檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的價(jià)值探究

摘要：檔案管理過(guò)程中基礎(chǔ)工作是十分重要的內(nèi)容，運(yùn)用有順序的檔案管理可以提高總體工作效率和管理水準(zhǔn)，而且還是構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理的主要基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理是現(xiàn)代檔案管理中一種主要構(gòu)成部分，管理基礎(chǔ)工作對(duì)提升檔案管理整體水平有利。本文主要闡述了檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)闡述了增強(qiáng)基礎(chǔ)工作的策略，從而讓檔案管理更加現(xiàn)代化，讓檔案更加健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代化檔案管理;價(jià)值探究

檔案能夠記錄多種信息，比如人類文明、關(guān)鍵的實(shí)踐活動(dòng)與科研成果，其具備十分關(guān)鍵的地位，也是讓社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展的主要?jiǎng)恿?。伴隨社會(huì)迅速進(jìn)步，有很多相關(guān)檔案信息讓管理者有很多困難。在信息化時(shí)代，為了讓檔案管理更加現(xiàn)代化，就一定要增強(qiáng)具體基礎(chǔ)工作，提升管理水準(zhǔn)，而且讓檔案更加健康。在此方面上看，基礎(chǔ)工作在檔案管理中具有十分關(guān)鍵的地位。

一、目前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)行的現(xiàn)狀和問(wèn)題

根據(jù)我國(guó)檔案的現(xiàn)狀看，采集檔案信息數(shù)目較多，時(shí)間較長(zhǎng)。大部分都運(yùn)用封閉管理策略，就是增強(qiáng)檔案收藏，不將任何文件丟失。實(shí)際上需要注意的事項(xiàng)為，在進(jìn)行檔案管理中，管理者運(yùn)用各種質(zhì)量規(guī)范去管理檔案，造成多種問(wèn)題出現(xiàn)[1]。具體體現(xiàn)在下面幾個(gè)層面：在管理中檔案信息的數(shù)目不具備標(biāo)注特點(diǎn)，不存在目錄序號(hào)，多卷的情況，管理者在準(zhǔn)備標(biāo)題中不存在標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)題編寫內(nèi)容不符合具體內(nèi)容，進(jìn)一步對(duì)管理者以后繼續(xù)管理不利。大部分卷案都不存在目錄，在運(yùn)用信息技術(shù)中，用戶無(wú)法信息尋找存檔。在這樣的狀況下，存在的問(wèn)題在一定程度上影響到檔案部門的發(fā)展，讓管理人員采用高效的策略處理問(wèn)題，從而提升管理檔案的水平。

二、增強(qiáng)基礎(chǔ)工作對(duì)提升檔案管理水平有利

（一）檔案館藏去粗取精，進(jìn)行檔案信息全方位普查

進(jìn)行館藏信息全方位審查是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要工作內(nèi)容。當(dāng)前，大部分檔案在信息管理中并不存在記錄，大部分知識(shí)檔案是復(fù)雜與混亂的，對(duì)管理者的管理十分不利[2]。對(duì)已經(jīng)超過(guò)期限的或者沒(méi)有運(yùn)用的文件，能夠提升檔案信息管理的有效性。

（二）進(jìn)行案卷的重新組合，讓檔案信息管理更加規(guī)范

在檔案中，大部分檔案內(nèi)容過(guò)厚而且好壞參半，這需要管理者對(duì)其進(jìn)行合并同時(shí)收集檔案，這之中有緊密相關(guān)的文件互相組合。因?yàn)槲募闹匦陆M合，不但能夠改善檔案管理等級(jí)，也能夠改善檔案的運(yùn)用率，而且讓檔案管理更加現(xiàn)代化與自動(dòng)化。

（三）將案卷進(jìn)行分類，便于用戶尋找檔案信息

在進(jìn)行檔案管理中，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用讓用戶可以搜尋相關(guān)文件的信息，同時(shí)符合用戶的需求，嚴(yán)格遵循我國(guó)的規(guī)定[3]。之后把一系列完善的分類準(zhǔn)則嚴(yán)格根據(jù)這種規(guī)范做好分類，同時(shí)把數(shù)據(jù)庫(kù)信息分類序號(hào)做好統(tǒng)一，進(jìn)一步讓檔案管理更加規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)符合需要的管理結(jié)果。

（四）讓題名更加規(guī)范確保查詢正確率

這種檔案的分類號(hào)確保了搜索的查全率，看具體標(biāo)題的正確性能夠確保查詢的正確性。這不只是保證查全率，也應(yīng)該做好登記處理，便于在登記中讓標(biāo)題更加標(biāo)準(zhǔn)。全部的申請(qǐng)批準(zhǔn)文件都寫出請(qǐng)求，一些不需要批準(zhǔn)的文件就需要寫好報(bào)告，所以能夠區(qū)分各個(gè)文檔在探究中實(shí)質(zhì)性的作用。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的運(yùn)用策略

（一）讓數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)度

在進(jìn)行檔案管理的全部層面，信息數(shù)據(jù)編寫屬于一種重要的項(xiàng)目，尤其是對(duì)有很多時(shí)間構(gòu)建的圖書館完善檔案，由于收集很多文件的工作不但重要。若是不具備一系列標(biāo)準(zhǔn)的程序與工作策略，計(jì)算機(jī)就不能夠運(yùn)用，由于數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不夠，也容易直接制約檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度發(fā)展。

（二）推動(dòng)檔案管理基礎(chǔ)工作任務(wù)的現(xiàn)代化發(fā)展

為了很好的開(kāi)發(fā)檔案管理的前提，要求完全運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，從而提升數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作的效果，尤其是在研究檔案管理中。關(guān)鍵詞搜索是迅速而且簡(jiǎn)單的，另外，在一定程度上，讓檔案管理基本完成現(xiàn)代化，能夠防止一些人存在錯(cuò)誤，而且提高檔案保存的正確性。伴隨科技現(xiàn)代化，檔案信息字各種讀取逐漸被分割，檔案也容易被計(jì)算機(jī)化。

（三）增強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的監(jiān)管力度

高效的數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作發(fā)展一定要增強(qiáng)檔案的監(jiān)管，確定個(gè)人實(shí)際責(zé)任，其責(zé)任是做好監(jiān)督記錄管理，同時(shí)按照規(guī)定時(shí)間去檢查有關(guān)工作人員。每名員工都需要仔細(xì)工作，另外，也應(yīng)該改善檔案管理流程，確定檔案操作程序，同時(shí)讓員工根據(jù)固定的程序完成檔案管理任務(wù)。

（四）提高員工檔案意識(shí)與服務(wù)意識(shí)

在進(jìn)行檔案管理者按照時(shí)間培訓(xùn)中讓員工可以做好歸檔文件，讓檔案更加完善和準(zhǔn)確，同時(shí)提升員工的意識(shí)，不管是檔案工作還是檔案工作管理都一定要改進(jìn)人員的服務(wù)的精神，而且在信息時(shí)代的宣傳工作中，檔案管理工作能夠在互聯(lián)網(wǎng)上展開(kāi)，讓檔案服務(wù)更加便捷，同時(shí)保證服務(wù)的效率，更好的分配管理任務(wù)。

（五）加大培養(yǎng)綜合性人才的力度

人才是進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵前提。按照當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化實(shí)行的狀況看，檔案管理現(xiàn)代化宣傳沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)定的目標(biāo)是因?yàn)橛嘘P(guān)人員具備專門的理論知識(shí)、素質(zhì)較低。所以在平時(shí)工作時(shí)需要對(duì)檔案管理展開(kāi)專門的訓(xùn)練，經(jīng)過(guò)積極提高有關(guān)人員的綜合素質(zhì)、增強(qiáng)隊(duì)伍成員建設(shè)，讓管理者隨時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化每個(gè)層面的內(nèi)容。另外，為了符合檔案現(xiàn)代化管理中具體工作需要，應(yīng)該積極招聘高水平人才，積極延伸工作中的思想和策略，從而為檔案現(xiàn)代化管理貢獻(xiàn)一份力量。加強(qiáng)管理者之間和有關(guān)單位的交流，提高檔案管理的中和水準(zhǔn)，讓檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)度變快。

結(jié)束語(yǔ)：

現(xiàn)代化管理檔案屬于一種新興同時(shí)十分復(fù)雜的工程，在具體工作中應(yīng)該按照自己的狀況，增強(qiáng)檔案管理中基礎(chǔ)工作建立，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)知，經(jīng)過(guò)踏實(shí)的完成好每種工作，同時(shí)按照檔案工作以后發(fā)展的態(tài)勢(shì)，積極解決工作中存在各種問(wèn)題，同時(shí)探究高效的措施，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]盧敏娟.檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化研究[J].信息記錄材料，2020，21（03）：52-53.

[2]李莉娜.探析現(xiàn)代化信息在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（62）：271-272.

[3]雷曉婷.檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化[J].文教資料，2018（24）：81-82.

作者簡(jiǎn)介：趙豐琴（1974-），女，漢族， 籍貫：江蘇省句容市華陽(yáng)鎮(zhèn)， 中專， 助理館員，檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的價(jià)值探究。