計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

鐘易廷

摘要：計算機技術(shù)引入文件與檔案管理工作后，加快了文件檔案管理工作的革新步伐，幫助員工擺脫煩瑣、重復(fù)性的工作，減輕了他們的工作壓力。計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用可以分為三個階段，本文主要分析不同階段文件與檔案管理對于計算機技術(shù)的具體運用，并結(jié)合當前實際狀況提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù);文件與檔案管理;運用

中圖分類號：TP311? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）19-0116-02

文件與檔案作為信息數(shù)據(jù)的一種，僅僅依靠人力進行管理很容易出現(xiàn)問題，并且工作任務(wù)大，而計算機技術(shù)在數(shù)據(jù)分析與存儲方面具有較大優(yōu)勢，通過計算機技術(shù)管理文件與檔案，能夠為檔案信息的時效性以及完整性提供保障，實現(xiàn)信息共享，保障信息的安全性，為信息查找與統(tǒng)計提供便利。

1 運用計算機技術(shù)進行文件與檔案管理的意義

1.1 有利于保障文件與檔案信息的完整性

在傳統(tǒng)文件與檔案管理工作中，以紙質(zhì)文件保存信息，隨著工作人員的不斷更換，信息很容易被遺失，影響后續(xù)的檔案查閱工作。但是將計算機技術(shù)應(yīng)用到文件與檔案管理工作中能夠有效避免文件和檔案記錄遺失，為信息的完整性提供保障。有關(guān)負責人可以通過計算機技術(shù)進行信息核對與搜集，對文件和檔案記錄的信息進行及時更新，確保信息的連貫性。

1.2 有利于提升文件與檔案信息的安全性

過去記錄檔案信息主要采取紙質(zhì)形式，但是紙質(zhì)文件的保存有時間限制，很容易因為各種外界條件被損毀或腐爛，威脅文件與檔案的安全。與之相比，借助于計算機技術(shù)保存文件與檔案，不僅能夠避免外力因素給文件帶來的損毀，還能夠延長文件與檔案的使用時長，使文件的安全性得到保障。但是也需要注意，通過電子手段保存檔案存在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風險，甚至?xí)斐晌募畔⑿孤叮?，有關(guān)部門需要制定安全管理制度，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。重視電子文件的保密管理，如果信息比較重要，還應(yīng)當予以加密處理，定期對信息的安全性進行檢驗，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)存在漏洞，需要及時修補。

1.3 有利于充分發(fā)揮文件與檔案的使用價值

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，文件數(shù)量多，存放形式比較復(fù)雜，而且隨著存放時間的延長，檔案室工作人員需要負責的文件數(shù)量不斷增多，有關(guān)人員若想要調(diào)取某一方面的信息較為困難，花費較長時間后也很難獲取到自己所需的信息，檔案的使用價值無法充分發(fā)揮出來。采用計算機技術(shù)可以有效解決這一問題，通過檢索，能夠迅速獲取到所需信息，提升檔案的使用價值。

2 文件與檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的不同階段

2.1 文件與檔案管理分別運用計算機技術(shù)

計算機技術(shù)引入到檔案管理中后主要在統(tǒng)計、檢索以及整編等工作中發(fā)揮作用。具體涉及以下幾方面：首先，用計算機對檔案檢索工具進行設(shè)計，將其劃分為專題目錄、案卷目錄等。再者，利用計算機展開檔案檢索工作，根據(jù)檔案入庫時所標記的形式特征與內(nèi)容特征，檢索出所需的檔案以及檔案所在的具體位置，方便相關(guān)人員查閱。最后，通過計算機技術(shù)掌握檔案管理階段產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，例如檔案出庫以及入庫情況、檔案的歸還情況以及庫存空間等。

2.2 文件與檔案管理綜合運用計算機技術(shù)

文件和檔案管理聯(lián)系緊密，是前后相承的兩個時期，無論在哪一階段運用計算機技術(shù)開展工作都會另一階段的工作造成影響，此外任何一個階段發(fā)生變化都會給系統(tǒng)功能的發(fā)揮產(chǎn)生影響。著眼于這一層面進行分析，為了確保在文件與檔案管理階段都能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，避免信息被重復(fù)錄入，提升工作效率，對各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口進行規(guī)范化，就應(yīng)當根據(jù)目前文件與檔案管理工作的具體狀況，研發(fā)一體化系統(tǒng)軟件。現(xiàn)如今，我國諸多公司都自主研發(fā)或者購買了文檔與檔案管理一體化的系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)文件與檔案的科學(xué)管理。無論不同公司所實施的文件與檔案管理軟件在功能設(shè)計上存在哪些區(qū)別，但是這些軟件基本都能夠滿足文件與檔案管理工作要求，使得工作更為系統(tǒng)化。

2.3 電子文件階段

電子文件指的是依托于電子技術(shù)實現(xiàn)文件存儲、傳遞以及處理。電子文件憑借其在信息傳遞以及工作效率方面的優(yōu)勢替代了紙質(zhì)文件的地位。隨著電子文件的不斷發(fā)展以及改進，過去傳統(tǒng)的文件分類手段也被革新，依據(jù)模塊以及流程建設(shè)信息集成系統(tǒng)，同一份檔案被收納到不同的管理系統(tǒng)中，計算機能夠根據(jù)具體的指令對檔案的類目做出調(diào)整。雖然不同單位的檔案分類模式不一致，但是一般都符合單位的實際需求，采用計算機技術(shù)使得文件與檔案分類的科學(xué)性得到了提升。

3 運用計算機技術(shù)開展文件與檔案管理工作存在的問題

3.1 缺乏對電子文件與檔案的全面認識

在傳統(tǒng)文件與檔案管理模式中，工作人員一般是將貼條貼在檔案上，并將其放在檔案室中，這種檔案存儲方法并不利于檔案信息的公布，人們使用檔案時面臨較大的困難，檔案的經(jīng)濟效益以及社會效益無法充分發(fā)揮出來。伴隨著商品經(jīng)濟以及市場經(jīng)濟的不斷完善，大眾的價值觀念也在與時俱進，開始認識到經(jīng)濟社會發(fā)展過程中檔案的重要作用。但是也有一部分人看法比較片面，將檔案當作私有財產(chǎn)，不能被公開，導(dǎo)致電子文件與檔案的開放受阻。

3.2 文件與檔案管理標準帶來的限制

檔案管理標準是檔案管理工作人員開展工作的前提，比如為了對機關(guān)檔案工作予以規(guī)制，政府制定了《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，但是各級機關(guān)在落實這一規(guī)范時陷入了困境。很多機關(guān)部門由于規(guī)范中所要求的分類法落實難度高，只分析了所在單位的相關(guān)情況，踐行單位規(guī)定的分類要求，缺乏全局意識，并不清楚檔案分類規(guī)范化對未來檔案管理工作的影響，各個機關(guān)部門各自為政，阻礙了文件與檔案管理工作的標準化。

3.3 計算機技術(shù)還未全覆蓋文件與檔案管理工作

諸多檔案管理部門受到物力資源、人力資源的限制，甚至連計算機都未配備，或者盡管檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機，并且將比較重要的文件和檔案通過電子技術(shù)進行保存，但與此同時檔案管理部門也未放棄紙質(zhì)檔案，形成電子檔案、紙質(zhì)檔案并存的局面。由于電子文件在檔案管理部門的運用還停留在初級階段，一些檔案管理人員缺乏電子文件與檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，尚未掌握檔案管理系統(tǒng)的功能，無法將計算機技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來。