲(chǔ)安全不受外界因素影響，不隨意更改文書檔案的內(nèi)容，不惡意破壞文書檔案的完整性和安全性，避免損失情況的發(fā)生。

（三）建立完善的管理機(jī)制

由于文書檔案管理工作涉及多個(gè)部門，為了提高管理水平，需要重點(diǎn)加強(qiáng)各部門之間的溝通與合作，首先，管理人員必須了解文書檔案的處理情況，并定期到有關(guān)部門去收集資料，做到從各基層單位和有關(guān)部門收集到齊全的、完整的、真實(shí)的文件資料，定期與相關(guān)部門溝通，避免文件保管不及時(shí)，減少數(shù)據(jù)丟失問題，同時(shí)要注意文件管理各工作階段的有效性和完整性，確保文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。[2]

此外，要通過制定合理的管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求管理人員的工作活動(dòng)，確保管理工作得到切實(shí)實(shí)施和有效開展，因此文書檔案管理部門必須按照相關(guān)法律法規(guī)，配合《管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，確保符合自身發(fā)展方向和管理需求的文書檔案安全，提高管理效率，加快建立文書檔案管理機(jī)制。

（四）確保文書與檔案管理工作的高效銜接

由于文書工作與檔案管理工作密切相關(guān)，要提高檔案管理質(zhì)量，首先要提高文書質(zhì)量。文書的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，首先，文件的處理必須嚴(yán)格按照程序和規(guī)定進(jìn)行，文件必須經(jīng)過科學(xué)分類的創(chuàng)建和存儲(chǔ)。為此，需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行文件處理方面的培訓(xùn)，提高工作技能;其次，要注意細(xì)化工作的分工，例如文件形式、紙張格式、清潔度等的統(tǒng)一，要做到這一點(diǎn)，工作人員應(yīng)該具有較高的責(zé)任感和良好的工作習(xí)慣，如果將文書工作和歸檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范的聯(lián)系，可以大大提高文書檔案管理工作的效率。[1]

（五）提高電子檔案的安全性

所有電子文件安全管理問題普遍出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域，尤其是電子文件泄露、數(shù)據(jù)丟失、計(jì)算機(jī)病毒入侵等，應(yīng)建立完善的電子文件數(shù)據(jù)安全保障體系。首先，檔案管理部門應(yīng)研究開發(fā)實(shí)現(xiàn)電子文檔數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、備份和元數(shù)據(jù)采集等功能，建立監(jiān)管機(jī)構(gòu)，對(duì)電子文檔的安全管理進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管。其次，電子文檔存儲(chǔ)管理部門應(yīng)建立保密標(biāo)準(zhǔn)，利用防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名和密碼人臉識(shí)別技術(shù)等，加強(qiáng)檔案安全管理，防止人員任意使用電子檔案，發(fā)生惡意篡改或誤操作，確保電子數(shù)據(jù)的安全性和數(shù)據(jù)完整性。最后，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)和組織，這應(yīng)確保元數(shù)據(jù)的完整性和可用性。[3]

結(jié)束語：

綜上所述，提高檔案管理人員的意識(shí)和學(xué)習(xí)能力尤為重要，直接影響企業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)等各項(xiàng)管理工作的質(zhì)量和效率，需要完善檔案管理工作，以確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，使工作可以高質(zhì)量、高效率地開展，為企業(yè)和單位的長遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊淑艷.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].工業(yè)C，2016：280.

[2]高蘭.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].赤子（上中旬）：147.

[3]潘美恩.基于文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究[J].城建檔案，2016，06（08）：62-63.