電子檔案在人事檔案管理中的應(yīng)用

夏丹

摘要：人事檔案是對(duì)于在管理過(guò)程中所發(fā)生的各種資料和信息，提升了人事檔案經(jīng)營(yíng)和管理工作的質(zhì)量，能夠促進(jìn)了經(jīng)營(yíng)和管理工作效率的有效改善。本文主要對(duì)結(jié)合電子檔案管理在人事檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電子;檔案管理

在對(duì)各種工作開展中，人事檔案資料具備很高的存儲(chǔ)價(jià)值，為對(duì)人員的調(diào)動(dòng)和專門技術(shù)人員的選拔工作提供了可靠依據(jù)。能夠大幅度地提升信息資源的綜合利用效率，為其發(fā)展和生存提供可靠的保障。在對(duì)人事檔案管理的工作中運(yùn)用電子化管理模式，能夠有效地改善和提高檔案管理的工作效率。

一、企業(yè)人事檔案的電子管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)不全面

不同國(guó)家和地區(qū)的工作單位和部門對(duì)于辦理人事檔案電子化的要求也是不同的，因此工作人員在進(jìn)行電子化管理辦公人事檔案的過(guò)程中，就需要自己研制出有關(guān)人事檔案電子化的管理軟件，這些電子化管理軟件一旦開發(fā)了出來(lái)大多都是獨(dú)立使用，很多這類軟件無(wú)法互通和使用，影響到了信息的互通性和資源共享性。人事檔案電子化管理工作中需要使用的是電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，若電子設(shè)備的準(zhǔn)備齊全，會(huì)給人事檔案電子管理工作的開展帶來(lái)負(fù)面影響。

2.管理方式落后

在開展人事檔案的電子管理模式，需要提前制定出基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范。目前大部分都只看到了自身的利益和工作需求，制定出來(lái)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不夠統(tǒng)一，檔案信息沒(méi)有統(tǒng)一共享。人事檔案管理中，對(duì)于電子信息技術(shù)的應(yīng)用不夠重視，還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，只是使用電子檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的基本信息記錄，缺少了具體的操作和管理系統(tǒng)，影響了人事檔案管理工作效率的提升。

3.檔案資源利用效率低

人事檔案管理工作的宗旨就是對(duì)檔案信息進(jìn)行充分利用起來(lái)，能夠?yàn)楦鱾€(gè)人事部門提供全面、正確和真實(shí)的人事信息，方便為各個(gè)人事部門做出更加科學(xué)合理的決策。目前對(duì)人事檔案的管理工作把主要的工作都放在檔案的保管上，忽略了對(duì)檔案資源的利用，開發(fā)意識(shí)淡薄。人事檔案的信息可以提供公眾查閱者主要是由于其所有人員的基本履歷、崗位職稱及薪酬，工作一旦開展就比較被動(dòng)，能夠充分利用的范圍很小，人事檔案的功能沒(méi)有得到充分地發(fā)揮。

4.管理工作人員素質(zhì)水平不足

開展電子檔案管理工作，需要對(duì)于工作人員的工作能力和工作專業(yè)性提出更高的要求，要求工作人員能夠了解檔案管理工作知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子化技術(shù)，還能夠?qū)W會(huì)操作各種先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備。目前高素質(zhì)檔案管理人才還比較缺乏，尤其是懂技術(shù)和懂管理的人員數(shù)量不足，難以滿足工作的開展需求。

二、企業(yè)人事檔案電子管理措施

1.轉(zhuǎn)變企業(yè)管理思路

要自上而下地從思想上重視對(duì)檔案管理電子工作，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理電子化建設(shè)的監(jiān)督。首先要做到的是人事檔案需要認(rèn)真、詳細(xì)、及時(shí)地準(zhǔn)確記錄一下所有員工及其個(gè)人的基礎(chǔ)資料、工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)活動(dòng)表達(dá)情況等，把所有員工及其個(gè)人綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技巧充分地反映在案件上，便于從考核和選擇自己所需要的專門技術(shù)人才。要進(jìn)一步提升各級(jí)工作人員對(duì)于檔案管理電子工作重視的程度，在開展人事檔案電子管理的工作中有效地運(yùn)用信息技術(shù)，幫助提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，把檔案資料的利用價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

2.完善人事檔案管理制度

在人事檔案的電子管理過(guò)程中，工作中會(huì)涉及很多的工作內(nèi)容，工作事項(xiàng)比較煩雜，因此為了能夠提升電子工作開展的實(shí)效性，需要建立起完善的規(guī)章制度，并把人事檔案管理制度落到實(shí)處。明確出電子建設(shè)工作要求，能夠確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)的管理工作能夠有法可依。促進(jìn)人事檔案電子化、信息化管理工作的順利開展。

3.提高職工隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

在主管部門要針對(duì)各類檔案管理人員進(jìn)行了更多的培訓(xùn)和技術(shù)教育，為我們?cè)谌耸聶n案管理中提供了一個(gè)更多的學(xué)習(xí)和交流機(jī)會(huì)，提升了人事檔案管理中工作的專業(yè)性，增加了管理者對(duì)于信息技術(shù)知識(shí)的積累和儲(chǔ)備，優(yōu)化了信息框架，掌握了更多的信息技術(shù)，滿足了在人事檔案管理中的需要。人事檔案管理各個(gè)崗位的工作人員一定應(yīng)該高度重視這些與培訓(xùn)和學(xué)習(xí)有機(jī)結(jié)合的工作開展，在日常工作中也一定要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新的管理方法和新的管理技巧，提升個(gè)人管理業(yè)務(wù)的能力，才會(huì)更好地勝任檔案管理的本職工作。

4.改變工作模式

在實(shí)際的人事檔案管理工作中，對(duì)于容易受到損壞、容量比較大、使用頻率比較高的重要檔案信息需要進(jìn)行妥善保管，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，使用電子管理方式，結(jié)合掃描儀、移動(dòng)硬盤的使用，便于人事檔案信息的保存和提取。由于檔案信息的內(nèi)容跟職工自身的利益息息相關(guān)，具有很強(qiáng)的法律性，能夠在工作人員職稱評(píng)聘、干部考核和人事糾紛中具備法律證據(jù)價(jià)值，因此需要進(jìn)行妥善保管。電子檔案管理工作模式實(shí)現(xiàn)了一體化的管理過(guò)程，從信息的收集、存儲(chǔ)和利用等，能夠?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魈峁└尤婧涂旖莸姆?wù)方式，在這個(gè)過(guò)程中人事檔案信息高度共享是必不可少的。傳統(tǒng)檔案管理工作受到了時(shí)效性、使用范圍和地域等因素的制約，但是電子檔案的應(yīng)用則擺脫了這些束縛，電子檔案信息的傳播范圍更廣泛，時(shí)效性非常強(qiáng)，通過(guò)電子檔案管理工作的開展，提升電子檔案管理安全管理工作的質(zhì)量，減少不安全問(wèn)題的出現(xiàn)，信息化檔案管理能夠有效地提升管理工作水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，需要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理工作的高度重視，逐步加大對(duì)資金投入的力度，在各級(jí)內(nèi)部建立健全完善的電子人事檔案和信息化管理體制，為其開展電子人事檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，推動(dòng)各級(jí)管理化的應(yīng)用可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郜玉歡.電子檔案在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2021，{4}（05）：56-57.

[2]陳海麗.新時(shí)期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，{4}（13）：64.

[3]于天瑩.論數(shù)字化信息在人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（07）：97-98.

[4]彭輝.淺析知信行模式在人事檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（03）：139-140.