提升高校行政工作效率的路徑探究

摘要：隨著高校不斷擴(kuò)招、發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校行政工作也隨之更為復(fù)雜。高校行政工作雖然不是高校發(fā)展的核心工作，但同樣發(fā)揮著重要作用。在當(dāng)今形勢下，如何提升高校行政工作效率，成為值得探究的問題。

關(guān)鍵詞：高校;行政;效率

近年來，由于社會環(huán)境不斷變化，高校的教育體制改革也逐漸深化，高校承擔(dān)著越來越重要的社會職能。隨著“雙一流”建設(shè)的不斷深入推進(jìn)，高校的發(fā)展面臨著新形勢和新挑戰(zhàn)。除了關(guān)注自身的發(fā)展，高校還需要協(xié)調(diào)好內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)。高校行政辦公室是高校整體工作的重要組成部分，是保證日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的場所，其工作效率側(cè)面反映了高校的形象、管理、服務(wù)水平，關(guān)系到學(xué)校整體發(fā)展進(jìn)程。行政工作繁雜，需要協(xié)調(diào)好各項事務(wù)，作為承上啟下的樞紐，發(fā)揮著重要作用。面對此背景，提高行政工作效率尤為重要。

一、影響高校行政工作效率的因素

高校行政部門的服務(wù)觀念不足。行政部門自身形成的傳統(tǒng)觀念，把師生當(dāng)作管理的對象而不是服務(wù)的對象，在工作中不能及時執(zhí)行相關(guān)管理制度，不積極改善工作方法;行政人員工作熱情不夠高漲。行政工作比較繁瑣，導(dǎo)致工作成就感不強(qiáng)、積極性不高，普遍缺少主人翁意識;行政相關(guān)知識培訓(xùn)較少。多數(shù)行政人員沒有系統(tǒng)完備的行政管理相關(guān)知識，人員構(gòu)成結(jié)構(gòu)比較多元化，在組織協(xié)調(diào)能力、判斷推理能力、語言文字表達(dá)能力等方面參差不齊。

二、行政人員提高工作效率的有效措施

1.健全管理制度

對人員的管理必須建立在嚴(yán)格的規(guī)章制度上。高校行政工作涉及范圍廣，且受眾群體是領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生，與學(xué)校發(fā)展有很大關(guān)系，要健全的規(guī)章制度、明確各項崗位責(zé)權(quán)、實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制、專項工作網(wǎng)格化，進(jìn)而提高行政人員“執(zhí)行力[1]”。一是要完善工作制度，包括日常出勤、請假缺席、會議記錄、公文處理流程等;二是要建立崗位責(zé)任制，明確每一個工作人員的具體負(fù)責(zé)范圍，平衡任務(wù)分配，保證每個員工都有與自己工作能力、工作時間相匹配的工作任務(wù);三是要建立崗位監(jiān)管評價制度，定期對人員進(jìn)行工作績效評估，要對一些工作能力突出的人員給予鼓勵，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和自我監(jiān)督同步進(jìn)行。四是要健全獎勵機(jī)制，行政人員工作任務(wù)繁重，工作量大，容易產(chǎn)生厭倦情緒，影響工作效率，行政部門的管理層要多了解職工的想法和需求，適當(dāng)安排外出調(diào)研、團(tuán)建等活動，舒緩壓力，提升團(tuán)隊凝聚力，激發(fā)工作熱情。

2.優(yōu)化高校行政人員隊伍。

一是要設(shè)立高校行政人員培訓(xùn)機(jī)制。定期以各種形式開展培訓(xùn)，營造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵員工通過各種途徑開展學(xué)習(xí)，支持行政人員參加校際學(xué)術(shù)交流，掌握行政管理相關(guān)知識;二是要樹立正確的效率觀念。上級部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交代的行政工作都有很強(qiáng)的時效性，必須第一時間做到上傳下達(dá)，及時完成。行政工作若開展不及時或進(jìn)度不理想，將面臨風(fēng)險和問責(zé)，行政人員必須樹立嚴(yán)格的時間觀念，提高工作效率。只有行政工作高效進(jìn)行，才能確保教學(xué)科研工作的正常秩序，深入推動學(xué)校發(fā)展;三是要提高高校行政人員工作積極性。行政人員有時會面臨加班的情況，在工作時間上不能與任課教師相比，導(dǎo)致行政人員缺乏工作熱情，容易產(chǎn)生倦怠情緒，導(dǎo)致工作效率下降。因此，行政人員應(yīng)樹立以人為本，服務(wù)師生的觀念，不計較個人得失，堅持忠于職守的職業(yè)素養(yǎng)。以滿足服務(wù)需求為行政管理目標(biāo)，提升人性化，從而提升整體素質(zhì)和服務(wù)能力。

3.提高信息化水平

要滿足高校發(fā)展要求，培養(yǎng)探索精神，主動學(xué)習(xí)新事物，提升面對突發(fā)情況的應(yīng)對解決能力，提升高校行政日常工作的效率，適應(yīng)現(xiàn)代教育的新標(biāo)準(zhǔn)。要進(jìn)一步加強(qiáng)智慧校園建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)智能辦公設(shè)備，提高行政工作效率。實(shí)現(xiàn)管理工作平臺化、信息交流網(wǎng)絡(luò)化，最大限度的提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，將行政人員從大量重復(fù)性工作中解脫出來，將更多精力投入到提質(zhì)增效的環(huán)節(jié)，不僅節(jié)能減排，更能提高行政的工作效率。

三、強(qiáng)化高校行政人員三個意識

1.服務(wù)意識

高校行政人員應(yīng)該樹立以服務(wù)為宗旨的理念，要有較高的服務(wù)意識和服務(wù)精神，明確服務(wù)對象，了解服務(wù)對象的需求。堅持管理育人、服務(wù)育人，既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為師生服務(wù)。要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好調(diào)查研究、資源調(diào)配、對外溝通等工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供有力的參考資料;要為任課教師做好服務(wù)，綜合協(xié)調(diào)教學(xué)資源，保證教師安心進(jìn)行教學(xué)科研活動;要為學(xué)生提供成長成才所需資源和條件，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍和發(fā)展空間。在具體的工作中主動創(chuàng)新服務(wù)形式，面對領(lǐng)導(dǎo)、師生提出的合理批評，要虛心接受，以便進(jìn)一步完善工作。

2.主人翁意識

高校行政工作具體、瑣碎，涉及面廣，龐雜繁瑣，但卻非常重要，不能有細(xì)微疏忽。一個很小的差錯，可能引起很多其他部門、學(xué)院相關(guān)事務(wù)連帶出錯。行政人員要樹立主人翁意識，把工作當(dāng)做自己的事業(yè)，最大限度地發(fā)揮積極情緒，注重細(xì)節(jié)，做好行政工作，對工作負(fù)責(zé)。

3.愛校愛崗意識

一是高校應(yīng)考慮行政工作人員的現(xiàn)實(shí)需要、個人發(fā)展以及工作情感，引導(dǎo)行政人員認(rèn)同學(xué)校的各項管理制度、考核制度和管理方法，使他們產(chǎn)生歸屬感、認(rèn)同感，從而增進(jìn)行政人員對工作的熱情度;二是管理行政人員過程中，應(yīng)注意人員在精神方面的權(quán)益。如：社會地位、自主權(quán)、決策權(quán)、安全感、人格尊嚴(yán)等[2]。要盡量多用積極性的語言，當(dāng)成員工作出現(xiàn)不足，應(yīng)遵循“動機(jī)原則[3]”，從主觀上肯定行政人員積極工作的態(tài)度和付出，客觀上對錯誤環(huán)節(jié)批評指正，提出建議意見，給予人文關(guān)懷，以便改進(jìn)工作方法。

結(jié)論

總之，高校的行政工作對學(xué)校整體發(fā)展具有重要的作用。因此，高校行政人員應(yīng)努力提升工作效率，促進(jìn)學(xué)校各項教育工作協(xié)調(diào)發(fā)展，不斷創(chuàng)新工作形式，改進(jìn)工作方法，完善行政各項制度，強(qiáng)化管理服務(wù)功能，從而有效推動行政工作效率提升，更好地為上級部門及廣大師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]程雪，賈函霏. 論述提高高校行政管理效率的有效途徑[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，（02）：68.

[3]王立梅. 淺論高等教育及高校課堂教學(xué)[J]. 才智，2017，（35）： 205.

作者簡介：梁靖旋 女，1996年出生，就職于沈陽建筑大學(xué)