國(guó)有企業(yè)檔案管理效能提升策略研究

摘要：檔案資料作為企業(yè)各項(xiàng)管理工作正常進(jìn)行的重要保障，為企業(yè)發(fā)展提供真實(shí)的數(shù)據(jù)支持，并且通過對(duì)企業(yè)以往檔案資料分析可以幫助高層管理人員有針對(duì)性地對(duì)企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行部署。隨著信息時(shí)代的來臨，科技的發(fā)展不僅為國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供了更多的機(jī)會(huì)，也帶來了很多的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理中的一些問題紛紛暴露出來，需要國(guó)有企業(yè)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，才能夠不斷提升檔案管理工作效率，使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)新時(shí)代國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要，從而推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案管理;問題;效率

一、提升國(guó)有企業(yè)檔案管理工作效率的重要意義

檔案管理工作的專業(yè)性強(qiáng)、分工比較詳細(xì)，不只是單純的對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中形成的一系列資料信息進(jìn)行保管，更是通過采取科學(xué)有效的檔案管理方法，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)分析，最終顯著提升檔案管理工作的效能。檔案作為國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是企業(yè)自創(chuàng)建以來形成的所有資料的積累，不僅能夠?yàn)槲磥砥髽I(yè)各項(xiàng)決策的制定提供可借鑒依據(jù)，還能夠企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供強(qiáng)有力的支持。國(guó)有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和提高經(jīng)濟(jì)效益的決策中都離不開對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實(shí)現(xiàn)這種決策可行性預(yù)測(cè)和分析的基礎(chǔ)依據(jù)[1]。所以，國(guó)有企業(yè)的大多數(shù)工作都需要通過調(diào)取檔案信息進(jìn)行分析，從而有針對(duì)性地制定各項(xiàng)措施，檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)管理工作得以順利開展的重要保障。

二、限制國(guó)有企業(yè)檔案管理工作高效開展的主要因素

（一）檔案管理水平低下

檔案管理水平低下是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理中普遍存在的一個(gè)問題，檔案管理混亂問題突出。由于企業(yè)檔案管理水平不足，企業(yè)檔案管理部門分工不明確，企業(yè)檔案資料沒有及時(shí)進(jìn)行更新整合，無法實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案資料的高效共享，導(dǎo)致企業(yè)檔案始終無法發(fā)揮價(jià)值。這一問題出現(xiàn)的原因主要是企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作不夠重視，由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏遠(yuǎn)見，長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行工作，不愿意并且沒有能力對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，檔案管理制度不健全，檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)缺乏制度依據(jù)，檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)，從而導(dǎo)致檔案管理的效率遲遲無法得到提升[2]。

（二）檔案管理手段落后

檔案管理手段落后是導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理工作效率低下的重要原因，尤其是隨著人們生活和工作節(jié)奏的加快，檔案的產(chǎn)出速度也在不斷地加快，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。就當(dāng)前實(shí)際檔案管理情況而言，大多數(shù)國(guó)有企業(yè)依舊是傳統(tǒng)的采用一臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的歸納整理，電腦性能低且應(yīng)用的軟件比較落后，導(dǎo)致檔案信息化管理手段低下。部門之間無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，檔案信息無法共享，當(dāng)部門需要查閱檔案資料時(shí)，需要通過一系列的審批流程，才被允許在計(jì)算機(jī)上導(dǎo)出需要的檔案資料，檔案查閱流程復(fù)雜，導(dǎo)致檔案的價(jià)值無法完全發(fā)揮。除此之外，由于檔案處理手段落后，即使借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是由于軟件落后，導(dǎo)致檔案管理安全性不高，檔案信息容易被外部人員惡意盜取，檔案管理的安全性無法得到保證。

三、提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效能的措施

（一）提高檔案管理水平

提高檔案管理水平主要從兩方面出發(fā)：一方面，建立健全檔案管理制度，通過建立更加系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理工作制度，對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行規(guī)范，是檔案管理工作的開展能夠做到有章可循，檔案的收集、整理、保管、調(diào)取、查閱等過程需要嚴(yán)格遵循國(guó)家關(guān)于檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行管理歸類，嚴(yán)禁任何人以任何理由私自留存檔案，保證檔案的準(zhǔn)確性[3]。另一方面，完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，選拔一些能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才加入檔案管理隊(duì)伍之中，加強(qiáng)對(duì)隊(duì)伍現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)教育，定期組織培訓(xùn)或是開展知識(shí)講座，豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)。完善檔案管理制度、提升檔案管理人員素質(zhì)能夠有效提升檔案管理水平，避免檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失情況的出現(xiàn)，確保檔案價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮，全面提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的效能。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理

只使用一臺(tái)電腦和簡(jiǎn)單的軟件進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)無法滿足信息時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理的需要，國(guó)有企業(yè)也需要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，借助高速發(fā)展的信息技術(shù)，從服務(wù)手段上全面提高檔案管理的工作效率。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在保存過程中更不容易被破壞，并且電子檔案的搜索、更新速度都要遠(yuǎn)超于紙質(zhì)檔案，能夠顯著提升檔案管理工作的效率，所以國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備方面的投資力度，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用[4]。除此之外，國(guó)有企業(yè)檔案管理中還需要注意轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)電子檔案的服務(wù)手段，通過創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)站，形成包括各下屬單位在內(nèi)的檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，并為相關(guān)人員提供訪問權(quán)限，在實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息互聯(lián)互通的同時(shí)又能夠保證檔案信息資料的保密性與安全性，為企業(yè)各項(xiàng)職能工作提供更加方便的現(xiàn)代化信息服務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的高效進(jìn)行對(duì)于推動(dòng)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)有著極其重要的意義。信息時(shí)代的到來給檔案管理提供更多發(fā)展空間的同時(shí)，也帶了很大的挑戰(zhàn)，但是只要國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視力度，從健全管理制度、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)兩個(gè)方面提高檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程，從而能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]艾迎東，季健.淺析國(guó)有企業(yè)檔案管理存在的缺陷、不足及應(yīng)對(duì)措施[J].黑龍江檔案，2017，02：87.

[3]劉顯明.新時(shí)期如何創(chuàng)新國(guó)企檔案管理工作的若干思考[J].赤子（上中旬），2018（9） ：193.

[4]高嶺.如何創(chuàng)新促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理科學(xué)發(fā)展[J].人力資源管理，2018（4）：283-284.

作者簡(jiǎn)介：蔣立欽，女，漢，江蘇常熟，本科，1992.1.17，助理館員申報(bào)館員，常熟市美綠園林綠化工程有限責(zé)任公司，郵編215500，研究方向：和檔案管理相關(guān)