辦公室文秘與檔案管理的緊密型解析

陳洋

摘要：本文對(duì)辦公室文秘與檔案管理二者緊密型關(guān)系進(jìn)行解析，并提出增強(qiáng)工作人員檔案管理意識(shí)、踐行融通工作機(jī)制等措施，希望能為促進(jìn)現(xiàn)代辦公室文秘與檔案管理一體化發(fā)展提供有效建議。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;檔案管理;緊密型

引言：

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，現(xiàn)代化辦公成為主流發(fā)展趨勢(shì)，從目前辦公室文秘與檔案管理兩種工作形式來(lái)看，檔案管理服務(wù)于辦公室文秘工作高效開(kāi)展，同時(shí)辦公室文秘為檔案管理提供高質(zhì)量文書(shū)檔案，二者存在一定緊密型關(guān)系，基于此，如何實(shí)現(xiàn)辦公室文秘與檔案管理一體化發(fā)展是目前各相關(guān)人員需要考慮的問(wèn)題。

1.辦公室文秘與檔案管理二者緊密型關(guān)系解析

1.1檔案管理為辦公室文秘工作高效開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障

通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文秘工作情況調(diào)研與分析，企業(yè)后勤管理、檔案管理、檔案資料存儲(chǔ)以及各種類型材料收集與整理是辦公室文秘日常工作內(nèi)容，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的信息收集與整理起來(lái)，為企業(yè)作出重大決策、改變發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃等提供有價(jià)值參考依據(jù)，加上辦公室文秘需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部所有部門，促使辦公室文秘工作量大。基于此，通過(guò)檔案管理對(duì)各種類型信息進(jìn)行整理與分類，為辦公室文秘工作高效開(kāi)展提供極大地便利同時(shí)，也進(jìn)一步延伸了文秘工作內(nèi)容[1]。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)等其他投資項(xiàng)目開(kāi)展均需要做好詳細(xì)記錄，以檔案形式將其進(jìn)行存儲(chǔ)，一方面可突顯檔案管理重要性，避免重要信息資源丟失情況出現(xiàn);另一方面為企業(yè)管理者提供內(nèi)部項(xiàng)目開(kāi)展情況，了解與掌握項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度，減輕文秘工作量同時(shí)，也積極促進(jìn)工作效率提升。所以，檔案管理為辦公室文秘工作高效開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障，同時(shí)文件材料鑒定、分類、編目及后期整理已成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理主要工作職責(zé)之一，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供高質(zhì)量信息服務(wù)。

1.2辦公室文秘工作質(zhì)量得到保證有利于促進(jìn)檔案管理水平提高

協(xié)調(diào)與服務(wù)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門是辦公室文秘核心工作職責(zé)內(nèi)容，企業(yè)辦公室文秘同樣具有管理組織，將信息、公告及文件在內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布與傳閱等都屬于辦公室文秘日常工作。在辦公室文秘工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，要求文秘人員必須了解檔案性質(zhì)范疇，明確意識(shí)到檔案管理對(duì)自身工作開(kāi)展的重要性。例如，對(duì)關(guān)鍵性檔案進(jìn)行保存時(shí)，文秘人員可根據(jù)檔案性質(zhì)對(duì)其合理劃分與整理，完成分類存放，因部分檔案信息記錄著企業(yè)重要機(jī)密或私密性文件資料，一旦檔案信息丟失或泄露，對(duì)企業(yè)發(fā)展十分不利，要求文秘人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操作與道德品質(zhì)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定妥善處理內(nèi)部檔案。所以，辦公室文秘工作質(zhì)量得到保證，有利于促進(jìn)檔案管理水平提高，降低檔案資料丟失或泄露等情況發(fā)生幾率，確保企業(yè)利益不受侵犯。

1.3檔案管理高質(zhì)量文書(shū)檔案由辦公室文秘提供

企業(yè)在對(duì)部分檔案進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，通常情況下，由辦公室文秘人員為其提供一些高質(zhì)量文書(shū)檔案，其中企業(yè)需要作出重大決策時(shí)，辦公室文秘人員可查閱檔案資料為文件起草提供有價(jià)值參考依據(jù)，最大程度上保障企業(yè)決策正確性。從目前檔案管理情況來(lái)看，在日常工作中需要多多聽(tīng)取辦公室文秘部門所提出的意見(jiàn)和建議，使其不斷完善檔案管理內(nèi)容，提升企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案信息資源利用率，了解檔案信息資源使用者實(shí)際需求，以此來(lái)優(yōu)化原有檔案管理模式，為使用者提供針對(duì)性信息服務(wù)，促進(jìn)工作效率與質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性提升。與此同時(shí)，隨著時(shí)代不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理也應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，辦公室文秘人員借助先進(jìn)的管理手段為檔案資源使用者提供高質(zhì)量、精準(zhǔn)化信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式構(gòu)建，創(chuàng)新原有工作及服務(wù)形式，為企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化與智能化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.促進(jìn)辦公室文秘與檔案管理一體化發(fā)展的有效措施

2.1二者對(duì)接現(xiàn)存問(wèn)題

企業(yè)辦公室文秘與檔案管理進(jìn)行對(duì)接時(shí)，現(xiàn)存問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是文秘人員尚未形成歸檔意識(shí)。辦公室文秘工作就企業(yè)而言，是協(xié)調(diào)內(nèi)部各個(gè)部門高效運(yùn)行的有效途徑，且日常工作量較大，大部分辦公室文秘人員也負(fù)責(zé)檔案管理崗位工作，由于文秘人員缺乏檔案管理意識(shí)，在處理檔案信息時(shí)，無(wú)法精準(zhǔn)分類與鑒定檔案，導(dǎo)致檔案資料丟失或遺漏等情況高頻率出現(xiàn)。

二是，辦公自動(dòng)化程度不高。受傳統(tǒng)辦公模式影響，企業(yè)引入自動(dòng)化辦公模式初期階段對(duì)其文秘人員并未進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致文秘人員對(duì)自動(dòng)化辦公相關(guān)技術(shù)掌握不夠熟練，如目前檔案存在紙質(zhì)與電子版兩種形式，在管理上提升了難度，在實(shí)際管理過(guò)程中，受到新舊辦公模式交替影響，造成檔案出現(xiàn)疏漏問(wèn)題。

2.2文檔一體化發(fā)展有效措施

基于二者緊密型聯(lián)系，為了更好地促進(jìn)辦公室文秘與檔案管理深度融合，推進(jìn)文檔一體化發(fā)展，切實(shí)解決對(duì)接過(guò)程中潛在問(wèn)題，需要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，增強(qiáng)工作人員檔案管理意識(shí)。無(wú)論是文秘人員還是檔案管理人員均需要不斷增強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)，做好辦公室文件與資料的檔案管理工作，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的信息資料詳細(xì)記錄，提升辦公室文秘人員對(duì)檔案管理重視程度，一來(lái)減少檔案疏漏情況出現(xiàn)，二來(lái)為文檔一體化發(fā)展打好基礎(chǔ)[2]。

其次，提升文檔一體化管理質(zhì)量。從文件生成、整理再到檔案管理，此過(guò)程即為文檔一體化管理，現(xiàn)下正處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，自動(dòng)化辦公理念逐漸被各類型企業(yè)重視，精準(zhǔn)落實(shí)文檔一體化管理工作，提升管理工作效率與質(zhì)量，有利于確保文件資料完整性，以互聯(lián)網(wǎng)為載體，運(yùn)用信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化水平，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。此外，辦公室文秘人員可在企業(yè)內(nèi)部管理平臺(tái)發(fā)布信息或公告等，省去傳統(tǒng)辦公模式層層審批環(huán)節(jié)，提升辦公效率。

最后，踐行融通工作機(jī)制，為確保二者有機(jī)結(jié)合，結(jié)合實(shí)際情況，精準(zhǔn)落實(shí)融通工作機(jī)制，一方面促進(jìn)檔案管理工作效率提升，減少實(shí)際工作中信息差、溝通不及時(shí)等問(wèn)題發(fā)生;另一方面幫助辦公室文秘人員快速了解檔案管理流程，有效識(shí)別與鑒定檔案信息，使其更好地完成檔案管理工作。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，檔案管理是辦公室文秘工作高效開(kāi)展的基礎(chǔ)，辦公室文秘工作范疇得以延伸，為其提供極具利用價(jià)值的信息資源，同時(shí)保證辦公室文秘工作質(zhì)量，也有利于提高檔案管理水平，基于二者緊密型關(guān)系，促進(jìn)辦公室文秘與檔案管理深度融合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化發(fā)展，充分滿足現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)

[1]鄒金坊.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].中外企業(yè)家，2019（24）：97.

[2]趙丹.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（22）：155+157.