企業(yè)單位檔案管理重要性研究

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，其中檔案管理影響企業(yè)的發(fā)展，但目前大多企業(yè)還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。故本文簡(jiǎn)單闡述了企業(yè)檔案管理的重要性，如可以幫助企業(yè)更加規(guī)范化、信息化以及有利于實(shí)現(xiàn)資源共享等等。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;檔案管理;信息化;資源共享

現(xiàn)如今，檔案管理技術(shù)不斷提高，大多企業(yè)采用服務(wù)器進(jìn)行管理，方便查找翻閱。此項(xiàng)工作屬于基礎(chǔ)性管理工作，參與工作人員較多，企業(yè)可以根據(jù)自身管理優(yōu)勢(shì)，在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，加速企業(yè)發(fā)展。

一、管理現(xiàn)狀

目前，大多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人只注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)檔案管理的制度沒(méi)有完善，還存在一些漏洞，使檔案管理不能有效開(kāi)展，與其他部門(mén)不能進(jìn)行及時(shí)溝通，導(dǎo)致一些記錄不完善。也有部分領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為這是一項(xiàng)多余的開(kāi)銷(xiāo)，不能給企業(yè)增加收入，還加大資金投入，使得企業(yè)的檔案管理得不到認(rèn)可，就會(huì)使企業(yè)發(fā)展緩慢，在競(jìng)爭(zhēng)中，處于落后狀態(tài)。大多企業(yè)單位的檔案管理都沒(méi)有采用數(shù)字化技術(shù)，導(dǎo)致檔案查找困難，還不能多個(gè)人同時(shí)觀看，也會(huì)使一些檔案在翻閱時(shí)出現(xiàn)損壞，增加管理人員的工作難度。要運(yùn)用數(shù)字化管理，就要采購(gòu)大量的先進(jìn)設(shè)備，部分企業(yè)為了減少資金的投入，就會(huì)放棄這一想法，從而導(dǎo)致在查找資料不能及時(shí)準(zhǔn)確的獲取，不利于企業(yè)的正常發(fā)展。

二、企業(yè)單位檔案管理的重要性

企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案記錄了企業(yè)開(kāi)展之初到正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展歷程，包括企業(yè)內(nèi)部人員動(dòng)態(tài)、各項(xiàng)榮譽(yù)的獲得等等，其在企業(yè)發(fā)展中起到非常重要的作用，如在企業(yè)進(jìn)行一個(gè)新項(xiàng)目的研究時(shí)，要參考之前同類(lèi)型的項(xiàng)目，不斷進(jìn)行優(yōu)化，這時(shí)就要進(jìn)行檔案查找，從而保證項(xiàng)目正常開(kāi)展，為員工獲取更大的利益，增加個(gè)人收入。

（一）有利于單位的規(guī)范化

檔案管理能體現(xiàn)出企業(yè)的整體管理水平，應(yīng)該不斷更新管理措施，采用新技術(shù)新手段，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)管理。隨著企業(yè)單位不斷發(fā)展，創(chuàng)造出許多好成績(jī)，將其記錄下來(lái)，方便以后查找并進(jìn)行宣傳，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)的收益不斷增加，通過(guò)將檔案管理和收入管理相結(jié)合，為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益，加快其發(fā)展步伐，提高其平均管理水平，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利，更加規(guī)范性管理企業(yè)單位[1]。

（二）使企業(yè)趨于信息化

企業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)方式要及時(shí)創(chuàng)新，并且能夠準(zhǔn)確記錄，方便各個(gè)部門(mén)翻閱，提高辦公效率。隨著社會(huì)步入信息化，在進(jìn)行檔案的日常管理時(shí)，也要不斷采用數(shù)字化，相對(duì)于之前的管理方式，此管理技術(shù)能將檔案?jìng)浞莸椒?wù)器中，當(dāng)人員進(jìn)行查找時(shí)，只需要在電腦上操作就可以看到，避免檔案被破壞的現(xiàn)象，而且能夠多人在線共同翻閱。進(jìn)行信息化管理，要對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其能夠掌握先進(jìn)技術(shù)，熟練使用軟件，了解相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，快速找到所需要的材料，促進(jìn)企業(yè)走向信息化管理。

（三）促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展

在進(jìn)行企業(yè)文化宣傳時(shí)，檔案具有重要地位，里面詳細(xì)記錄企業(yè)獲得各種榮譽(yù)以及舉辦參加的活動(dòng)等等，其標(biāo)志著企業(yè)在不斷壯大發(fā)展，當(dāng)外部人員進(jìn)行參觀時(shí)，主要就是觀察企業(yè)單位的內(nèi)部環(huán)境、配套設(shè)施以及歷史發(fā)展，所以要做好檔案管理工作。其內(nèi)部記錄企業(yè)各種業(yè)務(wù)交際，能夠在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，發(fā)揮參考和證據(jù)的作用，使企業(yè)在進(jìn)行其他管理時(shí)，提供相關(guān)數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)快速運(yùn)營(yíng)，增加企業(yè)項(xiàng)目的收入。

檔案管理是企業(yè)發(fā)展不可缺少的一個(gè)步驟，應(yīng)該要詳細(xì)記錄企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展過(guò)程，做到分類(lèi)整理，管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，做事認(rèn)真，還要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠及時(shí)完成檔案的收集、整理以及保存等工作內(nèi)容，不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造新的管理手段，吐故納新，還可以像其他企業(yè)借鑒管理經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕，提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展[2]。

（四）維護(hù)企業(yè)的權(quán)益

在企業(yè)發(fā)展中，有效的檔案管理，可以保證企業(yè)的合法權(quán)益，如經(jīng)濟(jì)權(quán)益等，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)權(quán)益關(guān)系到群體員工的個(gè)人收入以及企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，合理地進(jìn)行檔案管理，對(duì)其各項(xiàng)合同和交易進(jìn)行詳細(xì)記錄，并保存錄像，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就會(huì)減少企業(yè)的各項(xiàng)損失以及相關(guān)的法律責(zé)任。還要對(duì)出入檔案管理室的人員進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，當(dāng)出現(xiàn)檔案被盜時(shí)，要用法律保證其自身利益不受損害。

檔案記錄了企業(yè)許多重要內(nèi)容，其安全管理也是重中之重，要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行多重管理，如在電腦上設(shè)置多個(gè)密碼等等，避免檔案出現(xiàn)被泄露情況，做好保密工作，管理人員要嚴(yán)格遵守管理制度，保證企業(yè)在知識(shí)領(lǐng)域創(chuàng)造的成就不受侵害，檔案管理會(huì)記錄此項(xiàng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的各個(gè)內(nèi)容，包括提出的目的等，是非常重要的證據(jù)，可以方便解決各種產(chǎn)權(quán)的糾紛，保證企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（五）提高企業(yè)的科學(xué)決定

現(xiàn)如今，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸激烈，若企業(yè)對(duì)一個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的決定，就有可能導(dǎo)致企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)失敗，最后導(dǎo)致其破產(chǎn)。經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，可以通過(guò)外部各種信息結(jié)合檔案記錄的相關(guān)內(nèi)容，得出相應(yīng)的結(jié)論，再做出科學(xué)的決定，就會(huì)使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利，加快企業(yè)發(fā)展步伐，提高其收益。所以要仔細(xì)做好企業(yè)單位的檔案管理，使其在變化莫測(cè)的市場(chǎng)中，占主導(dǎo)地位。

（六）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

站在企業(yè)發(fā)展角度上考慮，檔案管理涉及到企業(yè)的各項(xiàng)發(fā)展，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，將檔案信息資源充分利用，促使企業(yè)工作順利進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)者也能參考檔案資料，了解市場(chǎng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)對(duì)經(jīng)營(yíng)手段進(jìn)行調(diào)整。將其轉(zhuǎn)變成為一種企業(yè)文化，利于提高企業(yè)人員的凝聚力。能夠及時(shí)記錄企業(yè)各項(xiàng)內(nèi)容，將企業(yè)的各項(xiàng)資源共享，資源能夠整合并二次利用，增加企業(yè)部門(mén)之間的聯(lián)系，方便資源共享，使領(lǐng)導(dǎo)人能夠及時(shí)掌握當(dāng)前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，提高企業(yè)的收益。

總結(jié)

總而言之，企業(yè)單位的檔案管理在企業(yè)發(fā)展中占有重要地位，能夠使企業(yè)向信息化方向發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)收入，不斷優(yōu)化企業(yè)管理方案，使企業(yè)能夠跟上時(shí)代腳步，在日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中，站穩(wěn)腳步，促進(jìn)企業(yè)走向更加輝煌的未來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]郝慧.如何提高國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019，000（005）：200.

[2]樊云娜.淺談檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性[J].商情，2019，000（018）：195.

作者簡(jiǎn)介：

孔燕（1977-10）;性別：女，民族：彝，籍貫：云南石屏，學(xué)歷：專(zhuān)科;現(xiàn)有職稱(chēng)：檔案管理助理館員;研究方向：企業(yè)檔案工作管理。